Để cuộc họp trở nên hiệu quả!

Theo thống kê, má»—i vị giám đốc doanh nghiệp nhà nÆ°á»›c tại Việt Nam trung bình má»—i tháng phải tham gia khoảng 20 cuá»™c họp chính thức và không chính thức. Tại Mỹ, má»™t cường quốc kinh tế có tác phong làm việc được Ä‘ánh giá linh hoạt và khoa học, con số các cuá»™c họp diá»…n ra trong ngày tại quốc gia này cao đến mức khó tin: 25 triệu cuá»™c họp/1 ngày (năm 2004). Và theo các chuyên gia, các công ty và tổ chức tại Mỹ chỉ tận dụng được tối Ä‘a là 50% khoản thời gian họp hành khổng lồ này.

Lãnh đạo mệt mỏi, nhân viên kêu ca, công việc gián Ä‘oạn do họp hành quá nhiều, nhÆ°ng hiệu quả thu được dường nhÆ° không có. Tuy vậy, bạn có thể vẫn tổ chức họp hàng ngày, hàng tuần và vẫn đạt được những kết quả khả quan. Vậy làm thế nào để tránh được những cuá»™c họp kém hiệu quả?

1. Xây dá»±ng chÆ°Æ¡ng trình nghị sá»± cụ thể và khoa học: Là nhà quản lý và là người trá»±c tiếp Ä‘iều hành các cuá»™c họp, bạn chỉ nên triệu tập cuá»™c họp sau khi Ä‘ã xác định ná»™i dung cụ thể và những vấn đề cần thảo luận. Kinh nghiệm cho thấy, các cuá»™c họp ôm đồm quá nhiều ná»™i dung trong thời gian giá»›i hạn chỉ mang lại hiệu quả thấp. Điều Ä‘ó giống nhÆ° có rất nhiều món ăn ngon trên bàn, nhÆ°ng trá»™n lẫn chúng vá»›i nhau thì cảm giác thật kinh khủng. Vì thế, việc tiến hành cuá»™c họp có ná»™i dung được hoạch định trÆ°á»›c sẽ giúp cho cuá»™c họp diá»…n ra không bị lam man, lạc phÆ°Æ¡ng hÆ°á»›ng. Má»™t cuá»™c họp thành công là cuá»™c họp giải quyết dứt Ä‘iểm dù chỉ má»™t vấn đề. Thông tin liên quan đến cuá»™c họp đều Ä‘ã được chuẩn bị và nhân viên có thể cập nhật qua e-mail hay tài liệu được phân phát trÆ°á»›c Ä‘ó. Bạn đừng biến cuá»™c họp thành nÆ¡i để cung cấp, phổ biến lại những thông tin mà mọi người Ä‘ã nắm được, hãy hÆ°á»›ng mọi người vào những sáng kiến và giải pháp mang tính xây dá»±ng.

2. Yêu cầu nhân viên đầu tÆ° cho cuá»™c họp: Các thành viên tham gia phải được cung cấp trÆ°á»›c chÆ°Æ¡ng trình, nhÆ° vậy họ má»›i có thể chuẩn bị sẵn kiến thức chuyên ngành, các ý tưởng thuá»™c những lÄ©nh vá»±c liên quan đến cuá»™c họp. Mục tiêu của bạn là phải khai thác tối Ä‘a chất xám và sức sáng tạo trí tuệ nguồn lá»±c của công ty, quản lý và theo dõi quá trình thảo luận Ä‘óng góp ý kiến của nhân viên trong cuá»™c họp, xem ý thức và thái Ä‘á»™ tham gia họp hành là má»™t tiêu chí Ä‘ánh giá nhân viên. Chẳng hạn nhÆ°, má»™t nhân viên được phân công thuyết trình nhÆ°ng lại xuất hiện vá»›i vài lời nói vụng về, tối nghÄ©a và không có tác dụng, thì Ä‘ó là má»™t nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ. Tiêu chí Ä‘ánh giá nhân viên qua họp hành cÅ©ng sẽ Ä‘Æ°a vào “tầm ngắm” những nhân viên luôn viện cá»› để vắng mặt hay Ä‘i họp muá»™n.

3. Hãy thường xuyên nhìn đồng hồ!: Dá»±a vào tiền lÆ°Æ¡ng tính theo giờ của má»—i nhân viên cá»™ng thêm các chi phí tổ chức cho cuá»™c họp Ä‘ó, bạn có thể tính được má»—i cuá»™c họp lấy Ä‘i của công ty bạn bao nhiêu tiền của. Kết quả sẽ là má»™t con số không nhỏ chút nào, vậy hãy cắt giảm tối Ä‘a các khoản thời gian không cần thiết. Các bài phát biểu và tham luận nên được rút gọn tối Ä‘a, yêu cầu được viết vá»›i văn phong mạch lạc, từ ngữ dá»… hiểu để các thành viên dá»… dàng nắm bắt, và quan trọng nhất là chỉ giá»›i hạn trong thời gian cho phép. Bạn cÅ©ng nên chia những người tham dá»± thành từng nhóm nhỏ để thảo luận, giải quyết dứt Ä‘iểm má»™t vấn đề cụ thể nào Ä‘ó trong má»™t khoảng thời gian nhất định. Công việc của bạn là nhắc nhở, Ä‘ôn đốc các nhóm thảo luận về khoảng thời gian cho phép nhằm duy trì cuá»™c họp Ä‘úng tiến Ä‘á»™ thời gian. Cách họp theo nhóm cÅ©ng giúp bạn phát hiện được những thành viên thụ Ä‘á»™ng chỉ biết dá»±a dẫm vào số Ä‘ông.

4. Cho ra “Bản tin nhanh” về tiến Ä‘á»™ cuá»™c họp: Cuá»™c họp càng kéo dài, các thành viên tham dá»± càng lá»™ rõ vẻ sốt ruá»™t. Bạn hãy Ä‘Æ°a ra những bản sÆ¡ kết nhanh về tiến Ä‘á»™ cuá»™c họp xem toàn công ty Ä‘ã thảo luận, giải quyết được những vấn đề nào, hay những công việc gì còn bỏ ngỏ và chÆ°a được rõ ràng. Bạn cÅ©ng nên thường xuyên thông báo, nhất là trÆ°á»›c giờ giải lao, về những ná»™i dung kế tiếp, kèm theo danh sách những cá nhân liên quan đến phần việc Ä‘ó. NhÆ° vậy bạn sẽ tạo được tâm lý sẵn sàng cho mọi người về phần việc kế tiếp. Vá»›i phÆ°Æ¡ng thức này, bạn cÅ©ng có thể linh hoạt hÆ¡n trong việc xá»­ lý ná»™i dung cuá»™c họp trong trường hợp xảy ra những thay đổi nhỏ so vá»›i chÆ°Æ¡ng trình nghị sá»± ban đầu. Chẳng hạn nếu vấn đề A nảy sinh vấn đề A’ và A’’, trong khi bạn cảm thấy cuá»™c họp có đủ Ä‘iều kiện thuận lợi để giải quyết ngay cả ba vấn đề này, vậy thì bạn không nên chần chờ để chuyển vấn đề B Ä‘ã định sẵn sang má»™t thời gian khác phù hợp hÆ¡n.

5. Có nên e ngại những thời Ä‘iểm “nóng”? Đôi lúc trong phòng họp bá»—ng xuất hiện không khí căng thẳng bởi má»™t cuá»™c tranh luận gay gắt, đối đầu giữa hai luồng ý kiến trái ngược nhau. Bạn sợ rằng Ä‘iều Ä‘ó sẽ dẫn tá»›i những mâu thuẫn cá nhân trong công ty? NhÆ°ng thật ra các nhà quản lý thành đạt đều rất tâm đắc vá»›i những cuá»™c tranh luận kiểu nhÆ° vậy. Các thành viên “lá»›n tiếng” trong cuá»™c tranh cãi chính là những ngọn lá»­a sáng tạo của bạn, còn các nhân viên chỉ biết thu mình lại má»›i là những con người làm cuá»™c họp tẻ nhạt và kém hiệu quả. Việc tận dụng càng nhiều luồng ý kiến sẽ càng có lợi cho công việc của bạn.

6. Làm phong phú thêm cho cuá»™c họp: Nên nhá»› rằng không nhất thiết bạn phải tổ chức họp trong không gian bốn bức tường má»™t cách cứng nhắc và nhàm chán. Tại sao không phải là trên má»™t khuôn viên sân thượng đầy hoa thÆ¡m và bóng mát? Hoặc bạn, nhà quản lý của công ty, sẽ thêm phần dí dỏm khi Ä‘an xen vài câu chuyện vui vào ná»™i dung cuá»™c họp khiến cho mọi người giải tỏa bá»›t sá»± căng thẳng. Cuá»™c họp Ä‘ã diá»…n ra khá lâu rồi mà công ty bạn còn cần phải giải quyết vài vấn đề nhỏ nữa, bạn hãy xoá bỏ mọi mặc cảm e ngại về vị trí quản lý của mình để cùng đứng lên thÆ° giãn má»™t chút vá»›i vài Ä‘á»™ng tác thể dục nhẹ nhàng, thêm chút âm nhạc sôi Ä‘á»™ng sẽ càng tuyệt. Má»™t nhân viên dù mệt mỏi đến mấy, có chây ì và lười biếng đến mấy, cÅ©ng sẽ nhiệt tình hưởng ứng “liệu pháp” của bạn.

Bạn hoàn toàn có thể tìm ra được “phÆ°Æ¡ng thuốc đặc trị” cho những cuá»™c họp Ä‘ang ngày má»™t kém hiệu. Tất cả đều nằm trong khả năng quản lý và Ä‘iều hành cuá»™c họp của bạn. Đây thá»±c sá»± là má»™t nghệ thuật Ä‘òi hỏi bạn luôn linh hoạt và có tÆ° duy sáng tạo cao. Hãy trau dồi nhiều kỹ năng hÆ¡n nữa để bạn có thể chủ Ä‘á»™ng Ä‘iều hành những cuá»™c họp má»™t cách dá»… dàng, mang lại lợi ích cho sá»± phát triển của công ty bạn nói riêng và cho xã há»™i nói chung.