Nghệ thuật đặt câu hỏi

Curt và Justin là hai người bạn thân. Họ cùng làm nghề Ä‘ánh cá vá»›i nhau từ thời trẻ. Nay, khi Ä‘ã về hÆ°u, họ lại cùng nhau tìm hiểu nghệ thuật tá»± trang trí nhà cá»­a. Curt quyết định sá»­ dụng giấy dán tường để chỉnh trang phòng khách. Sau khi hoàn thành, anh ta tá»± hào mời người bạn thân của mình đến để thăm quan công trình do chính mình tạo ra.

Justin rất ấn tượng. Trên thá»±c tế, Justin thích cách trang trí phòng khách của Curt đến ná»—i đề nghị Curt rằng, nếu không phiền lòng, thì anh ta cÅ©ng muốn trang trí căn phòng khách ở nhà mình giống nhÆ° thế. Hai ngôi nhà của họ, cÆ¡ bản giống hệt nhau về kích cỡ và cách bố trí, sắp đặt đồ đạc. Curt nghÄ© rằng Ä‘ó cÅ©ng là má»™t ý tưởng hay. Vì vậy, Justin hỏi Curt Ä‘ã mua bao nhiêu cuá»™n giấy dán tường? Bảy cuá»™n giấy là câu trả lời.

 

Justin trở về và bắt tay vào làm việc. Khi hoàn thành, anh ta cÅ©ng mời người bạn của mình đến xem. Curt nhìn quanh và nói vá»›i Justin: "á»’, quả thá»±c trông rất đẹp". NhÆ°ng có má»™t Ä‘iều thắc mắc mà Justin muốn hỏi Curt: "NhÆ°ng cậu biết không, thật là buồn cười, căn phòng khách nhà mình vá»›i nhà cậu hoàn toàn giống nhau về kích cỡ, nhÆ°ng mình chỉ dùng hết năm cuá»™n giấy dán tường thôi. Vẫn còn thừa hai cuá»™n. Thế là thế nào nhỉ?". Curt Ä‘áp lời ngay: "á»’, cậu cÅ©ng thừa hai cuá»™n à? Đó cÅ©ng là con số chính xác mà mình không sá»­ dụng đến!".

Tá»™i nghiệp Justin! Anh ta Ä‘ã hỏi người bạn của mình má»™t câu hỏi không Ä‘úng mục tiêu. Đáng lý, anh ta không nên hỏi rằng Curt Ä‘ã mua bao nhiêu cuá»™n giấy dán tường, mà cách hỏi Ä‘úng là Ä‘ã dùng bao nhiêu cuá»™n giấy dán tường cho việc chỉnh trang phòng khách Ä‘ó.

Biết đặt câu hỏi Ä‘úng sẽ có tác dụng rất lá»›n đối vá»›i thành công của bạn, không chỉ trong cuá»™c sống mà cả trong việc Ä‘iều hành công việc, lãnh đạo nhân viên, lẫn Ä‘àm phán kinh doanh. Đặt câu hỏi sai là đồng nghÄ©a vá»›i việc không nhận được thông tin có ích, hoặc không nhận được câu trả lời mà bạn cần cho những quyết định quan trọng của mình.

Thật khó khăn để nhận ra ranh giá»›i thế nào là má»™t câu hỏi Ä‘úng và thế nào là má»™t câu hỏi sai, vì nó còn phụ thuá»™c vào hoàn cảnh xảy ra sá»± việc và đối tượng được hỏi. Chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi nhận ra rằng mình Ä‘ã rất nhiều lần lặp Ä‘i lặp lại má»™t câu hỏi, mà chẳng bao giờ nhận được thông tin gì từ câu hỏi Ä‘ó. Ví dụ, nếu bạn hỏi nhân viên của mình: "Tại sao anh lại không nói cho tôi về Ä‘iều Ä‘ó?", chắc hẳn sẽ nhận được câu trả lời từ họ "Ông có hỏi tôi về Ä‘iều này Ä‘âu". Khi mà chẳng có luật pháp nào hay quy định nào buá»™c họ phải trả lời, tốt nhất bạn phải suy tính kỹ trÆ°á»›c khi đặt câu hỏi để tránh bị rÆ¡i vào những tình huống bị Ä‘á»™ng.

VÅ© khí quan trọng của những nhà Ä‘àm phám giỏi là kỹ năng đặt câu hỏi. Tại sao? Bởi vì chính những câu hỏi là lý do dẫn dắt và khiến câu chuyện tiếp diá»…n, đồng thời thu hút đối tượng tham gia vào cuá»™c trò truyện và chia sẻ thông tin vá»›i mình. Và Ä‘ó cÅ©ng là cách mà bạn tìm kiếm thông tin, đặc biệt là những thông tin mà bạn còn chÆ°a biết. Thậm chí, ngay cả khi bạn Ä‘ã biết câu trả lời rồi, thì bạn vẫn nên đặt câu hỏi, vì ít ra, nó sẽ xác nhận Ä‘iều bạn biết có Ä‘úng hay không. Nếu nhÆ° bạn Ä‘ã lỡ cÆ¡ há»™i đặt má»™t câu hỏi Ä‘úng, rất có thể đối phÆ°Æ¡ng sẽ tận dụng cÆ¡ há»™i Ä‘ó để phản công lại bạn, và khi Ä‘ó bạn cần phải rất thận trọng.

Tất nhiên, ở Ä‘ây chúng ta không đề cập đến những câu hỏi liên quan đến sá»± chất vấn hay thẩm vấn. Có má»™t sá»± khác nhau cÆ¡ bản giữa cách đặt câu hỏi thích hợp vá»›i những Ä‘òi hỏi khắt khe của má»™t cuá»™c thẩm vấn, tra hỏi khi bạn là cảnh sát trưởng chẳng hạn. Các câu hỏi trong các cuá»™c thẩm vấn và hỏi cung là những câu hỏi ở thế tấn công và khiến cho đối phÆ°Æ¡ng dá»… bị rÆ¡i vào trạng thái tâm lý sợ hãi.

Còn bạn, trên cÆ°Æ¡ng vị má»™t nhà lãnh đạo hay má»™t doanh nhân, tất nhiên sẽ không muốn đối phÆ°Æ¡ng rÆ¡i vào thế phòng thủ. Các câu hỏi giống nhÆ°: "Bạn có khả năng mắc phải lá»—i/sai lầm này không?" sẽ chẳng giải quyết được vấn đề gì cả và khiến cho người được hỏi bắt buá»™c phải có hành Ä‘á»™ng tá»± vệ hay phòng thủ. Nếu nhÆ° câu hỏi này được diá»…n đạt bằng má»™t cách khác, ví dụ: "Chúng ta cần làm gì để tránh mắc phải sai lầm này nhỉ?", thì có lẽ bạn nhận được câu trả lời mà mình cần. Mục tiêu của bạn là phải làm sao tạo cho đối tác, đồng nghiệp và cấp dÆ°á»›i cảm thấy thật sá»± thoải mái và cởi mở khi giao tiếp vá»›i bạn.

Tốt nhất, bạn nên tá»± rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi mở – ngược vá»›i câu hỏi "Ä‘óng" chỉ có thể trả lời bằng "có" hoặc "không" – thì sẽ nhận được các câu trả lời diá»…n giải, mở rá»™ng vấn đề. Các câu hỏi bắt đầu bằng "tại sao", "ai", "cái gì" sẽ có xu hÆ°á»›ng gợi mở trong giao tiếp. Và bạn sẽ có nhiều cÆ¡ há»™i để thu nhận tất cả những thông tin mà bạn cần.

Trong bất kỳ má»™t cuá»™c họp hay má»™t cuá»™c Ä‘àm phán kinh doanh, trÆ°á»›c khi kết thúc, người ta thường Ä‘Æ°a ra má»™t câu hỏi: "Có vấn gì gì nữa mà chúng ta cần quan tâm không nhỉ?" hay: "Còn vấn đề gì mà chúng ta cần thảo luận nữa không nhỉ?". Bạn nên chú ý những từ ‘Còn vấn đề gì nữa không" ở Ä‘ây có ý nghÄ©a rất quan trọng. Khi đặt câu hỏi này, bạn dừng lại má»™t chút và chờ đợi câu trả lời. Đó là cách bạn bày tỏ thái Ä‘á»™ thiện chí của mình, cÅ©ng nhÆ° cho đối phÆ°Æ¡ng và đối tác má»™t cÆ¡ há»™i cuối cùng để trình bày những vấn đề còn khúc mắc. Vá»›i thói quen sá»­ dụng câu hỏi này trong công việc hàng này, bạn sẽ ngạc nhiên thấy chẳng còn ai trốn đằng sau cái mặt nạ của câu trả lời: "á»’, anh có hỏi tôi về Ä‘iều Ä‘ó Ä‘âu?" hay: "Tôi không biết là anh muốn biết Ä‘iều Ä‘ó".

Thỉnh thoảng, dù bạn Ä‘Æ°a ra những câu hỏi Ä‘úng và thích hợp, song bạn cÅ©ng không nhận được câu trả lời mà bạn cần, Ä‘Æ¡n giản bởi bạn không biết cách lắng nghe. Hãy học để là má»™t người biết cách lắng nghe. Nhiều lúc bạn cảm thấy tá»± tin và cho rằng bạn hiểu những người cá»™ng sá»± của mình định nói gì, nhất là khi mà họ Ä‘ang cố gắng tìm cách thể hiện ý của họ, bạn bèn ngắt lời và không cho người đối thoại cÆ¡ há»™i diá»…n đạt hết câu trả lời. NhÆ° thế là bạn Ä‘ã mắc phải sai lầm, bởi rất có thể bạn Ä‘ã hiểu sai Ä‘iều họ muốn nói, đồng thời bạn cÅ©ng khiến họ mất cảm hứng và Ä‘á»™ng cÆ¡ muốn hợp tác vá»›i bạn. Hoặc nhiều người Ä‘ã kết thúc Ä‘á»™t ngá»™t câu truyện và bạn không có cÆ¡ há»™i tìm hiểu thông tin tiếp theo.

Hãy lắng nghe để không bị rÆ¡i vào thế bị Ä‘á»™ng. Má»™t người biết cách lắng nghe có thể hoàn toàn làm chủ được mọi tình huống và sá»± trao đổi thông tin. Khi bạn thá»±c sá»± lắng nghe vá»›i thái Ä‘á»™ chăm chú, bạn sẽ khiến cho đối tác tin tưởng ở bạn. Con người ta cần đến bạn khi họ gặp phải má»™t vấn đề rắc rối nào Ä‘ó, hoặc tìm thấy ở bạn những cÆ¡ há»™i cho họ, khi Ä‘ó họ sẽ cảm thấy họ có thể tin tưởng ở bạn khi bạn lắng nghe họ nói.

Khi bạn lắng nghe, Ä‘ôi tai là bá»™ phận tiếp nhận những thông tin mà họ nghe được, nhÆ°ng có má»™t thứ nữa rất quan trọng và công bằng để Ä‘ánh giá sá»± lắng nghe của bạn, Ä‘ó là Ä‘ôi mắt. Nếu Ä‘ôi mắt của bạn không thể hiện sá»± tập trung chú ý, mà lại ngoảnh Ä‘i ngoảnh lại hoặc nhìn ra xung quanh, người khác sẽ có cảm giác là bạn không lắng nghe họ nói. Hãy để Ä‘ôi mắt nhìn trá»±c diện vào đối tác trong suốt cuá»™c trò truyện. Nếu cuá»™c họp hay Ä‘àm phán diá»…n ra trong má»™t thời gian dài, bạn có thể nhìn sang chá»— khác hoặc nhìn xuống bàn để ghi nhanh lại những Ä‘iều cần lÆ°u ý, nhÆ°ng chỉ trong khoảng má»™t giây rồi lại tiếp tục quay về nhìn trá»±c diện vào đối tác. Nếu bạn không duy trì Ä‘ôi mắt nhìn thẳng vào họ, họ sẽ cảm giác những gì mà họ nói chẳng có ý nghÄ©a và giá trị vá»›i bạn và sẽ cảm thấy rất bá»±c mình khi phải trả lời các câu hỏi của bạn cÅ©ng nhÆ° cung cấp thông tin cho bạn.

Thu nhận được những thông tin cần thiết có vai trò rất quan trọng trong đời sống kinh doanh hiện đại. Và Ä‘iều này lại phụ thuá»™c rất nhiều vào nghệ thuật đặt câu hỏi của bạn.