Phương pháp đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu

Không phải lúc nào cÅ©ng có thể xác định rõ ràng Ä‘iểm mạnh và Ä‘iểm yếu của má»™t công ty.

Má»™t số người có thể nói: “Công ty chúng tôi khen thưởng cho thành tích hoạt Ä‘á»™ng tốt”, trong khi những nhân viên khác của công ty Ä‘ó có thể sẽ nói Ä‘iều ngược lại.

Để tránh những nhận thức khác nhau này, bạn cần sá»­ dụng má»™t phÆ°Æ¡ng pháp liên quan đến nhiều người có hiểu biết và đại diện cho những bá»™ phận khác nhau trong tổ chức. Nhận xét tổng hợp của họ sẽ chính xác hÆ¡n là của má»™t vài cá nhân nhìn nhận vấn đề theo quan Ä‘iểm riêng của họ.

 

NhÆ° James Surowiecki Ä‘ã đề cập trong cuốn sách The Wisdom of Crowds: “Nếu bạn tập hợp má»™t nhóm gồm nhiều người vá»›i nhiều thành phần Ä‘a dạng rồi yêu cầu họ Ä‘Æ°a ra các quyết định ảnh hưởng đến quyền lợi chung, chắc chắn những quyết định của nhóm sẽ sáng suốt hÆ¡n là quyết định của từng cá nhân Ä‘Æ¡n lẻ, dù cá nhân Ä‘ó có thông minh và có kiến thức đến mức nào Ä‘i nữa”. Sau Ä‘ây là phÆ°Æ¡ng pháp tổ chức tÆ° duy tập thể vá»›i chín bÆ°á»›c thiết thá»±c:

BÆ°á»›c 1. Chọn má»™t cá nhân để việc phân tích dá»… dàng. Người này nên được mọi người tin tưởng và nể trọng, đồng thời phải được nhìn nhận là người khách quan và không nghiêng về bất kỳ phe phái nào trong công ty.

BÆ°á»›c 2. Xây dá»±ng nhóm SWOT gồm các cá nhân có kiến thức thuá»™c nhiều lÄ©nh vá»±c bá»™ phận khác nhau trong công ty. Giống nhÆ° bÆ°á»›c 1, các thành viên trong nhóm nên được đồng nghiệp tin tưởng và nể trọng, đồng thời là những người khách quan và trung thá»±c.

BÆ°á»›c 3. TÆ° duy về các Ä‘iểm mạnh của công ty hay phòng ban. Hãy thu thập ý kiến của mọi người. Hãy xem xét năng lá»±c cốt lõi, Ä‘iều kiện tài chính, cách thức quản lý và văn hóa tổ chức Ä‘ã nêu trên. Ngoài ra, hãy chú ý đến vai trò lãnh đạo và khả năng ra quyết định, sá»± đổi má»›i, tốc Ä‘á»™, năng suất, chất lượng, dịch vụ, hiệu suất và các quy trình công nghệ ứng dụng.

BÆ°á»›c 4. Ghi lại tất cả các đề xuất trên má»™t sÆ¡ đồ. Tránh ghi chép trùng lắp. Hãy làm rõ rằng má»™t số vấn đề có thể xuất hiện ở nhiều mục. Ví dụ, Ä‘iểm mạnh của má»™t công ty nằm ở dịch vụ khách hàng, nhÆ°ng Ä‘iểm yếu cÅ©ng có thể xuất phát từ dịch vụ này. Mục tiêu của bạn là nắm bắt được càng nhiều ý tưởng trên các sÆ¡ đồ càng tốt. Việc Ä‘ánh giá sẽ diá»…n ra sau Ä‘ó.

BÆ°á»›c 5. Hợp nhất các ý tưởng. Đặt tất cả các trang sÆ¡ đồ lên bảng. Dù bạn Ä‘ã ná»— lá»±c để tránh ghi chép trùng lắp, thì sá»± chồng chéo vẫn có thể xảy ra ở má»™t mức Ä‘á»™ nào Ä‘ó. Hãy hợp nhất các Ä‘iểm trùng lắp bằng cách hỏi nhóm xem những mục nào có thể kết hợp dÆ°á»›i cùng má»™t tiêu đề. Hãy chống lại sá»± cám dá»— hợp nhất quá mức bằng cách Ä‘Æ°a nhiều ý tưởng vào cùng má»™t chủ đề. NhÆ°ng lÆ°u ý Ä‘iều này thường dẫn đến sá»± thiếu tập trung.

BÆ°á»›c 6. Làm rõ các ý tưởng. Hãy rà soát từng mục trên danh sách Ä‘ã được hợp nhất và làm rõ bất kỳ mục nào mà những người tham gia còn thắc mắc. Lặp lại ý nghÄ©a của từng mục trÆ°á»›c khi thảo luận. Hãy kiên trì xác định các Ä‘iểm mạnh. Cố gắng kiềm chế không Ä‘Æ°a ra bất kỳ giải pháp nào tại thời Ä‘iểm này.

BÆ°á»›c 7. Xác định ba Ä‘iểm mạnh quan trọng nhất. Chỉ cần kiểm tra sá»± nhất trí, bạn có thể dá»… dàng nhận diện ba Ä‘iểm mạnh quan trọng nhất này. Nếu khó xác định Ä‘iểm quan trọng thì bạn hãy cho những người tham gia vài phút để chọn ra những vấn đề Æ°u tiên hàng đầu của họ và biểu quyết chúng. Hãy cho phép từng thành viên trong nhóm Ä‘Æ°a ra ba đến năm lá phiếu biểu quyết (ba nếu danh sách vấn đề gồm mười mục trở xuống, và năm nếu danh sách dài hÆ¡n). Nếu có sá»± ràng buá»™c hoặc lần biểu quyết đầu tiên vẫn chÆ°a Ä‘i đến kết luận, hãy thảo luận về những mục được nhiều người Ä‘ánh giá cao từ lần biểu quyết đầu tiên, sau Ä‘ó hãy biểu quyết lại.

BÆ°á»›c 8. Tóm tắt các Ä‘iểm mạnh của công ty. Má»™t khi ba Ä‘iểm mạnh quan trọng nhất Ä‘ã được xác định và thống nhất, hãy tóm tắt chúng vào má»™t trang sÆ¡ đồ riêng biệt.

BÆ°á»›c 9. Lặp lại từ bÆ°á»›c 2 đến bÆ°á»›c 6 về các Ä‘iểm yếu. CÅ©ng giống nhÆ° các Ä‘iểm mạnh, những lÄ©nh vá»±c có Ä‘iểm yếu của công ty hoặc phòng ban liên quan đến năng lá»±c cốt lõi, tài chính, sá»± quản lý và văn hóa, khả năng lãnh đạo, khả năng ra quyết định, tốc Ä‘á»™, sá»± đổi má»›i, năng suất, chất lượng, dịch vụ, hiệu suất và công nghệ.

(LÆ°u ý: Bạn có thể dùng phÆ°Æ¡ng pháp này để lấy ý kiến tập thể về các mối Ä‘e dọa và cÆ¡ há»™i nhÆ° Ä‘ã được trình bày ở chÆ°Æ¡ng trÆ°á»›c khi phân tích các yếu tố bên ngoài. Tuy nhiên, có thể bạn cÅ©ng cần mở rá»™ng nhóm SWOT để bao gồm cả những người từ bên ngoài công ty, chẳng hạn nhÆ° nhà cung ứng biết rõ lÄ©nh vá»±c bạn Ä‘ang kinh doanh, những người mà bạn thường xuyên làm việc, nhà tÆ° vấn giàu kinh nghiệm trong ngành, v.v.)

Sau khi hoàn tất quy trình chín bÆ°á»›c này, nhóm SWOT nên tổng hợp các phát hiện của nhóm thành má»™t báo cáo chính thức để trình cho các cấp lãnh đạo, các nhà hoạch định chiến lược và các bên quan tâm khác. Và nếu bạn cÅ©ng Ä‘ã làm Ä‘iều tÆ°Æ¡ng tá»± cho việc phân tích các yếu tố bên ngoài, công ty bạn xem nhÆ° Ä‘ã sẵn sàng trong việc tạo lập chiến lược.

Tóm tắt

Năng lá»±c cốt lõi là nền tảng cho bất kỳ chiến lược má»›i hoặc chiến lược được Ä‘iều chỉnh nào.

Năng lá»±c của má»™t công ty, tổ chức chỉ có ý nghÄ©a khi được so sánh vá»›i năng lá»±c của đối thủ cạnh tranh.

Hãy Ä‘ánh giá thế mạnh tài chính của tổ chức bạn trÆ°á»›c khi nghÄ© về chiến lược. Má»™t chiến lược má»›i có thể tốn kém, đặc biệt là nếu nó liên quan đến việc mua tài sản hay mua lại công ty khác.

Năng lá»±c quản lý và văn hóa tổ chức cần thiết cho việc thay đổi chiến lược thành công.

Hãy xác định xem liệu tổ chức có sẵn sàng thay đổi bằng cách xác định những đặc Ä‘iểm sau: cấp quản lý được nể trọng và làm việc hiệu quả; nhân viên cảm thấy có Ä‘á»™ng lá»±c cá nhân để thay đổi; tổ chức không khắt khe về cấp bậc; nhân viên quen làm việc vá»›i tinh thần hợp tác; có má»™t môi trường văn hóa chịu trách nhiệm về kết quả; và thành quả tốt được khen thưởng xứng Ä‘áng.

Đừng phụ thuá»™c vào má»™t vài cá nhân khi phân tích các yếu tố bên trong. Thay vào Ä‘ó, hãy tổ chức má»™t nhóm nhỏ bao gồm những người có hiểu biết đại diện cho các bá»™ phận khác nhau trong tổ chức. Sá»­ dụng quy trình chín bÆ°á»›c được trình bày trong chÆ°Æ¡ng này để xác định những Ä‘iểm yếu và Ä‘iểm mạnh của tổ chức.