Triển khai các kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ

Bất kỳ kế hoạch thá»±c hiện chiến lược nào cÅ©ng đều chứa Ä‘á»±ng nguy cÆ¡ phát sinh những Ä‘iều ngoài dá»± kiến có khả năng gây trì hoãn hay hủy hoại kế hoạch. Bạn nên triển khai các kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ cho những vấn đề tiềm ẩn này.

Kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ trả lời cho câu hỏi: “Nếu X xảy ra, chúng ta có thể phản ứng nhÆ° thế nào để vô hiệu hóa hay giảm thiểu thiệt hại?”. Sau Ä‘ây là hai ví dụ về kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ:

Công ty Acme lập má»™t dá»± án hai năm để hiện đại hóa cÆ¡ sở sản xuất. Cấp lãnh đạo xem thời hạn hai năm là má»™t Ä‘iều vô cùng quan trọng.

 

Nhận thức được tình hình thá»±c tế khó có thể đạt được thời hạn Ä‘ó, nhà tài trợ đồng ý lập má»™t quỹ dá»± phòng dùng để tuyển nguồn lá»±c bên ngoài trong trường hợp dá»± án Ä‘i chậm so vá»›i lịch trình. Kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ này bao gồm cả việc xem lại tiến Ä‘á»™ hàng tháng và má»™t Ä‘iều khoản rằng sẽ dùng đến quỹ dá»± phòng này nếu dá»± án chậm trá»… ba tuần trở lên so vá»›i lịch trình.

Công ty Techno Whiz Ä‘ang tài trợ cho má»™t nhóm dá»± án phần mềm để phát triển má»™t phiên bản má»›i về ứng dụng văn phòng tích hợp. Phiên bản này được quảng bá rầm rá»™ và đặt nhiều kết nối trên mạng Internet. Không muốn để lỡ ngày phát hành Ä‘ã công bố và chi phí marketing đắt đỏ, nhóm dá»± án này Ä‘ã triển khai má»™t kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ để giải quyết mọi yếu tố chÆ°a hoàn tất của chÆ°Æ¡ng trình. Kế hoạch thật rõ ràng: Bất kỳ yếu tố má»›i nào chÆ°a sẵn sàng vào ngày giá»›i thiệu chính thức sẽ được gắn nhãn “bổ sung” và sẽ công bố thời Ä‘iểm cụ thể sau Ä‘ó để tất cả những người đăng ký có thể sá»­ dụng phiên bản má»›i này. Việc bố trí nhân sá»± để phát triển phần bổ sung này Ä‘ã được lập kế hoạch trÆ°á»›c vá»›i ngân sách phụ thuá»™c vào số lượng công việc cần thiết.

Kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ chuẩn bị cho mọi người cách thức giải quyết những tình huống bất lợi. Khi khủng hoảng xảy ra, các nhà quản lý và nhân viên không phải bỏ ra thời gian hay ngân quỹ để đối phó vá»›i tình hình má»›i này.

Phòng ban của bạn Ä‘ã xác định các nguy cÆ¡ rủi ro trong kế hoạch thá»±c hiện chiến lược của mình chÆ°a? Phòng ban bạn Ä‘ã triển khai kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ để xá»­ lý những rủi ro này chÆ°a? Giữ cho việc thá»±c hiện chiến lược Ä‘i Ä‘úng hÆ°á»›ng là Ä‘iều vô cùng quan trọng. Mặc dù những người hoạch định chiến lược được tín nhiệm nhiều nhất khi chiến lược má»›i thành công, nhÆ°ng chính các nhà Ä‘iều hành và quản lý giữ cho chiến lược Ä‘i Ä‘úng hÆ°á»›ng má»›i là người Ä‘óng vai trò quan trọng nhất, vì suy cho cùng, má»™t chiến lược có hiệu quả đến mấy cÅ©ng sẽ chẳng có giá trị nhiều nếu khâu thá»±c hiện yếu kém.

Giao trách nhiệm quản lý rủi ro nghiêm trọng

CÅ©ng nhÆ° nhiệm vụ trong má»™t kế hoạch hành Ä‘á»™ng, mọi rủi ro nghiêm trọng cần được giao phó trách nhiệm cho má»™t người nào Ä‘ó. Người này cần phải kiểm soát nguy cÆ¡ dá»± kiến, thông báo nếu nguy cÆ¡ này có khả năng chuyển thành vấn đề nghiêm trọng, và sẵn sàng đối phó vá»›i hậu quả.

Tóm tắt

* Những thất bại về chiến lược thường do việc thá»±c hiện kém.

* Bạn có thể nhận biết sá»± chệch hÆ°á»›ng khỏi các kế hoạch hành Ä‘á»™ng thông qua các tiêu chí về hiệu suất hoạt Ä‘á»™ng; định kỳ xem lại tiến trình; các báo cáo bên lề; quan sát trá»±c tiếp.

* Việc xem lại tiến trình hàng tuần hoặc hàng tháng là biện pháp tốt nhất để nắm bắt các vấn đề khó khăn trong việc thá»±c hiện chiến lược trÆ°á»›c khi chúng phát triển thành trở ngại lá»›n cho sá»± thành công.

* Nếu bạn là cấp trên, đừng tạo ra bầu không khí khiến mọi người e ngại không dám báo cáo kịp thời các vấn đề khó khăn khi thá»±c hiện chiến lược.

* Các nhà Ä‘iều hành và quản lý không nên chờ nhân viên báo cáo tiến Ä‘á»™ mà nên có mặt tại hiện trường thá»±c hiện chiến lược, quan sát và đặt câu hỏi.

* Những nguyên nhân gây ra thất bại trong việc thá»±c hiện chiến lược thường thấy là mở rá»™ng kế hoạch, cắt giảm kế hoạch, thiếu hụt nguồn lá»±c, phối hợp liên kết kém hoặc sá»± chống cá»± của những người thấy mình bị tổn thất nếu thá»±c hiện chiến lược má»›i này.

* Mọi kế hoạch thá»±c hiện chiến lược đều chứa Ä‘á»±ng rủi ro – những Ä‘iều không thể dá»± kiến trÆ°á»›c. Hãy lập má»™t kế hoạch đối phó sá»± cố bất ngờ cho mọi rủi ro nghiêm trọng.

* Hãy phân chia trách nhiệm quản lý đối vá»›i mọi rủi ro nghiêm trọng.