Quản lý quan hệ đối tác

Nếu nhÆ° các doanh nghiệp Việt Nam ít nhiều Ä‘ã quen vá»›i khái niệm quản lý quan hệ khách hàng hay quản lý chuá»—i cung cấp thì khái niệm quản lý quan hệ đối tác vẫn còn khá má»›i. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp Ä‘ang đối đầu vá»›i áp lá»±c phải quản lý rủi ro tốt hÆ¡n để cạnh tranh, thì việc quản lý đối tác ngày càng quan trọng

Tại sao phải quan hệ vá»›i đối tác ?

Quản lý quan hệ đối tác là má»™t lÄ©nh vá»±c quản lý liên quan đến việc hiểu rõ vai trò, quan Ä‘iểm, mức Ä‘á»™ ảnh hưởng và nhu cầu của các đối tác để có phÆ°Æ¡ng pháp quản lý mối quan hệ và phÆ°Æ¡ng pháp giao tiếp cho phù hợp. Tùy theo từng đối tác mà các lợi ích, quan tâm của họ đối vá»›i má»™t doanh nghiệp có khác nhau (xem thêm bảng minh họa).

 

Theo quan Ä‘iểm truyền thống, các đối tác quan trọng đối vá»›i doanh nghiệp dường nhÆ° chỉ tập trung vào khách hàng (người mang tiền đến), nhà cung cấp (nguồn cung cấp cho doanh nghiệp), nhân viên (cung cấp sức lao Ä‘á»™ng). Việc quản lý các đối tác này bám sát quy trình hoạt Ä‘á»™ng của doanh nghiệp, chẳng hạn từ khâu mua hàng đến sản xuất rồi bán hàng.

Trong khi Ä‘ó quan Ä‘iểm hiện đại lại cho rằng đối tác là người hoặc những nhóm người có ảnh hưởng Ä‘áng kể đến sá»± sống còn và phát triển của doanh nghiệp.

Làm thế nào để quản lý quan hệ đối tác?

Có những đối tác mà quá trình quản lý họ lại gắn liền vá»›i quá trình tác nghiệp của doanh nghiệp. Chẳng hạn nhÆ° bá»™ phận kinh doanh làm việc vá»›i khách hàng hoặc nhà phân phối trong quá trình đặt hàng, bá»™ phận mua hàng làm việc vá»›i nhà cung cấp, giám đốc tài chính sẽ làm việc vá»›i ngân hàng, hay bá»™ phận nhân sá»± sẽ làm việc vá»›i các nhân viên. Trong trường hợp ban giám đốc, những nhà quản lý nếu không trá»±c tiếp làm việc vá»›i đối tác cần tìm hiểu xem những đối tượng này có hài lòng khi làm việc vá»›i doanh nghiệp không? Việc tìm ra câu trả lời này ngày càng có ý nghÄ©a sống còn đối vá»›i doanh nghiệp.

Quá trình quản lý quan hệ đối tác Ä‘òi hỏi má»™t kế hoạch tập trung và thá»±c hành có hệ thống, có phÆ°Æ¡ng pháp và phải nhất quán trong toàn doanh nghiệp. Nhiều công ty nÆ°á»›c ngoài sá»­ dụng má»™t công cụ, gọi là kế hoạch quản lý đối tác. Bản kế hoạch này liệt kê các đối tác chủ chốt của doanh nghiệp, xác định vai trò, ảnh hưởng của họ đối vá»›i doanh nghiệp, cÅ©ng nhÆ° “sách lược” mà doanh nghiệp dành cho họ. Bản kế hoạch quản lý đối tác do tổng giám đốc phê duyệt, và việc thá»±c hiện phải được ủy quyền tùy theo mức Ä‘á»™ cho các trưởng bá»™ phận. Làm theo cách này, các cấp quản lý ở doanh nghiệp đều có ý thức chung về quản lý quan hệ đối tác và thá»±c hành má»™t cách hệ thống theo phÆ°Æ¡ng pháp Ä‘ã được nghiên cứu và xét duyệt.

Má»™t trong những ná»™i dung quan trọng nhất của kế hoạch quản lý quan hệ đối tác chính là kế hoạch giao tiếp vá»›i các đối tác, tức là xác định những thông tin cần trao đổi, mức Ä‘á»™ tiếp xúc, cách truyền đạt thông tin sao cho hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch này được xây dá»±ng trên cÆ¡ sở hiểu rõ vai trò, nhu cầu và mong đợi của các đối tác khác nhau. Vì thế các doanh nghiệp nên lÆ°u ý việc giao tiếp này là giao tiếp của tổ chức, thể hiện cấp Ä‘á»™ doanh nghiệp chứ không phải là giao tiếp mang màu sắc của má»™t cá nhân cụ thể nào.

Các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình phát triển thường phải thá»±c hiện rất nhiều dá»± án mở rá»™ng sản xuất kinh doanh nhÆ°: triển khai ISO, kế toán quản trị, tin học hóa quản lý, tái cấu trúc doanh nghiệp, cổ phần hóa, niêm yết, xây dá»±ng thÆ°Æ¡ng hiệu… Từng dá»± án đều có các đối tác vá»›i những lợi ích và mối quan tâm khác nhau, vì thế sá»± thành công của doanh nghiệp cÅ©ng phụ thuá»™c vào cách quản lý các kỳ vọng, lợi ích và sá»± hợp tác của các đối tác.

Kinh nghiệm cho doanh nghiệp

Thá»±c tế cho thấy hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chỉ áp dụng quản lý quan hệ đối tác theo cách truyền thống. Các đối tác của họ chỉ giá»›i hạn ở khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Cách làm chủ yếu là thu thập ý kiến Ä‘ánh giá của khách hàng sau khi kết thúc hợp đồng, tổ chức há»™i nghị khách hàng, gặp mặt nhà cung cấp cuối năm. Nhiều công ty gia Ä‘ình dù Ä‘ang chuyển đổi thành các công ty cổ phần, nhÆ°ng vẫn chÆ°a ý thức rõ về vai trò, ảnh hưởng của các đối tác má»›i và chÆ°a có những thá»±c hành quản lý cần thiết. DÆ°á»›i Ä‘ây là má»™t vài gợi ý cho các doanh nghiệp tham khảo.

– Lập kế hoạch quản lý quan hệ đối tác và kế hoạch giao tiếp vá»›i đối tác. NhÆ° Ä‘ã đề cập ở trên, Ä‘ây là những công cụ Ä‘Æ¡n giản nhằm thống nhất trong ná»™i bá»™ doanh nghiệp về cách quản lý quan hệ đối tác. Các doanh nghiệp có thể tá»± phát triển các bản kế hoạch này và nên tiến hành Ä‘ánh giá thường xuyên.

– Tổ chức tiếp xúc vá»›i các đối tác má»™t cách hệ thống và có kế hoạch. Các doanh nghiệp có thể lên lịch làm việc định kỳ vá»›i các đối tác để thu thập ý kiến Ä‘ánh giá, nhu cầu của họ. Nhiều khi doanh nghiệp chỉ cần thể hiện sá»± quan tâm và tôn trọng ý kiến của đối tác cÅ©ng Ä‘ã làm tăng Ä‘áng kể mức Ä‘á»™ hài lòng của họ.

– Thá»±c hiện phân công và ủy quyền trong quản lý quan hệ đối tác. Các chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền nhiều hÆ¡n cho các cấp quản lý trong việc quản lý đối tác.

– Tăng cường chất lượng hệ thống thông tin quản trị. Các thông tin quản trị về đối tác nên được thiết kế, tổ chức thu thập má»™t cách khoa học trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp. Từ Ä‘ó doanh nghiệp sẽ có được những thông tin Ä‘áng tin cậy để có thể Ä‘Æ°a ra các “sách lược” phù hợp vá»›i từng đối tác. Ngoài ra, vá»›i má»™t hệ thống thông tin tốt, doanh nghiệp sẽ chủ Ä‘á»™ng và kịp thời cung cấp những thông tin giá trị cho các đối tác khi có yêu cầu.