8 bước để trở thành người quản lý thành công

Dù bạn má»›i Ä‘i làm hay Ä‘ã quản lý má»™t tổ chức trong nhiều năm, công việc quản lý của bạn sẽ được cải thiện rõ rệt nếu bạn biết thiết lập mối quan hệ vá»›i cấp dÆ°á»›i.

Hãy làm theo những nguyên tắc này để sắp xếp mục tiêu của nhóm, khiến họ luôn nhá»› tá»›i và nâng cao cách làm việc của họ. Hãy nhá»› rằng họ làm việc tốt thì bạn má»›i thành công.

1. Xác định rõ vai trò cấp dÆ°á»›i

Hãy chắc chắn rằng sá»± mong chờ của bạn ở vai trò của cấp dÆ°á»›i trong má»™t nhóm dá»± án hay vá»›i những trách nhiệm mang tính cá nhân là rõ ràng và dá»… hiểu. Việc hiểu sai sẽ để lại hậu quả ở sá»± lãng phí năng lượng và thời gian cho cả bạn và những nhân viên của bạn.

 

Hãy bắt đầu công việc quản lý của bạn bằng việc miêu tả rõ ràng công việc cho cấp dÆ°á»›i . Nếu cấp dÆ°á»›i của bạn không hiểu má»™t cách rõ ràng về trách nhiệm và ná»™i dung công việc của họ, cÅ©ng nhÆ° vai trò của họ có Ä‘á»™ng lá»±c nhÆ° thế nào trong nhóm, bạn sẽ thua cuá»™c.

Người nhân viên Ä‘ó sẽ không làm việc hiệu quả và Ä‘iều thiếu sót này có thể ảnh hưởng đến cả nhóm cÅ©ng nhÆ° thành tích của họ và năng suất công việc.

2. Phác thảo ra má»™t danh sách những mục tiêu mà bạn mong chờ ở nhân viên

Phác thảo ra má»™t danh sách những mục tiêu mà bạn yêu cầu ở người nhân viên, Ä‘ó là cách duy nhất để cấp dÆ°á»›i làm việc tốt hÆ¡n – khi họ Ä‘ã đặt ra mục tiêu để thá»±c hiện.

Bạn nên đặt những mục tiêu Ä‘ó trong giá»›i hạn thời gian để thá»±c hiện các nhiệm vụ và kế hoạch, yêu cầu chất lượng, và “quy hoạch” những khu vá»±c cho chuyên môn và kỹ năng của nhân viên.

Hãy chắc chắn rằng những mục tiêu mà bạn đặt ra là phù hợp vá»›i khả năng của nhân viên. Có thể nói Ä‘ây là Ä‘iều khó khăn nhất của má»™t người lãnh đạo. Điều quan trọng ở Ä‘ây là bạn phải biết nhìn nhận khả năng và năng lá»±c của từng nhân viên mà bạn quản lý, từ Ä‘ó bạn sẽ giao kế hoạch cho họ má»™t cách phù hợp và có kết quả tốt hÆ¡n.

3. Hãy thường xuyên trao đổi những mục tiêu mà bạn mong chờ ở nhân viên

Viết ra thì luôn dá»… dàng hÆ¡n. Khi trao đổi trá»±c tiếp má»™t – vá»›i – má»™t người, cuá»™c nói chuyện có thể thất bại. Hầu hết chúng ta nghÄ© rằng khi chúng ta vừa nói gì Ä‘ó, chúng ta Ä‘ã hiểu rồi. Thá»±c ra không phải lúc nào cÅ©ng nhÆ° vậy.

4. Lời khuyên là bạn hãy dùng từ “Tôi”

Có má»™t từ chắc chắn sẽ tạo ra phản ứng phòng vệ đối vá»›i người nghe nếu bạn dùng nó quá nhiều, Ä‘ó là từ “Bạn” (Anh/Chị…). "TrÆ°á»›c khi tôi tiếp tục, bạn có hiểu không? Bạn có hiểu không? Bạn có chắc không?".

Vá»›i những câu hỏi nhÆ° thế, bạn Ä‘ã vô tình đặt cấp dÆ°á»›i của mình vào thế phòng vệ. Và giây phút mà ai Ä‘ó trở nên phòng vệ, cuá»™c nói chuyện sẽ kết thúc hoặc có tiếp tục cÅ©ng không đạt được hiệu quả nhÆ° bạn mong muốn. Việc gay gắt và hẵng giọng sẽ làm nhân viên của bạn cảm thấy không “an toàn”, họ sẽ tá»± “bảo vệ” mình bằng cách im lặng.

NhÆ°ng thay vào Ä‘ó, nếu bạn nói: "Tôi Ä‘ã nói khá lâu nên có thể tôi không còn truyền tải rõ ràng nữa. Hãy nói lại cho tôi biết nếu tôi Ä‘ã quên Ä‘iều gì mà bạn vừa thắc mắc định hỏi tôi".

Hãy tạo thói quen sá»­ dụng từ “Tôi” – hãy ghi chú vào lịch của bạn ngay từ ngày hôm nay. Ghi chú nó má»—i ngày cho 3 hoặc 4 tuần tá»›i. Kết thúc giai Ä‘oạn này, má»™t cách rất tá»± nhiên, ngôn ngữ “Tôi” sẽ trở thành má»™t phần trong phong cách giao tiếp của bạn.

5. Lấy ví dụ và mô tả công việc má»™t cách cụ thể

Khi giao má»™t công việc cho cấp dÆ°á»›i, má»™t công việc trong thời gian dài hay má»™t báo cáo bạn không chỉ nói là xong, tốt nhất là bạn nên lấy ví dụ, làm mẫu cho cấp dÆ°á»›i thấy công việc và yêu cầu của công việc.

6. Cùng kiểm tra lại vá»›i nhân viên

Khi Ä‘Æ°a ra những chỉ dẫn, hãy hỏi họ xem họ vừa nghe thấy bạn nói gì. Hãy nhá»› rằng, khi bạn hỏi, “Bạn có hiểu không?” 10 người thì 9 người sẽ gật đầu và nói, “Vâng,” thậm chí khi họ không hiểu gì cả. Vì vậy, để biết chắc chắn nhân viên của bạn có hiểu những gì bạn Ä‘ã nói, thay vì hỏi những câu nhÆ° trên, bạn hãy hỏi lại họ những Ä‘iều bạn Ä‘ã nói lúc trÆ°á»›c. Đó là cách kiểm tra tốt nhất.

Đây chính là sá»± “phản hồi” trong giao tiếp, khi bạn phát tín hiệu giao tiếp bạn cần phải nhận được phản ứng của người giao tiếp thì bạn má»›i hiểu vấn đề má»™t cách rõ ràng hÆ¡n, phản xạ này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm Ä‘áng tiếc có thể xảy ra.

7. Dành Æ°u tiên cho cấp dÆ°á»›i

Đối vá»›i những Ä‘iều quan trọng, hãy cho cấp dÆ°á»›i biết. Má»™t người thành công trong công việc quản lý cho biết: Khi má»›i bắt đầu sá»± nghiệp, giám đốc Ä‘ã nói vá»›i tôi: “Tôi chỉ muốn nhấn mạnh sá»± quan trọng của việc thá»±c hiện nhiệm vụ này hàng ngày trÆ°á»›c 5 giờ chiều. Nó cÅ©ng quan trọng nhÆ° khi anh Ä‘ang ở trong quân Ä‘á»™i và giữ nhiệm vụ bảo vệ. Anh cÅ©ng Ä‘oán được Ä‘iều gì sẽ xảy ra nếu anh ngủ gật hay rời bỏ vị trí…”. Tôi nhá»› rằng mình Ä‘ã gật đầu khi ông gật đầu vá»›i tôi. Rồi ông nói: “Đúng. Họ sẽ bị Ä‘uổi”. Tôi Ä‘ã tiếp thu được Ä‘iều Ä‘ó. Tôi được lá»±a chọn hoặc thá»±c hiện tốt Ä‘iều này hoặc bị Ä‘uổi việc.

Điều mà giám đốc không nói vá»›i nhân viên về việc không chấp hành quy định sẽ ảnh hưởng đến tổ chức và công việc nhÆ° thế nào. Nếu quá nhiều người dÆ°á»›i quyền giám đốc không chấp hành, nó thể hiện rõ ràng việc anh ta không có năng lá»±c quản lý hÆ¡n là cấp dÆ°á»›i không có khả năng làm việc.

8. Đừng luôn đổ lá»—i cho người khác

Đây là má»™t Ä‘iều mà má»™t nhà lãnh đạo khôn ngoan không bao giờ vấp phải. Bạn là má»™t người lãnh đạo không có nghÄ©a là bạn luôn luôn Ä‘úng. Ngay cả việc má»™t nhân viên thá»±c hiện công việc không Ä‘úng trình tá»± hoặc bỏ qua má»™t công Ä‘oạn nào Ä‘ó thì việc đầu tiên là bạn nên tá»± hỏi mình: "Mình Ä‘ã nói vá»›i anh ta Ä‘iều này chÆ°a nhỉ? Mình Ä‘ã cảnh báo sá»± nguy hại vá»›i anh ta nếu anh ta làm sai Ä‘iều này chÆ°a nhỉ?".

Vai trò của người lãnh đạo có ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả công việc cÅ©ng nhÆ° mối quan hệ của các nhân viên trong mọi vấn đề. Những yếu tố cần phải có của người lãnh đạo là má»™t Ä‘iều bắt buá»™c nhÆ°ng không phải do bẩm sinh mà có, tất cả đều phải do quá trình trau dồi và học hỏi.