Quản lý dự án lớn và nhỏ

TTO – Sá»± thay đổi nhanh chóng và áp lá»±c mạnh mẽ từ các cuá»™c cạnh tranh khắc nghiệt Ä‘ã khiến ngày càng nhiều hoạt Ä‘á»™ng của tổ chức trở thành công việc của dá»± án. Sá»± thay đổi về công nghệ, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng Ä‘ã làm giảm bá»›t tính chất thường nhật của công việc.

Công việc Ä‘ã trở nên phức tạp hÆ¡n và các phòng ban của tổ chức vốn được bố trí để làm những việc thường ngày sẽ khó tiếp cận vá»›i công việc má»›i hÆ¡n. Bên cạnh Ä‘ó, áp lá»±c cạnh tranh cÅ©ng buá»™c các tổ chức phải triển khai công việc nhanh hÆ¡n.

Để có thể hoàn thành Ä‘úng hạn và phù hợp vá»›i khoản ngân sách đề ra, dá»± án cần được quản lý tốt. Quy mô dá»± án càng lá»›n, việc quản lý hiệu quả càng khó khăn. Nhà quản lý dá»± án có nhiệm vụ biến đổi khái niệm mÆ¡ hồ ban đầu của cấp lãnh đạo thành má»™t hệ thống có thể vận dụng kiến thức, kỹ năng và nguồn lá»±c cho má»™t mục tiêu quan trọng của tổ chức. Tóm lại, công tác quản lý dá»± án và người quản lý dá»± án sẽ giúp tổ chức thá»±c hiện những nhiệm vụ lá»›n và quan trọng. Vì vậy, việc quản lý dá»± án má»™t cách hiệu quả có thể mang lại cho tổ chức những lợi ích sau:

 

• Xúc tiến thá»±c hiện công việc Ä‘úng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép.

• Rút ngắn thời gian phát triển. Bằng cách Ä‘áp ứng các mục tiêu Ä‘ã đề ra trong phạm vi hợp lý, việc quản lý dá»± án sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro.

• Sá»­ dụng các nguồn lá»±c hiệu quả. Việc quản lý dá»± án hiệu quả không làm lãng phí tiền bạc hoặc thời gian của nhân viên.

Vá»›i những lợi ích này, chúng ta sẽ không lấy làm ngạc nhiên khi các giải pháp quản lý dá»± án Ä‘ang được áp dụng ngày càng nhiều cho các công trình xây dá»±ng lá»›n, trong việc phát triển máy bay quân Ä‘á»™i và dân dụng, xây dá»±ng website thÆ°Æ¡ng mại Ä‘iện tá»­, hoạt hình, và nhiều lÄ©nh vá»±c khác – thậm chí cả những chiến dịch mang tính chất chính trị.

Nguồn gốc

Việc xác định mục tiêu, tổ chức bá»™ máy, hoạch định chiến lược, quản lý hoạt Ä‘á»™ng và đặt chúng vào vị trí trung tâm của công tác quản lý dá»± án không còn là công việc má»›i mẻ đối vá»›i các tổ chức và chắc chắn Ä‘iều Ä‘ó Ä‘ã từng được thá»±c hiện dÆ°á»›i hình thức này hay hình thức khác. Những công trình xây dá»±ng kỳ vÄ© của thế giá»›i cổ đại, nhÆ° kim tá»± tháp Ai Cập, đấu trường La Mã hay hệ thống đường sá và thủy lợi, hầu hết đều có những đặc Ä‘iểm của các dá»± án ngày nay. Những công việc nhÆ° thế sẽ không thể hoàn tất nếu không có sá»± đầu tÆ° thích Ä‘áng về kỹ thuật, tài chính, nhân công và yếu tố không thể thiếu được là công tác quản lý. TÆ°Æ¡ng tá»±, giai Ä‘oạn cuối thế ká»· 19 được Ä‘ánh dấu bằng các dá»± án có quy mô và mức Ä‘á»™ phức tạp Ä‘áng kinh ngạc: những tòa nhà chọc trời đầu tiên, tuyến đường sắt xuyên lục địa, các con tàu khổng lồ chạy bằng hÆ¡i nÆ°á»›c…

Ngay từ đầu thế ká»· 20, các nhà cách tân trong lÄ©nh vá»±c kỹ thuật dân dụng Ä‘ã bắt đầu suy nghÄ© má»™t cách có hệ thống hÆ¡n trÆ°á»›c những công việc mà họ Ä‘ang phải đối mặt. Họ bắt đầu áp dụng các phÆ°Æ¡ng thức quản lý theo khoa học. Đến thập niên 1930, má»™t số phÆ°Æ¡ng pháp Ä‘ã được các nhà quản lý dá»± án chuyên nghiệp thời bấy giờ Ä‘Æ°a vào sá»­ dụng. Dá»± án đập ngăn nÆ°á»›c Hoover, được xây dá»±ng từ năm 1931 đến năm 1935, Ä‘ã dùng má»™t công cụ lập kế hoạch bằng đồ thị do Henry Laurence Gantt đề xuất và phát triển. Biểu đồ này hiện nay vẫn được gọi bằng cái tên Ä‘Æ¡n giản là biểu đồ Gantt. Trong những năm Chiến tranh thế giá»›i lần thứ nhất, dá»± án Manhattan Ä‘ã nghiên cứu để sản xuất loại vÅ© khí hạt nhân đầu tiên. Vào cuối thập niên 1950, DuPont, vá»›i sá»± trợ giúp của công nghệ máy tính Remington Rand Univac, áp dụng má»™t phÆ°Æ¡ng pháp Ä‘ã trở nên rất quen thuá»™c ngày nay là đường tá»›i hạn để quản lý việc vận hành và bảo dưỡng má»™t nhà máy. Gần nhÆ° cÅ©ng tại thời Ä‘iểm Ä‘ó, hãng tÆ° vấn Booz Allen & Hamilton Ä‘ã hợp tác vá»›i Lá»±c lượng Hải quân Mỹ xây dá»±ng Kỹ thuật kiểm tra và Ä‘ánh giá chÆ°Æ¡ng trình (PERT) bao gồm các biểu đồ và lịch trình cần thiết cho việc phát triển dá»± án thiết kế tàu ngầm hạt nhân Polaris.

Ngay khi má»›i hình thành, các phÆ°Æ¡ng pháp quản lý dá»± án Ä‘ã nhanh chóng được phổ biến trong các lÄ©nh vá»±c kỹ thuật dân dụng, xây dá»±ng, công nghiệp quốc phòng và rất nhiều lÄ©nh vá»±c khác. Trên thá»±c tế, hoạt Ä‘á»™ng của má»™t số công ty là sá»± nối tiếp của các dá»± án lá»›n. Thay vì tổ chức các hoạt Ä‘á»™ng liên quan đến những phòng ban thông thường (nhÆ° tài chính, tiếp thị…), những công ty này sắp xếp các bá»™ phận Ä‘ó vào các dá»± án chính. Microsoft chính là má»™t công ty nhÆ° vậy. Dù vẫn có các phòng ban theo mô hình doanh nghiệp truyền thống, nhÆ°ng các tổ chức dá»± án của Microsoft (nhÆ° Office, Windows, v.v.) có ý nghÄ©a quan trọng hÆ¡n nhiều đối vá»›i sá»± thành công của công ty, đồng thời xác định phÆ°Æ¡ng thức hoạt Ä‘á»™ng của họ.

Nâng cao tính chuyên nghiệp

Nhờ sá»± phổ biến các phÆ°Æ¡ng pháp quản lý dá»± án, các tổ chức ngày càng tỏ ra hiệu quả hÆ¡n trong việc lập kế hoạch và xây dá»±ng cÆ¡ cấu. Những phÆ°Æ¡ng pháp này cÅ©ng trở thành trọng tâm của các khóa học nâng cao, các dịch vụ tÆ° vấn và các chÆ°Æ¡ng trình Ä‘ào tạo về quản lý.

Tính chuyên nghiệp ngày càng tăng trong công việc quản lý dá»± án được phản ánh bằng sá»± phát triển của các tổ chức. Ví dụ, Hiệp há»™i Quản lý Dá»± án (Project Management Association) đặt tại Hà Lan – có cÆ¡ sở khắp Tây Âu, Nga và má»™t số nÆ°á»›c Ä‘ang phát triển – thường xuyên Ä‘ào tạo, tổ chức há»™i thảo về các vấn đề quản lý dá»± án và tài trợ cho các ấn bản kỹ thuật. Trong khi Ä‘ó, Viện Quản lý Dá»± án (Project Management Institute) – có trụ sở tại Mỹ, gần Philadelphia, vá»›i hÆ¡n 100.000 thành viên thuá»™c 125 nÆ°á»›c trên thế giá»›i – nhận trách nhiệm tài trợ cho việc nghiên cứu và xuất bản, cÅ©ng nhÆ° duy trì má»™t chÆ°Æ¡ng trình Ä‘ào tạo có cấp chứng chỉ được kiểm tra nghiêm ngặt để nâng cao chuyên môn về quản lý dá»± án. Viện cÅ©ng há»— trợ các nghiên cứu nhằm mở rá»™ng kiến thức về quản lý dá»± án và Ä‘ào tạo thông qua các há»™i thảo chuyên đề định kỳ và các khóa Ä‘ào tạo trá»±c tuyến.

Điểm bất lợi duy nhất đối vá»›i việc nâng cao tính chuyên nghiệp và sá»± nhất trí về cách thức quản lý dá»± án là mọi người đều nắm vững phÆ°Æ¡ng pháp lập kế hoạch công việc và cách thức làm việc vá»›i kế hoạch của họ. Tuy nhiên, khó khăn chính nằm ở việc tiên liệu trÆ°á»›c mọi vấn đề có khả năng xảy ra. Những sá»± việc trong tÆ°Æ¡ng lai luôn xuất hiện theo những cách bất ngờ trong quá trình nhóm xúc tiến dá»± án. Điều này đặc biệt Ä‘úng trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh. Các nhà quản lý dá»± án phải tiến hành những bÆ°á»›c chuẩn bị để luôn sẵn sàng đối phó vá»›i những sá»± cố bất ngờ, và kế hoạch của họ phải đủ linh hoạt để có thể kịp thời Ä‘iều chỉnh cho phù hợp vá»›i hoàn cảnh má»›i. Các nhà quản lý dành hầu nhÆ° toàn bá»™ sá»± chú ý vào việc quản lý rủi ro – má»™t phần của công tác quản lý dá»± án nhằm dá»± báo và lập kế hoạch cho những gì có thể diá»…n tiến không trùng khá»›p vá»›i phán Ä‘oán. Điều gì sẽ xảy ra, nếu sản phẩm mẫu thất bại? Điều gì sẽ xảy ra, nếu khách hàng thay đổi yêu cầu trÆ°á»›c khi hoàn tất dá»± án? Kế hoạch đối phó vá»›i các sá»± cố bất ngờ sẽ được triển khai để xá»­ lý những rủi ro này.

Thế nhÆ°ng không ai có thể lường trÆ°á»›c tất cả những sá»± cố bất ngờ, cÅ©ng nhÆ° có thể nghÄ© đến mọi cÆ¡ há»™i sẽ gặp trong quá trình thá»±c hiện dá»± án, dù Ä‘ây chính là những cÆ¡ há»™i khuyến khích nhóm xem xét nhằm Ä‘iều chỉnh kế hoạch cÅ© cho phù hợp vá»›i tình hình má»›i. Bên cạnh Ä‘ó, má»™t khi các kế hoạch và lịch trình Ä‘ã được nhất trí và Ä‘Æ°a vào tài liệu chính thức, chúng sẽ trở thành các nguyên tắc không thể sá»­a đổi. Những người Ä‘i chệch khỏi các đường hÆ°á»›ng này, không hoàn thành công việc Ä‘úng theo thời hạn hay để chi phí vượt ngân sách Ä‘ã định sẽ có nguy cÆ¡ bị cấp quản lý Ä‘ánh giá là thiếu năng lá»±c. Khi làm cho kế hoạch và lịch trình trở thành bất di bất dịch, các nhà Ä‘iều hành Ä‘ã vô tình nuôi dưỡng má»™t nếp tÆ° duy tiêu cá»±c là các vấn đề nan giải sẽ bị chôn vùi và những cá nhân cảnh báo vấn đề có thể không được giao nhiệm vụ quan trọng, hay thậm chí bị loại ra khỏi nhóm dá»± án. Những tình huống này rất thường gặp. Những người dày dạn kinh nghiệm trong lÄ©nh vá»±c này có thể chỉ ra má»™t vài dá»± án mà nếu chỉ xét bề ngoài thì có vẻ nhÆ° Ä‘i Ä‘úng hÆ°á»›ng. Và dá»± án Ä‘ó chỉ thất bại ở cuối chặng đường, khi mọi người không dám lên tiếng về những vấn đề họ nhận ra. Nhiều tuần hay nhiều tháng sau, đến cuối dá»± án, những vấn đề này má»›i lá»™ rõ, và lúc Ä‘ó Ä‘ã quá muá»™n để xá»­ lý.

Tất cả những khía cạnh khác nhau liên quan đến dá»± án cÅ©ng nhÆ° việc quản lý dá»± án sẽ được đề cập chi tiết trong ná»™i dung cuốn sách “Quản lý dá»± án lá»›n và nhỏ” này. CÅ©ng nhÆ° những cuốn khác trong bá»™ sách “Cẩm nang kinh doanh Harvard”, cuốn sách này sẽ không giúp bạn trở thành má»™t chuyên gia xuất sắc về quản lý dá»± án. NhÆ°ng vá»›i phần ná»™i dung chi tiết, hÆ°á»›ng dẫn thiết thá»±c kèm theo những minh họa Ä‘iển hình, cuốn sách sẽ giúp những ai Ä‘ang làm công tác quản lý biết cách thá»±c hiện thành công má»™t dá»± án, dù dá»± án ở bất kỳ quy mô và mức Ä‘á»™ phức tạp nào.