Tầm quan trọng của chính sách nhân sự và tập quán kinh doanh trong công ty

Hãy học cách ban hành các chính sách, thủ tục cần thiết cho nhân viên cÅ©ng nhÆ° cho toàn công ty để doanh nghiệp của bạn gặt hái nhiều thành công.

Bạn có thể thắc mắc, tại sao lại cần phải có các chính sách và tập quán kinh doanh trong công ty ? Câu trả lời thật Ä‘Æ¡n giản, bởi vì dÆ°á»›i quyền bạn còn có rất nhiều nhân viên khác nữa.

Bản chất của con người là vậy, ai cÅ©ng muốn tá»± làm theo ý mình và chẳng biết Ä‘âu là Ä‘iểm dừng, ngay cả khi họ Ä‘ang làm việc. Chính vì thế mà bạn cần phải đề ra các ná»™i quy và tập quán kinh doanh tÆ°Æ¡ng ứng vá»›i các chuẩn má»±c hành vi của công ty mình.

Tuy nhiên, má»™t chính sách hiệu quả không chỉ Ä‘Æ¡n giản là đề ra những luật định thông thường, nó còn giúp bạn nhận ra Ä‘âu là tâm tÆ° nguyện vọng của nhân viên.

 

Má»—i người có má»™t tính cách khác nhau, vì thế không có gì lạ khi quan Ä‘iểm của họ khác nhau đối vá»›i các chính sách. Chẳng hạn, má»™t số người  muốn vấn đề nào cÅ©ng cần được quy định thành văn, trong khi số khác không thích có bất kì ná»™i quy nào cả và mọi rắc rối cứ để khi nào phát sinh thì Ä‘em ra phân xá»­. Cả hai thái Ä‘á»™ này đều không Ä‘óng góp tích cá»±c gì cho năng suất công việc. Mà câu trả lời nằm ở sá»± dung hòa, nghÄ©a là phải đề ra má»™t số lượng nhất định các chính sách, tập trung vào mục tiêu trọng yếu nhất, Ä‘ó là nâng cao năng lá»±c làm việc của từng cá nhân.

Bạn cần hiểu được cái cốt lõi của vấn đề, nghÄ©a là cải thiện năng lá»±c làm việc đồng nghÄ©a vá»›i quá trình đề ra chỉ tiêu và hoàn thành nó. Điểm mấu chốt trong kinh doanh không chỉ ở việc bạn đạt được má»™t mục tiêu nào Ä‘ó mà còn ở cách thức bạn đạt được nó nhÆ° thế nào. Và chính cách thức bạn thá»±c hiện má»›i quyết định việc năng lá»±c làm việc có được cải thiện hay không.

Vậy làm thế nào bạn đảm bảo là nhân viên của mình làm việc theo Ä‘úng chỉ tiêu đề ra và họ được trả công xứng Ä‘áng cho những Ä‘óng góp của mình đối vá»›i công ty? Câu trả lời nằm ở cách bạn triển khai các chính sách, trong Ä‘ó có bốn yếu tố quan trọng là vai trò, nguyên tắc, kết quả và công cụ.

Vai trò
Mọi người đều muốn biết mình cÅ©ng nhÆ° những người khác Ä‘óng vai trò nhÆ° thế nào đối vá»›i công ty. Má»™t tập thể làm việc hiệu quả phải phân chia rạch ròi vị trí và nhiệm vụ cho từng thành viên: Mọi cá nhân đều phải ý thức được công việc của mình, biết phải làm việc ra sao và kết quả của mình ảnh hưởng tá»›i những thành viên khác nhÆ° thế nào. Trong kinh doanh, Ä‘iều này đồng nghÄ©a vá»›i việc bạn phải có hồ sÆ¡ rõ ràng về cÆ¡ cấu tổ chức, trong Ä‘ó nêu rõ ai đảm nhiệm chức vụ gì và công việc được phân công nhÆ° thế nào trong công ty.

Cách thức này không chỉ được áp dụng trong phạm vi hẹp của các phòng ban mà còn áp dụng cho cả các dá»± án lá»›n thuá»™c phạm vi toàn công ty hay thậm chí rá»™ng hÆ¡n. Thêm vào Ä‘ó, khái niệm vai trò còn làm căn cứ cho việc hoạch định chỉ tiêu về thành tích của từng cá nhân.

Nguyên tắc
Ban lãnh đạo cÅ©ng nhÆ° toàn thể nhân viên đều phải hiểu rõ cái gì được hay không được chấp thuận trong phạm vi công ty. Má»™t Ä‘iều Ä‘áng tiếc là ngày nay, người lãnh đạo vẫn có thể bị quy trách nhiệm nếu nhân viên của anh ta làm việc sai quy định, đặc biệt là khi việc làm sai phạm Ä‘ó ảnh hưởng xấu đến đồng nghiệp hay khách hàng, cá nhân khác. Vì vậy cần phải có má»™t hệ thống các qui định về chuẩn má»±c hành vi để nếu ai làm thì người Ä‘ó chịu chứ không ảnh hưởng gì tá»›i người khác, đặc biệt là cấp trên của anh ta.

Việc qui định các chuẩn má»±c hành vi sẽ giúp bạn chỉ ra Ä‘âu là giá»›i hạn không được vượt quá của các nguyên tắc. Nếu bạn chỉ đề ra những ná»™i qui lỏng lẻo chung chung và cÅ©ng không phổ biến thành văn bản thì những lá»—i vi phạm do chủ ý xảy ra càng nhiều. Và kết quả của sá»± quy định mập mờ ấy là những tranh cãi không Ä‘áng có.

Hậu quả
Điều quan trọng là bạn phải qui định rõ người nào vi phạm những chuẩn má»±c hành vi sẽ phải chịu hậu quả ra sao. Có thế nhân viên má»›i hiểu được việc mình nên làm cÅ©ng nhÆ° cảnh giác không dám vi phạm. Thêm vào Ä‘ó, việc qui định hậu quả rõ ràng sẽ càng tỏ rõ sá»± không khoan nhượng của bạn đối vá»›i bất kì hành vi sai phạm nào.

Để thiết lập được má»™t hệ thống các chuẩn má»±c cÅ©ng nhÆ° sai phạm và hậu quả, hãy ngồi lại, suy nghÄ© và phân tích xem những hành vi thái quá nào không thể chấp nhận được trong công ty. Bạn cÅ©ng cần lường trÆ°á»›c khả năng phải sa thải nhân viên nếu anh ta có những hành vi quá Ä‘à. TÆ°Æ¡ng tá»±, bạn phải quyết định xem những vấn đề nào cần ká»· luật ngiêm khắc hÆ¡n, và sau Ä‘ó tiến hành các bÆ°á»›c nhằm cụ thể hóa chúng.

Con người ai cÅ©ng phức tạp, vì thế bạn khó mà lường trÆ°á»›c được phản ứng của anh ta. Má»™t số người mắc sai phạm, khi bị xá»­ phạt thì tỏ thái Ä‘á»™ phản ứng gay gắt. NhÆ°ng nói chung thì việc giúp mọi người hoàn thiện bản thân, khắc phục Ä‘iểm yếu luôn là má»™t việc làm Ä‘úng đắn, thể hiện sá»± bao dung và khôn khéo của bạn. Má»™t nhân viên từng trải, nếu hiểu được Ä‘iều Ä‘ó thì sẽ trung thành tận tụy vá»›i bạn, và bạn Ä‘ã không uổng phí công sức rèn luyện anh ta.

Má»™t Ä‘iều dá»… thấy, nhiều cấp trên thường tỏ ra thất vọng về năng lá»±c của má»™t nhân viên nào Ä‘ó cho dù vị cấp trên này không hề biểu lá»™ sá»± kì vọng gì ở anh ta. Nếu nhÆ° bạn không đề ra những chỉ tiêu cụ thể thì sẽ thiếu công bằng khi qui kết trách nhiệm đối vá»›i những người không đạt kết quả nhÆ° bạn mong đợi. Điều này vô cùng quan trọng vì má»™t nhân viên nếu cảm thấy mình không được đối xá»­ công bằng thì sẽ làm cho ra nhẽ và gây khó khăn cho bạn. Nhiều khi, vấn đề không phải ở chá»— nhân viên có thá»±c sá»± bị đối xá»­ thiếu công bằng hay không mà ở chá»— anh ta có cảm thấy là mình bị đối xá»­ thiệt thòi hay không.

Vấn đề còn trở nên rắc rối hÆ¡n khi nhân viên của bạn thiếu trung thá»±c. Nếu bạn hay cấp trên không đề ra chỉ tiêu má»™t cách rõ ràng cho nhân viên, và tÆ°Æ¡ng tá»± bạn cÅ©ng không làm vá»›i những người khác, thì nhân viên họ sẽ tỏ ra thông cảm ngay cả đối vá»›i những người thiếu trung thá»±c. Họ sẽ thắc mắc, “Nếu nhÆ° Ä‘iều Ä‘ó xảy ra vá»›i mình thì sao?”. Vậy để tránh ảnh hưởng tiêu cá»±c từ phản ứng dây chuyền trong số nhân viên của bạn, hãy cho tất cả mọi người cùng biết bạn mong chờ Ä‘iều gì ở họ. Có thế họ má»›i tôn trọng sá»± thẳng thắn và minh bạch của bạn.

Để xây dá»±ng má»™t công ty tầm cỡ, trÆ°á»›c hết bạn phải xây dá»±ng được tập thể nhân viên Ä‘oàn kết và gắn bó. Đề ra các sách lược và ná»™i quy Ä‘úng đắn sẽ cải thiện mối quan hệ qua lại giữa các nhân viên, đồng thời hạn chế tối Ä‘a những trở ngại cá nhân rất dá»… phát sinh nÆ¡i công sở.

Công cụ
Công cụ ở Ä‘ây trả lời cho câu hỏi làm thế nào bạn có thể giúp người lãnh đạo quản lý nhân viên của mình. Khi phải đối mặt vá»›i má»™t vấn đề mang tính cá nhân nào Ä‘ó, họ phải tìm trợ giúp từ những nguồn nào? Vậy thì má»™t cuốn kim chỉ nam về nhân viên hay má»™t cuốn hÆ°á»›ng dẫn đường lối hành Ä‘á»™ng phải chăng là công cụ hữu hiệu? Đúng thế, vấn đề là bạn phải tổ chức cho họ những khóa huấn luyện định kì về ná»™i qui chính sách của công ty, càng Ä‘Æ¡n giản và dá»… hiểu càng tốt, để họ dá»… dàng áp dụng trong từng tình huống cụ thể. Bạn phải chỉ dẫn thật cụ thể cách xá»­ lý tình huống cho các cán bá»™ phòng nhân sá»± hay người đại diện các phòng ban. Và bạn cÅ©ng nên đăng tải các chỉ dẫn hay nguồn thông tin Ä‘ó lên mạng.

Những công cụ nhÆ° thế này không chỉ hạn chế được các vụ tranh chấp rất dá»… xảy ra mà còn tránh lãng phí thời gian giải quyết rắc rối, gây ảnh hưởng tá»›i năng suất làm việc của nhân viên, thay vào Ä‘ó có thời gian tập trung vào những vấn đề quan trọng cấp bách hÆ¡n. Phần lá»›n các chủ doanh nghiệp nhỏ không hề có những công cụ trên và cÅ©ng không biết phải nhờ cậy ai, nên cuối cùng họ phải tìm đến luật sÆ° hay chuyên viên tÆ° vấn nhân sá»± để giải quyết. Má»™t số khác lại thuê các hãng chuyên Ä‘ào tạo nhân lá»±c nhÆ° Administaff, hãng này sẽ cung cấp má»™t dịch vụ trọn gói theo Ä‘ó lập ra hẳn má»™t ban phụ trách nhân lá»±c cho công ty.

Dù thế nào thì chiếc chìa khóa dẫn tá»›i thành công chính là, hãy dành thời gian để thiết lập má»™t thể chế, tập quán kinh doanh cho toàn công ty, chứ đừng để đến khi có nhu cầu rồi má»›i bắt tay vào làm. Đó là má»™t sá»± đầu tÆ° hiệu quả, vừa giúp bạn nâng cao năng suất lao Ä‘á»™ng lại hạn chế tối Ä‘a tranh chấp cãi vã. Nếu biết cách, bạn sẽ rất thành công vá»›i chiến lược dùng người hiệu quả này.