Giải quyết tốt công việc hàng ngày

Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu Ä‘ang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng má»™t lúc nhiều công việc và Ä‘ang hoang mang không biết bắt đầu từ Ä‘âu?

Bài viết sau Ä‘ây cho bạn những lời khuyên giúp giải quyết công việc hàng ngày má»™t cách hiệu quả và vá»›i má»™t tâm trạng bình tÄ©nh hÆ¡n. Những lời khuyên này chủ yếu dành cho các bạn Ä‘ang Ä‘i làm nhÆ°ng các bạn sinh viên hay các bạn ná»™i trợ cÅ©ng có thể áp dụng trong công việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình.

TrÆ°á»›c khi bắt tay vào giải quyết công việc
Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu má»™t ngày làm việc má»›i, việc đầu tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình.

 

Ghi ra cụ thể những công việc cần làm sẽ giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mÆ¡ hồ) về khối lượng công việc cần làm trong ngày từ Ä‘ó sẽ giúp bạn bình tÄ©nh hÆ¡n để giải quyết công việc và (2) tránh được việc quên hay bỏ sót công việc.

Lời khuyên 2: Tách công việc lá»›n và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và dá»… thá»±c hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi má»™t cách cụ thể các công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung nhÆ°: “Làm việc vá»›i tất cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc vá»›i khách hàng A”, “2. Làm việc vá»›i khách hàng B”.

Nếu phải giải quyết má»™t công việc lá»›n và phức tạp thì bạn nên chia công việc Ä‘ó ra thành nhiều công việc nhỏ và dá»… thá»±c hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết má»™t báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau Ä‘ây để dá»… thá»±c hiện:

1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi lại những Ä‘iểm cần lÆ°u ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

2. Gặp và thảo luận vá»›i giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.

Trong má»—i công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công việc nhỏ hÆ¡n. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần ná»™i dung và (3) viết phần kết luận.
Bắt đầu công việc từ Ä‘âu?

Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dá»…

Nhiều người bắt đầu má»™t ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công việc khó này.

Trí óc của chúng ta cÅ©ng nhÆ° má»™t cá»— máy, nó thường bắt đầu má»™t cách ì ạch và chỉ được “khởi Ä‘á»™ng” hay “hâm nóng” lại sau má»™t khoảng thời gian làm việc. NhÆ° vậy, để khởi Ä‘á»™ng bạn nên bắt đầu từ công việc dá»… và chuyển dần sang những công việc khó.

NhÆ° vậy, khi trí óc bạn Ä‘ã Ä‘i vào guồng máy hoạt Ä‘á»™ng trÆ¡n tru thì cÅ©ng chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.

Má»™t lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dá»… đến khó là sau khi hoàn thành những công việc dá»… bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tá»± tin và sá»± phấn khởi làm việc trong bạn.

Và vá»›i sá»± tá»± tin và phấn chấn được tích lÅ©y dần trong khi bạn làm những công việc dá»…, bạn sẽ cảm thấy dá»… dàng hÆ¡n khi giải quyết công việc khó.

Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trÆ°á»›c. Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi Ä‘iện cho ai Ä‘ó thông báo về má»™t việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi Ä‘iện ngay trÆ°á»›c khi làm các việc khác.

Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trÆ°á»›c là nó sẽ mang lại cho bạn sá»± bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về má»™t công việc khẩn cấp chÆ°a giải quyết.

Trong khi giải quyết công việc
Lời khuyên 5: Giải quyết dứt Ä‘iểm từng công việc

Tại má»™t thời Ä‘iểm bạn nên tập trung vào giải quyết má»™t và chỉ má»™t công việc mà thôi. Hãy dành toàn bá»™ sá»± tập trung cho công việc bạn Ä‘ang giải quyết và tạm thời quên Ä‘i các công việc khác.

Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn từng bÆ°á»›c, từng bÆ°á»›c hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt Ä‘iểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hÆ¡n và tá»± tin hÆ¡n sau khi hoàn thành má»—i công việc. Càng để dở dang nhiều công việc chÆ°a hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn Ä‘iều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Tất nhiên, nếu vì má»™t lý do nào Ä‘ó bạn không thể hoàn thành dứt Ä‘iểm má»™t công việc (ví dụ chÆ°a có đủ dữ liệu hoàn thành má»™t báo cáo), thì bạn có thể giải quyết má»™t công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc Ä‘ó khi có Ä‘iều kiện.

Sau khi giải quyết xong công việc
Lời khuyên 6: Hãy tá»± thưởng cho mình sau khi hoàn thành má»—i công việc

Sau khi hoàn thành má»—i công việc nho nhỏ bạn nên tá»± thưởng cho mình dÆ°á»›i má»™t hình thức nào Ä‘ó.

Bạn có thể Ä‘i uống má»™t tách trà hay nghe má»™t bản nhạc trÆ°á»›c khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả má»™t Ä‘Ä©a nhạc rồi má»›i quay lại làm việc :-). Lợi ích của việc làm này là bạn tá»± tạo ra má»™t Ä‘á»™ng lá»±c cho bản thân để phấn đấu hoàn thành công việc.

Sau khi hoàn thành má»™t công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch Ä‘i công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc của mình. Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn thành”. Má»—i lần làm nhÆ° vậy tôi cảm thấy má»™t niềm hạnh phúc mênh mông.

Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong danh sách công việc nhÆ° vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn thành tất cả công việc trong ngày. Bạn cÅ©ng có thể làm nhÆ° vậy phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng ngày má»™t cách hiệu quả.