Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài để nâng cao hiệu quả kinh doanh

Sá»­ dụng nguồn nhân lá»±c bên ngoài (outsourcing) Ä‘ang trở thành má»™t thá»±c tế phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Các cuá»™c Ä‘iều tra và nghiên cứu khác nhau Ä‘ã cùng Ä‘i đến má»™t kết luận rằng, có tá»›i hÆ¡n 80% công ty dá»± kiến sẽ sá»­ dụng nguồn lá»±c này trong thời gian sắp tá»›i hoặc sẽ Ä‘Æ°a việc này vào kế hoạch trung hạn của doanh nghiệp.

Ở doanh nghiệp nào cÅ©ng vậy, không phải tất cả các bá»™ phận, phòng ban đều mang lại lợi nhuận, tuy nhiên tất cả các bá»™ phận đều tạo nên chi phí, ít nhất cÅ©ng là lÆ°Æ¡ng cho nhân viên. NhÆ° vậy về lý thuyết, chúng ta có thể tách riêng ra thành những bá»™ phận sinh lợi tiềm năng (tức là bá»™ phận có doanh thu vượt mức chi phí) và những phòng ban làm thâm hụt ngân sách (không mang lại thu nhập, nhÆ°ng lại cần thiết để duy trì hoạt Ä‘á»™ng của công ty). Chúng ta sẽ gọi những bá»™ phận sinh lợi tiềm năng là “trung tâm lợi nhuận”, còn bá»™ phận kia là “trung tâm chi phí”.

 

Thông thường, “trung tâm chi phí” bao gồm: bá»™ phận quản trị kinh doanh, bảo vệ, bá»™ phận tiếp thị, phòng kế toán, bá»™ phận công nghệ thông tin…; còn “trung tâm lợi nhuận” sẽ gồm có bá»™ phận bán hàng, bá»™ phận sản xuất hay cung cấp dịch vụ…

Nếu các trung tâm lợi nhuận thường được xác định bởi chức năng, nhiệm vụ và chiến lược của công ty, thì các “trung tâm chi phí” lại hình thành theo mức Ä‘á»™ cần thiết. Trên thá»±c tế thật khó hình dung chức năng của má»™t công ty dÆ°á»›i dạng “Trở thành công ty tÆ° vấn hàng đầu vá»›i phòng hành chính – quản trị hạng nhất”, mặc dù bất kỳ công ty nào cÅ©ng đều muốn có má»™t phòng ban nhÆ° thế.

Đối vá»›i doanh nghiệp, trung tâm lợi nhuận là bá»™ phận cần được chăm sóc nhiều hÆ¡n cả vá»›i mục tiêu biến nó trở thành trung tâm lợi nhuận tốt nhất, Ä‘em lại doanh thu cao nhất trên thị trường. Do Ä‘ó, việc Ä‘Æ°a trung tâm này ra bên ngoài sẽ mâu thuẫn và Ä‘i ngược lại vá»›i chức năng, nhiệm vụ của công ty. NhÆ° vậy, chỉ còn lại trung tâm chi phí có thể được xem xét để “gá»­i gắm” cho các Ä‘Æ¡n vị dịch vụ outsourcing.

Tuy nhiên, ở Ä‘ây có má»™t Ä‘iều kiện: outsourcing chỉ khả thi, khi nó không chỉ cho phép giảm chi phí để duy trì bá»™ phận này, mà còn phải giữ vững hoặc cải thiện các chỉ số chủ yếu của những bá»™ phận Ä‘ó nhÆ°: chất lượng, nhiệm vụ thi hành, tính hiệu quả của công việc, đảm bảo mức Ä‘á»™ bí mật cần thiết… Các chỉ số này có thể thay đổi phụ thuá»™c vào từng lÄ©nh vá»±c kinh doanh cụ thể.

Quản lý rủi ro
Nhiều công ty lo ngại rằng nếu sá»­ dụng nguồn lá»±c bên ngoài, họ thể phải đối mặt vá»›i nguy cÆ¡ bị lá»™ bí mật kinh doanh. Trong những trường hợp này, bạn cần phải Ä‘ánh giá những thiệt hại tài chính gắn liền vá»›i việc rò rỉ thông tin. Nếu sá»± thiệt hại không đẩy hoạt Ä‘á»™ng của công ty vào trạng thái khủng hoảng, thì bạn chỉ cần dá»± liệu và Ä‘ánh giá xác suất xảy ra việc thất thoát thông tin.

Bạn cần phải xem xét khả năng rò rỉ thông tin và quy mô thiệt hại trong hệ số Ä‘iều chỉnh, sau Ä‘ó nhân hệ số này vá»›i giá trị dịnh vụ outsourcing. NhÆ° vậy, bạn sẽ có được giá trị của dịnh vụ Ä‘ã tính đến rủi ro để so sánh vá»›i giá trị thá»±c hiện dịch vụ của các nhân viên biên chế trong công ty bạn.

Chúng ta biết rằng danh tiếng là thứ tài sản quan trọng nhất đối vá»›i những công ty cung cấp dịch vụ chuyên ngành và các công ty outsourcing cÅ©ng không phải là ngoại lệ. Vì thế, để giải quyết các vấn đề có khả năng rủi ro cao, bạn nên chọn công ty có đẳng cấp và uy tín trên thị trường, còn đối vá»›i những vấn đề có rủi ro không Ä‘áng kể, bạn có thể sá»­ dụng dịch vụ của những công ty nhỏ hÆ¡n để tiết kiệm chi phí.

Chất lượng công việc thá»±c hiện cÅ©ng liên quan đến thâm niên của công ty outscourcing, tuy ở mức thấp hÆ¡n so vá»›i rủi ro, vì quyền lợi vật chất của các công ty được gắn liền vá»›i việc hoàn thành tốt nhất các Ä‘Æ¡n đặt hàng và duy trì mối hợp tác Ä‘ôi bên cùng có lợi.

Khi kết quả thá»±c hiện công việc không Ä‘áp ứng được yêu cầu của khách hàng, nếu trong hợp đồng không có quy định khác, thì công ty outsourcing sẽ phải chịu các chi phí để khắc phục các thiếu sót. Trong trường hợp nhiệm vụ được chính nhân viên của bạn tiến hành, việc sá»­a chữa này sẽ cần đến những khoản ngân sách bổ sung làm kéo theo nhiều chi phí phát sinh.

Ngoài ra, hợp đồng thuê dịch vụ của các công ty outsourcing còn cho phép bạn loại trừ những ảnh hưởng của “nhân tố cá nhân” đối vá»›i thời hạn hoàn thành công việc, bởi vì ngay cả những nhân viên tích cá»±c, có trách nhiệm nhất cÅ©ng có thể bị ốm hoặc Ä‘Æ¡n giản là bị thu hút vào những việc khác gấp rút và quan trọng hÆ¡n.

Sá»± lá»±a chọn có lợi cho outsourcing
Sau khi Ä‘ánh giá những rủi ro liên quan trÆ°á»›c hết đến khả năng rò rỉ thông tin, bạn cần Ä‘Æ°a ra má»™t số quyết định mang tính nguyên tắc về khả năng sá»­ dụng outsourcing cho má»™t công việc cụ thể nào Ä‘ó, đồng thời cân nhắc xem nên sá»­ dụng outsourcing thường xuyên hay chỉ là tạm thời.

Nếu bạn tin rằng mình Ä‘ang cần đến outsourcing, bạn hãy Ä‘ánh giá những chi phí cần thiết trong từng trường hợp cụ thể, từ Ä‘ó so sánh xem việc sá»­ dụng outsourcing có thá»±c sá»± có lợi hÆ¡n sá»­ dụng nhân viên của bạn không.

Công thức dÆ°á»›i Ä‘ây cho phép bạn so sánh chi phí cho nhân viên và chi phí cho những Ä‘Æ¡n vị dịch vụ bên ngoài:

D = X*(Z+K)/T-A*Kp

Trong Ä‘ó:
X- chi phí lao Ä‘á»™ng dá»± kiến cho má»—i giờ
Z- mức tiền lÆ°Æ¡ng hàng tháng
K- mức chi phí gián tiếp cho nhân viên (trợ cấp xã há»™i, y tế …)
T- lượng thời gian làm việc trong tháng, thường bằng 176 giờ
A- giá cả dịch vụ outsourcing
Kp- hệ số rủi ro

Nếu bạn giao cho công ty dịch vụ không phải má»™t phần, mà là toàn bá»™ khối lượng công việc của nhân viên, thì công thức trên được Ä‘Æ¡n giản hoá thành: D=(Z+K)-A*Kp. Nếu D>0 thì việc sá»­ dụng dịch vụ outsourcing sẽ có lợi hÆ¡n so vá»›i sá»­ dụng nhân viên chính thức.

Trên thá»±c tế, khối lượng công việc giao cho outsourcing có thể thay đổi theo thời gian, thường là theo chiều hÆ°á»›ng tăng. Điều này dẫn tá»›i việc gia tăng giá trị của dịch vụ, tuy nhiên, khi khối lượng công việc càng nhiều, giá dịch vụ cho từng đầu việc Ä‘Æ¡n lẻ sẽ càng giảm xuống, và bạn sẽ càng được lợi nhiều hÆ¡n.

Tóm lại, có thể nói rằng cắt giảm chi phí luôn là má»™t vÅ© khí hữu hiệu để doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận. Ở Ä‘ây, outsourcing không chỉ giúp các công ty hạ thấp chi phí, mà còn sá»­ dụng nhiều công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý hiện đại trong các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh, cho phép các công ty nhỏ giải quyết những nhiệm vụ lá»›n hÆ¡n và phát triển nhanh hÆ¡n.