Giới thiệu về benchmarking

Benchmarking là má»™t phÆ°Æ¡ng pháp mang tính liên tục dùng để Ä‘ánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành. PhÆ°Æ¡ng pháp này cÅ©ng được định nghÄ©a nhÆ° là má»™t phÆ°Æ¡ng pháp “tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thá»±c tiá»…n giúp cho doanh nghiệp hoạt Ä‘á»™ng tốt hÆ¡n trong ngành”.

Không giống nhÆ° các phÆ°Æ¡ng pháp phân tích cạnh tranh trÆ°á»›c kia tập trung vào má»™t ngành riêng biệt và xác định “Ä‘iểm chuẩn” của ngành, benchmarking có thể so sánh được các phÆ°Æ¡ng thức kinh doanh tÆ°Æ¡ng tá»± nhau mà không cần xem liệu sản phẩm đầu ra các khác nhau hay hoặc đầu ra khó tính toán. Điều này đặc biệt thích hợp khi so sánh việc cung cấp dịch vụ IS/IT do việc so sánh tuyệt đối chính xác khó thá»±c hiện được..

 

Tại sao benchmarking lại quan trọng?

Chính phủ muốn phát triển các dịch vụ công cá»™ng hiện đại, có chất lượng cao, hiệu quả và tập trung vào khách hàng. Các tổ chức giống nhÆ° tổ chức của bạn sẽ được yêu cầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và các tiêu chuẩn dịch vụ hÆ¡n là chỉ Ä‘Æ¡n giản tập trung vào các hoạt Ä‘á»™ng và phÆ°Æ¡ng pháp kinh doanh của họ, do vậy, bạn cÅ©ng sẽ cần phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ cho Ä‘áng vá»›i số tiền người mua bỏ ra .

Bạn cần phải biết rằng tổ chức của bạn Ä‘ang hoạt Ä‘á»™ng tốt ở mức nào so vá»›i những tổ chức khác, bạn cÅ©ng cần biết nÆ¡i nào Ä‘áng bỏ thời gian và tiền bạc ra để cải tiến. Có má»™t vài lợi thế lá»›n khi sá»­ dụng phÆ°Æ¡ng pháp cấu trúc nhÆ° benchmarking khi tìm kiếm các cÆ¡ há»™i để cải thiện dịch vụ và/hoặc giảm chi phí vì có hiệu quả.

Đối vá»›i các dá»± án xây dá»±ng, benchmarking là má»™t bá»™ phận quan trọng của “Achieving Exellence initiative” theo Ä‘ó, các tổ chức là khách hàng phải so sánh việc quản lý các dá»± án xây dá»±ng vá»›i những gì mà các tổ chức khác Ä‘ã đạt được.

Những lợi ích tiềm tàng

Các tổ chức sá»­ dụng phÆ°Æ¡ng pháp benchmarking thành công cho biết phÆ°Æ¡ng pháp này sẽ thu lại lợi ích ít nhất là gấp mười lần chi phí bỏ ra. Benchmarking có thể được sá»­ dụng để giúp cho tổ chức xác định những quy trình nào cần phải hoàn thiện – nghÄ©a là chúng ta phải đặt mục tiêu đạt được mức tối Æ°u trong những mặt nào. PhÆ°Æ¡ng pháp này cÅ©ng có thể giúp cho việc xây dá»±ng mục tiêu – nghÄ©a là khoảng cách giữa quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức của bạn và thá»±c tiá»…n hoạt Ä‘á»™ng tối Æ°u so vá»›i các tổ chức khác là gì? Nó cÅ©ng có thể trợ giúp khi sá»­ dụng kết hợp vá»›i má»™t số phÆ°Æ¡ng thức cải thiện tình hình hoạt Ä‘á»™ng nhÆ° phân tích kinh doanh và thiết kế lại quy trình kinh doanh.

Những ai liên quan đến benchmarking?

Trong má»™t tổ chức, có 3 bên liên quan đến benchmarking:

– Bá»™ phận kinh doanh – có nghÄ©a là giám đốc phụ trách kinh doanh chịu trách nhiệm tìm ra các dịch vụ để Ä‘áp ứng được các mục tiêu kinh doanh. Mối quan tâm của khách hàng trong benchmarking sẽ là: “ Tôi có thể cải thiện tình hình hoạt Ä‘á»™ng trong việc mua các dịch vụ và kiểm soát các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời há»— trợ hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh thông qua những dịch vụ của tổ chức”

– Những người sá»­ dụng cuối cùng bên ngoài nhÆ° công chúng – nghÄ©a là, bất kỳ ai sá»­ dụng các dịch vụ của tổ chức để tiếp cận thông tin hoặc tiến hành các giao dịch vá»›i chính phủ. Mối quan của họ (thông qua các cÆ¡ quan đại diện cho người sá»­ dụng) trong benchmarking sẽ là: ”Các dịch vụ có thể được cải thiện nhÆ° thế nào để Ä‘áp ứng nhu cầu của chúng tôi?” (Bá»™ phận Performance and Innovation có cung cấp những báo cáo nghiên cứu về sá»± am hiểu của công chúng trong lÄ©nh vá»±c cung cấp dịch vụ Ä‘iện tá»­, xem thêm báo cáo của Văn phòng Chính phủ “The View from the Queue”)

– Các nhà cung cấp dịch vụ, cung cấp các dịch vụ theo thoả thuận cung cấp dịch vụ do khách hàng thÆ°Æ¡ng lượng và kiểm soát. Mối quan tâm của nhà cung cấp trong benchmarking sẽ là: ” Chúng ta sẽ cải tiến phÆ°Æ¡ng pháp cung cấp dch vụ nhÆ° thế nào để Ä‘áp ứng yêu cầu của khách hàng và dịch vụ nào có hiệu quả về chi phí cÅ©ng nhÆ° được cung cấp kịp thời?”.

Các cấp Ä‘á»™ áp dụng benchmarking

Benchmarking có thể được áp dụng tại 3 cấp Ä‘á»™ sau:

– Cấp Ä‘á»™ hoạt Ä‘á»™ng – áp dụng trong từng Ä‘Æ¡n vị kinh doanh riêng lẻ (ví dụ, benchmarking sá»± tham gia của người sá»­ dụng trong các dá»± án)

– Cấp Ä‘á»™ chức năng – có thể xem xét toàn bá»™ tổ chức (ví dụ, quá trình cung cấp và quản lý hợp đồng). Áp dụng benchmarking ở cấp Ä‘á»™ này sẽ giúp ích cho tất cả các bá»™ phận trong tổ chức

– Cấp Ä‘á»™ chiến lược – có ảnh hưởng tá»›i hệ thống và quá trình thá»±c hiện việc lập kế hoạch chiến lược của má»™t tổ chức (ví dụ, khuyến khích nguồn sở hữu/tài trợ cho chiến lược, các chính sách quản trị và kỹ thuật). Benchmarking chiến lược không phải là má»™t “thắng lợi nhanh chóng” nhÆ°ng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích lá»›n trong dài hạn, thường là thông qua má»™t quá trình thay đổi triệt để.

Tìm kiếm những kinh nghiệm thá»±c tế phù hợp nhất vá»›i tổ chức của bạn

Những nguồn tài liệu về những kinh nghiệm thá»±c tiá»…n tốt nhất Ä‘ã được công bố là má»™t tài liệu có giá trị để phát triển những kinh nghiệm tối Æ°u trong ná»™i bá»™ tổ chức của bạn, giúp bạn hoàn thiện thông qua những kinh nghiệm của tổ chức khác. Ví dụ, Ä‘ánh giá về việc mua các dịch vụ giá trị thấp của NAO xác định những lợi ích và chi phí phù hợp của quá trình cung cấp dịch vụ Ä‘ã được cải tiến. LÆ°u ý rằng, những tiêu chuẩn Ä‘ánh giá cÆ¡ bản về sá»± cải thiện là những tiêu chuẩn Ä‘ánh giá về kinh doanh. Bạn nên áp dụng những ý tưởng về Mục tiêu/Câu hỏi/… để Ä‘ánh giá liệu phạm vi cải tiến của tổ chức khác có phù hợp vá»›i tổ chức của bạn không – tổ chức Ä‘ó có những mục tiêu giống tổ chức của bạn và có thể so sánh tÆ°Æ¡ng Ä‘Æ°Æ¡ng không? Nếu có, quá trình cải thiện của họ Ä‘áng để bạn quan tâm đến.

Xác định Ä‘iều gì là qua trọng đối vá»›i bạn để thá»±c hiện benchmarking

Những lÄ©nh vá»±c hoạt Ä‘á»™ng nào mà bạn thá»±c sá»± có Æ°u thế để thành công, benchmarking phải được áp dụng vào lÄ©nh vá»±c Ä‘ó. Trong lÄ©nh vá»±c cung cấp dịch vụ, những lÄ©nh vá»±c sau Ä‘ây thích hợp để hoàn thiện:

– Mối quan hệ giữa nhà cung cấp vá»›i người sá»­ dụng dịch vụ
– Mối quan hệ giữa tổ chức vá»›i khách hàng và những người góp vốn của những doanh nghiệp há»— trợ dịch vụ khác.
– Những lÄ©nh vá»±c mang lại lợi ích kinh doanh lá»›n nhất
– Những lÄ©nh vá»±c có chi phí lá»›n nhất

Xem xét những tổ chức khác Ä‘ang hoạt Ä‘á»™ng tốt
Bạn sẽ cần phải:
– Có má»™t cái nhìn từ phía ngoài. Kết hợp giữa tin tức kinh doanh và tình hình hoạt Ä‘á»™ng bên trong để Ä‘Æ°a ra những kết luận về cách cải tổ lại nguồn lá»±c và quy trình trong ná»™i bá»™ tổ chức để bằng và vượt trá»™i hÆ¡n những tổ chức khác
– Tìm kiếm những kinh nghiệm thá»±c tế tốt hÆ¡n
– So sánh cách thức hoạt Ä‘á»™ng chứ không phải so sánh về sản phẩm đầu ra. Sá»± so sánh các tổ chức trong cùng má»™t lÄ©nh vá»±c không giống nhÆ° xác định những cải tiến Ä‘áng kể Ä‘ã thá»±c hiện ở Ä‘âu Ä‘ó hay có những phá lệ trong ngành.

Thu được hiệu quả từ việc cung cấp dịch vụ

Để Ä‘ánh giá được hiệu quả từ những thoả thuận cung cấp dịch vụ, bạn phải trả lời được những câu hỏi sau:

– Những chi phí dành cho dịch vụ kinh doanh có được sá»­ dụng theo cách hiệu quả nhất trong hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh của tổ chức không?

– Tổ chức có tận dụng được lợi thế từ nguồn lá»±c của mình bằng các lá»±a chọn nhà cung cấp và hoạt Ä‘á»™ng vá»›i tÆ° cách là khách hàng và người sá»­ dụng dịch vụ

Quá trình thá»±c hiện

Benchmarking bao gồm má»™t số bÆ°á»›c tuần tá»± theo logic mà má»™t tổ chức phải trải qua để đạt được những bÆ°á»›c cải thiện tiếp theo trong những lÄ©nh vá»±c chủ chốt của mình. Nó liên quan đến việc sá»­ dụng những mô hình tham khảo nhÆ° là Ä‘iểm bắt đầu ví dụ nhÆ° những Ä‘ánh giá về quy trình do OGC cung cấp nhằm xác định xem cần phải hoàn thiện ở mặt nào. Bạn sẽ cần phải:

– Tạo Ä‘iều kiện thuận lợi cho sá»± thay đổi
– Yêu cầu sá»± há»— trợ của quản trị cao cấp

– Có sá»± tham gia của những người chủ sở hữu. Sá»± tham gia của họ sẽ khiến họ, những người bị ảnh hưởng ngay do những thay đổi cần phải có để cải thiện tình hình hoạt Ä‘á»™ng, chấp nhận và bỏ tiền vào thá»±c hiện benchmarking.

– Thành lập má»™t nhóm thá»±c hiện benchmarking. Khi phong cách văn hoá benchmarking Ä‘ã được khÆ¡i dậy, mọi người sẽ áp dụng phÆ°Æ¡ng pháp Ä‘ó nhÆ° là má»™t cách thông thường để kiểm soát công việc của họ.

– Thu được các kỹ năng. Những người thá»±c hiện benmarking cần được hÆ°á»›ng dẫn và Ä‘ào tạo. Má»™t người hÆ°á»›ng dẫn có kinh nghiệm trong công ty hay má»™t nhà tÆ° vấn từ bên ngoài vào có thể sẽ được yêu cầu phải đảm bảo về mặt kỹ thuật và khuyến khích tận dụng những mô hình tham khảo.

PhÆ°Æ¡ng pháp này có thể được áp dụng ở nhiều cấp Ä‘á»™ khác nhau từ việc so sánh trung thá»±c trong ná»™i bá»™ công ty cho đến việc tìm kiếm kinh nghiệm thá»±c tiá»…n tối Æ°u trên toàn ngành. PhÆ°Æ¡ng pháp này bao gồm 4 bÆ°á»›c cÆ¡ bản: lập kế hoạch, phân tích, hành Ä‘á»™ng và Ä‘ánh giá lại

Lập kế hoạch

BÆ°á»›c này gồm:
– Lá»±a chọn quy trình hoặc chức năng kinh doanh tổng quát cần Ä‘ánh giá làm chuẩn (ví dụ nhÆ° lập kế hoạch chiến lược).
– Xác định hoạt Ä‘á»™ng cần Ä‘ánh giá chuẩn trong quy trình trên (nhÆ° tài trợ kinh doanh)
– Xác định nguồn lá»±c cần thiết để nghiên cứu
– Xác nhận lại phÆ°Æ¡ng pháp Ä‘ánh giá hay các chỉ số chính để Ä‘ánh giá tình hình hoạt Ä‘á»™ng trong quá trình thá»±c hiện.
– Ghi lại chi tiết phÆ°Æ¡ng pháp hiện tại Ä‘ang Ä‘ang sá»­ dụng để tiến hành hoạt Ä‘á»™ng
– Xác định những mô hình tham khảo hợp lý nhÆ° là Ä‘iểm khởi đầu quá trình Ä‘ánh giá, bạn cÅ©ng có thể thấy các nhà cung cấp thông tin mật là hữu ich (OGC cung cấp dịch vụ thu thập tin thức bí mật trong thÆ°Æ¡ng mại).

Phân tích

BÆ°á»›c này bao gồm:
– Thu thập thông tinh để xác định mức Ä‘á»™ cải tiến
– So sánh quá trình hiện tai vá»›i những mô hình tham khảo thích hợp để xác định sá»± khác biệt và và những đổi má»›i.
– Đồng ý vá»›i các mục tiêu cải tiến mà những mục tiêu này được kỳ vọng là kết quả của việc áp dụng phÆ°Æ¡ng pháp má»›i để kinh doanh.

Hành Ä‘á»™ng

BÆ°á»›c này bao gồm:
– Thông báo kết quả nghiên cứu tá»›i những bá»™ phận có liên quan trong tổ chức
– Lập kế hoạch hoàn thành công việc cải tiến
– Thá»±c hiện kế hoạch cải tiến, giám sát quá trình và xem xét lại khi cần thiết

Đánh giá lại

BÆ°á»›c này bao gồm:
– Đánh giá lại tình hình hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh sau khi các bÆ°á»›c thay đổi Ä‘ã được thá»±c hiện
– Tìm ra và sá»­a chữa bất kỳ vấn đề gì có thể khiến cho tổ chức không đạt được mục tiêu của mình
– Thông báo kết quả của sá»± thay đổi Ä‘ã được thá»±c hiện tá»›i tổ chức
– Cân nhắc lại quá trình thá»±chiện benchmarking để tiếp tục quá trình cải tiến

Thá»±c hiện benchmarking má»™t cách liên tục chứ không phải chỉ sá»­ dụng má»™t lần

Hầu hết các tổ chức sẽ không tìm thấy được má»™t kinh nghiệm tối Æ°u trong thá»±c tiá»…n ngay ná»— lá»±c lần đầu tiên, mà quá trình này sẽ cần phải được thá»­ vài lần để xác định được chuẩn má»±c tối Æ°u. Điều quan trọng là má»—i lần bạn thá»±c hiện phÆ°Æ¡ng pháp benchmarking thì nó sẽ là những phản ứng trÆ°á»›c những bài học bạn thu được từ những bài tập trÆ°á»›c Ä‘ây và có tính đển bất kỳ thay đổi tiếp theo trong môi trường kinh doanh. PhÆ°Æ¡ng pháp của bạn không được cứng nhắc mà Ä‘úng ra nó sẽ được thay đổi theo thời gian

Bạn sẽ cần phải:

– Áp dụng phÆ°Æ¡ng pháp benchmarking nhÆ° là má»™t phÆ°Æ¡ng pháp luôn thay đổi
– Đảm bảo rằng benchmark Ä‘ánh giá được những hoạt Ä‘á»™ng hiện tại Ä‘ang là những hoạt Ä‘á»™ng Æ°u tiên.