7 điều các CIO nên biết về telecommuting

 

Làm việc từ xa hay Telecommuting mang đến cho các nhân viên sá»± linh hoạt và khoảng yên lặng cần thiết để tối Æ°u hóa năng suất lao Ä‘á»™ng của họ. Cá»™ng thêm vào Ä‘ó, loại hình lao Ä‘á»™ng này còn cho phép có thể tiết kiệm được các chi phí  khác. Đối vá»›i các chuyên gia CNTT thì telecommuting là má»™t cách sống và làm việc hữu hiệu nhất.

 

Mặc dù vậy, cách làm việc tại nhà không phải lúc nào cÅ©ng dá»… dàng cho các nhân viên. Vá»›i telecommuting, những há»— trợ để thá»±c hiện cho cách làm việc này phải thỏa mãn má»™t số vấn đề, đầu tiên Ä‘ó là các nhân viên cần phải tá»± phải có Ä‘á»™ng cÆ¡, tiếp Ä‘ó là cần sá»± há»— trợ mạnh của công nghệ (chẳng hạn nhÆ° kết nối Internet tốc Ä‘á»™ cao và VPN), xác định rõ ràng công việc có thể được thá»±c hiện từ xa. Bên cạnh Ä‘ó cÅ©ng cần phải bảo đảm cho các nhân viên làm việc từ xa của họ cảm thấy thích thú nhÆ° má»™t phần của các nhóm nhân viên làm việc tại văn phòng, kết hợp vá»›i những người làm ở xa vào các luồng công việc và tính toán năng xuất lao Ä‘á»™ng dá»±a trên kết quả thay cho những dấu hiệu ảo.

 

Đôi khi các thành phần ban quản lý CNTT không hiểu hết được những vấn đề chính có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của các nhóm. Họ có thể tạo ra các lá»—i làm cho người làm của họ cảm thấy buồn phiền và gây kém năng suất hay tốn nhiều chi phí mặc dù Ä‘ã dốc toàn tâm sức vào công việc chung của công ty. Nếu muốn triển khai được cách làm việc từ xa, bạn phải có má»™t Ä‘á»™i các chuyên gia về công nghệ Ä‘á»™c lập để có thể tá»± thá»±c hiện công việc của họ má»™t cách hiệu quả; nếu không bạn sẽ tạo ra khoảng cách, mối bất đồng, sá»± ngờ vá»±c và sá»± lá»™n xá»™n trong luồng công việc.

 

Bạn có cách để không phải lặp lại những lá»—i của người khác. Trong bài báo này, quản trị mạng chúng tôi sẽ giá»›i thiệu cho các bạn má»™t số vấn đề mà những nhân viên CNTT làm việc từ xa chia sẻ về những Æ°u Ä‘iểm của telecommuting mang lại cho doanh nghiệp, bên cạnh Ä‘ó là các quá trình giúp các nhân viên làm việc từ xa tÆ°Æ¡ng tác vá»›i các thành viên của nhóm khác, và má»™t số vấn đề cần tránh. Đây là những gì mà nhân viên của bạn muốn tin tưởng bạn biết về telecommuting.

 

Những người làm việc từ xa cÅ©ng cần đến những kỹ năng về công nghệ đặc biệt để làm việc tại nhà. Trong má»™t bài viết khác chúng tôi sẽ giá»›i thiệu cho các bạn về má»™t số kỹ năng đặc biệt mà những người làm việc từ xa cần phải có.

 

1. Telecommuting tiết kiệm được nhiều chi phí, Ä‘ó là má»™t sá»± thật

 

Nhiều công ty có khả năng lợi dụng nguồn tài chính theo má»™t số cách từ việc há»— trợ cho người làm việc từ xa. Đầu tiên, vá»›i má»™t số lượng ít người làm việc tại văn phòng chính của công ty sẽ tiết kiệm cho công ty nhiều kinh phí đắt đỏ về việc thuê mÆ°á»›n văn phòng, đồ đạc trang bị và sá»± bảo trì những tiện nghi Ä‘ó.

 

Thứ hai, các công ty có thể thuê các nhân viên làm việc từ xa rá»™ng khắp, tính theo góc Ä‘á»™ địa lý. Họ có thể thuê những nhân viên có chất lượng mà không cần quan tâm đến vị trí địa lý. Cho ví dụ, má»™t công ty ở vùng vịnh San Francisco có thể tìm kiếm má»™t lập trình viên hàng đầu để làm việc từ xa từ Oklahoma để giảm được Ä‘áng kể tiền trả cho các chuyên gia phát triển gần Ä‘ó bởi tiền thuê nhà quá cao.

 

Những Æ°a Ä‘iểm ở Ä‘ây còn phải kể đến Ä‘ó là sá»± tham gia của những công dân bị tàn tật, 70% trong số người này không có công ăn việc làm, lý do chính là thiếu phÆ°Æ¡ng tiện giao thông thích hợp vá»›i họ để đến nÆ¡i làm việc, đặc biệt trong những vùng nông thôn. Làm việc từ các văn phòng ở nhà được trang bị đủ công nghệ tiên tiến thông qua VPN và băng thông rá»™ng có thể khắc phục được những hạn chế này.

 

2. Người làm việc từ xa có thể cho năng suất lao Ä‘á»™ng cao hÆ¡n

 

Má»™t trong những trở ngại lá»›n nhất đối vá»›i telecommuting là việc thuyết phục các ông chủ rằng cách làm việc từ xa sẽ không dẫn đến tình trạng chểnh mảng. Vấn đề này Ä‘ã được trải nghiệm, nhiều nhà quản lý cho rằng cứ không nhìn thấy là không làm việc, Ä‘iều Ä‘ó tạo ra sá»± cản trở lá»›n đối vá»›i telecommuting.

Mong rằng các nhà quản lý CNTT vượt qua được trở ngại “thời gian hiện hữu = năng suất lao Ä‘á»™ng”. Vì Ä‘ôi khi má»™t số người thá»±c sá»± chỉ làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa, họ có thể nghỉ ngÆ¡i má»™t chút khi đầu óc họ cảm thấy mệt mỏi hoặc chỉ cần tốn 15 phút để tiếp ông thợ sá»­a nÆ°á»›c chứ không phải 45 phút để về nhà, tiếp Ä‘ó là đợi khoảng má»™t giờ đến hÆ¡n Ä‘ó cho tá»›i khi họ hoàn toàn công việc và 45 phút nữa để quay trở lại văn phòng làm việc.

 

Hầu hết các người làm việc từ xa tin tưởng rằng họ đạt được năng xuất lao Ä‘á»™ng tốt hÆ¡n khi làm việc tại nhà so vá»›i trong văn phòng. Tại sao Æ°? Đó là sá»± tÄ©nh lặng hÆ¡n, công việc làm ít bị gián Ä‘oạn hÆ¡n.

 

3. Telecommuting không cho các cá nhân riêng lẻ

 

Những người làm việc từ xa hạnh phúc là thứ đầu tiên để nói vá»›i bạn rằng “lifestyle” là không dành cho tất thảy mọi người. Họ cần tá»± bắt đầu, cần tìm các cách khác nhau để tÆ°Æ¡ng tác vá»›i các đồng nghiệp, họ phải tin tưởng rằng những Æ°u Ä‘iểm có giá trị hÆ¡n nhiều so vá»›i những nhược Ä‘iểm.

 

Má»™t số nhà quản lý không thích cách thức làm việc từ xa này vì những cảm nhận của họ không được tốt trong quá khứ. Họ có thể cho phép ai Ä‘ó làm việc từ nhà, nhÆ°ng lại thiếu Ä‘á»™ng cÆ¡ cần thiết để làm việc từ xa và bị ăn mòn bởi nó. Các chuyên gia CNTT làm việc từ xa mong các nhà quản lý CNTT hiểu rằng cảm nhận Ä‘ó sẽ không phải là má»™t lý do cho trở ngại này. Những con người khác nhau sẽ thành công trong những môi trường khác nhau Ä‘ó là vì  telecommuting không làm việc cho bạn (hoặc vợ, chồng bạn) không có nghÄ©a nó không làm việc cho ai Ä‘ó.

 

Má»™t giải pháp rõ ràng ở Ä‘ây là xem telecommuting nhÆ° má»™t phần thưởng cho các nhân viên văn phòng làm việc năng suất. Mặc dù vậy, trường hợp này không hẳn lúc nào cÅ©ng Ä‘úng. Má»™t số người cần đến sá»± nhá»™n nhip và hối hả của môi trường văn phòng để thá»±c hiện tốt công việc của họ sẽ không thích hợp khi làm việc ở nhà má»™t mình.

 

Thay vì Ä‘ó, Telecommuting Ä‘Æ¡n giản là má»™t tùy chọn để tạo cảm nhận cho các chuyên gia CNTT, những người biết được môi trường tốt nhất để truyền cảm hứng cho năng suất làm việc của anh ta. Cho ví dụ, Steve O'Hara-Smith, má»™t chuyên gia phát triển UNIX vá»›i 27 năm trong nghề thÆ°Æ¡ng mại cho rằng các nhà quản lý cần phải tạo cho telecommuting má»™t sá»± lá»±a chọn dá»… dàng bất cứ khi nào cÅ©ng phải khả thi, thay vì việc yêu cầu các Ä‘iều kiện khác thường trÆ°á»›c khi thá»±c hiện nó. Telecommuting không nên bị hạn chế trong các tình huống mở ở Ä‘ó văn phòng bị ngập lụt, các nhân viên bị thÆ°Æ¡ng không thể đến được văn phòng hoặc bị hỏng đường sắt khiến mọi người không đến được trụ sở chính. Má»™t lý do mà tại sao mà O'Hara-Smith có thể bắt đầu làm việc theo cách telecommuting là anh ta Ä‘ã phải đối mặt vá»›i các Ä‘iều kiện không thể của chính anh – các vấn đề về sức khỏe gia Ä‘ình.

 

4. Tin tưởng những người của bạn

 

Sá»± tin tưởng là vấn đề cốt lõi cho những người làm việc từ xa. Sá»± hiện diện hay không hiện diện của nó tạo ra má»™t sá»± khác biệt lá»›n về tinh thần của họ. Nếu bạn thuê má»™t chuyên gia có danh tiếng, và anh ta là người biết quản lý thời gian của mình, trong khi Ä‘ó bạn lại cÆ° xá»­ vá»›i họ giống nhÆ° má»™t cậu bé học cấp ba thì chắc chắn họ sẽ Ä‘i tìm má»™t công việc khác.

 

Rõ ràng sá»± tin tưởng là quan trọng để có được sá»± thành công vá»›i telecommuting. Điều này Ä‘ã mất nhiều năm trong trải nghiệm của má»™t số nhân viên, má»™t người được sá»± chấp thuận làm việc ở nhà hai ngày má»—i tuần. Tuy nhiên người quản lý của cô ta Ä‘ã đồng ý má»™t cách miá»…n cưỡng và nó được thể hiện ra ngoài bằng hành vi của anh ta. Hành Ä‘á»™ng đồng ý miá»…n cưỡng Ä‘ó Ä‘ã ảnh hưởng vào tinh thần của nhân viên này và làm cho cô ta cảm thấy không được tin tưởng và tôn trọng nhÆ° trÆ°á»›c và ảnh hưởng rõ ràng đến công việc.

 

5. Các kỹ năng quản lý cho Telecommuting

 

Telecommuting là má»™t bài test Ä‘ích thá»±c cho kỹ năng quản lý của má»™t nhà quản lý. Đã rất khó để Ä‘ánh giá năng suất lao Ä‘á»™ng khi làm việc tại văn phòng, giờ Ä‘ây những người giám sát cần phải bổ sung thêm sá»± phức tạp cho cách thức làm việc này. Và không phải nhà quản lý nào cÅ©ng có được các kỹ năng cần thiết chi việc quản lý làm việc từ xa.

 

Các nhà quản lý cần phải biết cách quản lý tài nguyên, các vấn đề khác,… có thể ảnh hưởng đến công việc. Nếu họ không có khả năng truyền thông tốt, không biết cách quản lý thời gian của họ thì chắc chắn rằng công việc sẽ không thể trôi chảy và tạo được năng suất.

 

Những người làm việc từ xa mong muốn rằng các nhà quản lý nên tập trung vào kết quả công việc. Tập trung vào việc quản lý công việc thay cho các nhân viên. Các nhân viên giám sất họ phải thông tin má»™t cách rõ ràng đối vá»›i má»™t khái niệm nào Ä‘ó và các thời hạn mục tiêu lẫn sá»± phụ thuá»™c của họ. Không chỉ cung cấp cho họ sá»± sắp xếp và ngày hạn định; các nhân viên quản lý còn phải bảo đảm rằng anh ta biết ná»™i dung bên trong dá»± án và ở Ä‘âu nhiệm vụ thích hợp hÆ¡n.  

 

Tập trung vào đầu ra không Ä‘Æ¡n giản là vấn đề tìm ra người gặp phải lá»—i trong sản xuất. Mà nó phải hòa vá»›i cách mọi người thá»±c hiện được công việc của họ. Cho ví dụ, nếu má»™t nhân viên làm việc từ xa kết thúc dá»± án trÆ°á»›c hạn dịnh, người quản lý nhân viên này nên tìm ra xem nhân viên có thể bắt đầu má»™t nhiệm vụ má»›i hay không hay anh ta chỉ tốn thời gian rảnh rá»—i để thá»±c hiện những thứ khác. Má»™t số người luôn gặp thời hạn cuối cùng cần phải có phần thưởng xứng Ä‘áng cho họ. Ngược lại, nếu ai Ä‘ó để công việc vượt quá hạn định, nhà quản lý cần phải tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề; không chỉ thừa nhận sá»± kém cỏi trong năng lá»±c làm việc của nhân viên.

 

6. Liên lạc người làm từ xa theo má»™t vòng lặp

 

Tập trung hết sức vào các nhiệm vụ nhÆ°ng cÅ©ng không nên bỏ bê việc kiểm tra theo dÄ© những nhu cầu con người của những người làm việc từ xa – đặc biệt nếu họ hiếm khi có cÆ¡ há»™i tÆ°Æ¡ng tác vá»›i các nhân viên khác. Điều Ä‘ó nói lên rằng cần có những cần phải bỏ ra má»™t chút thời gian để chúc mừng sinh nhật họ (thậm chí nếu chỉ cần bằng email), bày tỏ sá»± quan tâm về các vấn đề họ gặp phải và chia sẻ tình cảm vá»›i họ trong những thời Ä‘iểm nào Ä‘ó. Dù bạn có thể thá»±c hiện bất cứ cách nào Ä‘i nữa, nhÆ°ng cần thiết là phải để làm họ cảm thấy nhÆ° má»™t phần của công ty.

 

Nhân viên quản lý nên quy định những người làm việc từ xa phải có má»™t số lượng Ä‘áng kể những cuá»™c gặp gỡ mặt đối mặt vá»›i nhân viên quản lý và phần còn lại của nhóm để lÄ©nh há»™i đủ các vấn đề có thể bị thất lạc do Ä‘iện thoại.

 

Má»™t số người khuyên rằng các nhân viên quản lý nên thiết lập các cuá»™c meeting bằng Ä‘iện thoại “má»™t – má»™t” vá»›i mức Ä‘á»™ thường xuyên – không cho mục Ä‘ích quản lý sá»± hiện diện mà để bảo đảm sá»± quan tâm về việc quản lý từ xa được bá»™c lá»™. Những cuá»™c meeting, mặt đối mặt hoặc trên Ä‘iện thoại, cho phép các nhà quản lý có cÆ¡ há»™i kết nối vá»›i những người làm việc từ xa của mình bên cạnh Ä‘ó còn có thể nhận được nhiều thông tin phản hồi và các vấn đề có giá trị khác.

 

7. Các công cụ và công nghệ tạo sá»± khác biệt lá»›n

 

Thật thú vị, công nghệ không phải là hàng rào chắn khi nói đến telecommuting. Trong thá»±c tế, nó lại là những gì cho phép các nhân viên có thể làm việc tại nhà (ngoại từ khi không có mạng và máy chủ). Bất cứ người nào có má»™t kết nối Internet (Ä‘ôi khi có thể là má»™t VPN) cÅ©ng đều có thể thá»±c hiện tốt công việc của họ. Tuy nhiên nếu bạn muốn các nhân viên làm việc từ xa của mình thành công, bạn cần phải cung cấp cho họ má»™t số công cụ cần thiết và bảo đảm rằng họ được tích hợp vào các luồng công việc của doanh nghiệp.

 

Tập các công cụ tối thiểu cho các nhân viên làm việc từ xa gồm:

 

    * Điện thoại văn phòng tốt vá»›i tính năng voice-mail để chuyển tiếp các cuá»™c gọi đến từ bàn làm việc đến nhà riêng.

    * Má»™t kết nối Internet nhanh và có Ä‘á»™ tin cậy cao

    * Truy cập VPN vào mạng công ty

    * Má»™t mạng ná»™i bá»™ cho phép truy cập các thông tin cần thiết cho các công việc hàng ngày.

    * Các công cụ há»™i thảo từ xa

    * Các công cụ chia sẻ trình diá»…n

    * Các ứng dụng làm việc từ xa

    *  (IM) client

 

IM chính là má»™t công cụ hữu dụng cho các nhân viên làm việc từ xa và những người quản lý của họ. Nó có thể giúp cho những người làm việc từ xa kết nối được vá»›i văn phòng và những nhân viên ngang hàng vá»›i họ. Ưu Ä‘iểm của IM còn cho phép các nhân viên làm việc part-time hiện hữu thường xuyên hÆ¡n, chính vì vậy những người quản lý các nhân viên làm việc part-time Ä‘ó thấy được các nhân viên của họ nhiều hÆ¡n, tạo được sá»± gần gÅ©i trong công việc hÆ¡n.

 

Khi bạn thiết lập má»™t VPN và phần mềm công ty khác, hãy bảo đảm rằng nó có thể làm việc vá»›i cả hệ Ä‘iều hành khác ngoài Windows. Thậm chí nếu công ty bạn là má»™t cá»­a hàng của Microsoft, cần phải bảo đảm cho những người làm việc từ xa – đặc biệt những người yêu cầu sá»­ dụng máy tính cá nhân của họ – có thể sá»­ dụng bất cứ hệ Ä‘iều hành nào mà họ Æ°a thích. Điều này yêu cầu công ty cần phải mua các đăng ký VPN thêm cho há»— trợ này.

 

Tuy nhiên việc chỉ ra phần mềm và các dịch vụ má»™t nhóm nào Ä‘ó cần không phải lúc nào cÅ©ng là má»™t nhiệm vụ dá»… dàng. Quả thá»±c thứ lá»›n nhất phải đối mặt là phải tìm ra các công cụ và các không gian để chia sẻ và cá»™ng tác.

 

Bên cạnh Ä‘ó bá»™ phận há»— trợ CNTT của doanh nghiệp cÅ©ng cần phải há»— trợ tích cá»±c cho những người làm việc từ xa. Phải coi những người làm việc từ xa nhÆ° má»™t phần của cÆ¡ sở hạ tầng và sá»± há»— trợ công nghệ cho các nhân viên này cần ngang bằng vá»›i các nhân viên trong văn phòng. Để telecommuting đạt được thành công, bạn cần phải có việc kiểm tra giám sát chặt chẽ.

 

Telecommuting mang đến nhiều lợi ích Ä‘áng kể cho nhiều người, vá»›i khả năng linh hoạt tuyệt vời và sức mạnh trên khả năng lập lịch biểu của chúng . Nó trợ giúp rất nhiều cho các doanh nghiệp để có thể thuê Ä‘úng người cho công việc mà không cần quan tâm đến vị trí địa lý hay giờ cao Ä‘iểm. Mặc dù vậy, cÅ©ng nhÆ° nhiều loại hình làm việc khác, để tăng được lợi ích, các nhà quản lý CNTT phải học được các kỹ năng má»›i, thiết lập các kiểu làm việc má»›i và mở rá»™ng sá»± hiểu biết của họ về năng suất lao Ä‘á»™ng của các nhân viên.

(Nguồn Quản Trị Mạng)