Giao tiếp trong thời kỳ Internet như hiện nay, bạn phải thường xuyên sử dụng email mỗi ngày. Cách sắp xếp, trả lời email cũng thể hiện phần nào tác phong làm việc, con người bạn. Vì vậy, CEO google chia sẻ cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp nhất có thể

Mới đây, trong một cuốn sách, cựu CEO, chủ tịch điều hành Google – Eric Schmidt đã chia sẻ 9 quy tắc sử dụng email của những người thành công. Hãy tham khảo cùng Thế Giới Văn Hóa nhé!

1. Trả lời nhanh
Hầu hết những người bận rộn tài giỏi đều trả lời email người khác rất nhanh. Phản hồi nhanh sẽ tạo nên giao tiếp tích cực. Nhóm làm việc hay đồng nghiệp có thể sẽ cần đến những ý kiến thảo luận và quyết định quan trọng của bạn. Bạn có thể email trả lời rất ngắn, chẳng hạn như: “Tôi đã nhận được”, tránh không trả lời mail của người khác vì chẳng khác gì bạn nói với họ rằng mình bận đến không thèm đọc mail và không thích họ.

2. Ngắn gọn, súc tích
Hãy viết email ngắn gọn súc tích. Nếu bạn mô tả một vấn đề, hãy mô tả một cách rõ ràng. Làm được việc này cần rất nhiều thời gian chứ không nhanh như bạn tưởng. Bạn cần viết nháp, đọc qua và loại bỏ tất cả những từ ngữ không cần thiết.

3. Xóa thư thường xuyên
Đừng mất thời gian mở và đọc những email cũ. Khi mở một email mới, bạn sẽ có một số lựa chọn sau: đọc vừa đủ để hiểu rằng bạn không cần đọc nó, đọc và trả lời liền, đọc và hành động sau hoặc để đó đọc sau. Hãy quyết định ngay nên thực hiện theo cách nào trong số những cách trên. Nếu làm tốt điều này thì hộp thư của bạn sẽ trở thành một danh sách các công việc phải làm, đánh dấu chúng bằng ngôi sao (trên Gmail) hoặc dán nhãn cho chúng để phân biệt với những việc ít ưu tiên hơn. Bạn nên xóa thư vào cuối ngày.

4. Xử lý email theo thứ tự
Xử lý email theo thứ tự từ mới đến cũ, đôi khi những email cũ có thể đã được người khác xử lý trước đó.

5. Forward email cho ai?
Hãy nhớ rằng bạn nằm trong một guồng máy. Khi nhận được một email có thông tin bổ ích hãy nghĩ đến việc ai khác sẽ cần đến những thông tin này. Vào cuối ngày, lướt qua những email bạn đã nhận và tự hỏi “Những email nào cần chuyển mà ta chưa chuyển?”.

6. Chức năng Bcc
Khi bạn sử dụng chức năng Bcc hãy tự hỏi tại sao. Bạn chỉ nên dùng bcc khi bạn muốn tách một địa chỉ email ra khỏi danh sách. Khi bạn “reply all” cho hàng loạt email, tách những người không liên quan đến email vào bcc và viết một vài câu nói lên lý do bạn làm việc này. Như vậy những người đó sẽ cảm thấy không khó chịu khi nhận một email không liên quan trong hộp thư của họ.

7. Không la hét
Đừng la hét. Nếu bạn muốn lớn tiếng với ai, hãy làm việc đó trực tiếp thay vì CAPLOCK ALL để thể hiện sự bực tức của mình.

8. Email nhắc nhở
Khi bạn muốn gửi đi một email để kiểm tra về các công việc bạn yêu cầu, chỉ cần gửi lại email cũ và ghi thêm câu hỏi ví dụ như “Việc này đã xong chưa?”.

9. Forward cho chính mình
Nếu có phần thông tin nào bạn nghĩ bạn cần xem lại, nhớ lại, hãy forward cho chính bạn cùng với một vài dòng mô tả ngắn gọn thông tin đó. Điều này không chỉ hữn dụng đối với các email mà còn rất có ích đối với tài liệu quan trọng.

A.T (Theo Fortune)