Qui trình vận hành để thành công kinh doanh

Qui trình vận hành được xem như là tập hợp các chỉ dẫn, qui tắc, và chuẩn mực mà người làm công việc chuyên môn cần tuân thủ và thực hiện, cụ thể gồm:

* Các nhiệm vụ và nghĩa vụ cần hoàn thành với vị trí đang đảm nhận;
* Nguyên tắc đạo đức và hành vi cần tuân thủ trong thực hiện công việc, giao tiếp và truyền thông với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng;
* Cơ cấu tổ chức và hệ thống quan hệ chuyên môn;
* Các biểu mẫu, bảng biểu, báo cáo… theo tiêu chuẩn;
* Cơ chế và chuẩn mực đánh giá hiệu quả công việc;
* Quy tắc khen thưởng và xử phạt;
* Các qui tắc thực hành, xử lý tốt nhất (best practice);
* Kiến thức và kỹ năng cơ bản cần có và trau dồi thường xuyên.

 

Qui trình vận hành luôn cần thiết cho kinh doanh nhượng quyền. Một bản qui trình vận hành tốt là tiền đề quan trọng cho thành công của tổ chức kinh doanh. Viết qui trình vận hành chính là một công việc chuẩn bị quan trọng cho quá trình chuẩn bị khởi nghiệp kinh doanh. Sản phẩm, dịch vụ sẽ cung cấp cho thị trường được định nghĩa chính xác. Các công việc cần thực hiện để đảm bảo cung cấp đúng và đủ đầu ra của doanh nghiệp được mô tả đầy đủ. Từ đó, có thể xác định được các nhu cầu về nguồn lực cần chuẩn bị và huy động để triển khai hoạt động kinh doanh.

Thường xuyên đối chiếu vận hành thực tế với các nội dung trong qui trình vận hành giúp ích rất nhiều cho người làm công tác quản lý. Các hành vi sai lệch sẽ được điều chỉnh. Các công đoạn bất hợp lý được giảm dần. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp tới khách hàng được đảm bảo và đồng nhất. Cuối cùng, bản qui trình vận hành đã được viết ra thì cũng sẽ được sửa đổi cho phù hợp với môi trường kinh doanh biến động, và/hoặc hướng sản xuất kinh doanh với các sản phẩm và dịch vụ mới.

Tuân thủ sáu bước sau giúp chúng ta có một bản qui trình vận hành tốt.

1. Viết qui trình vận hành cho người sử dụng, không phải cho luật sư
Nhiều người cho rằng qui trình vận hành cần cho đủ và mang ít tính thực tiễn, do vậy, bản qui trình được viết bằng ngôn ngữ mà chỉ các luật sư hay đại lý bảo hiểm mới có thể hiểu được. Các bản qui trình theo dạng này có vô số chương, điều, khoản, mục… và trình bày các thông tin quan trọng trong các tiểu mục vô cùng khó tìm. Một đặc điểm chung khác của qui trình vận hành loại này là rất dày, thậm chí tới mức không thể di chuyển và sử dụng. Điều này là không cần thiết.
Vì qui trình vận hành thường được sử dụng làm tài liệu đào tạo nội bộ và đào tạo nhân viên mới. Một số phương pháp có thể áp dụng để xây dựng qui trình có khả năng đáp ứng mục tiêu này như: đưa câu hỏi tại cuối mỗi phần nội dung quan trọng; miêu tả các tình huống thực tiễn điển hình trong xử lý sự cố, giải đáp thắc mắc khách hàng…

2. Tận dụng các hình ảnh minh hoạ
“Trăm nghe không bằng một thấy”. Hãy tận dụng các hình ảnh minh hoạ để thu hút sự chú ý và diễn giải các qui trình, thủ tục, khái niệm phức tạp.

3. Sử dụng nhiều dạng trình bày thay thế
Qui trình vận hành thường ở dạng một tập văn bản dày, in trên khổ giấy A4. Không nhất thiết phải như vậy. Bản qui trình lớn có thể được chia thành nhiều tờ gấp nhỏ, được in và thiết kế đẹp, có đánh mã số để tiện sử dụng và tra cứu. Đôi khi, còn có bắt gặp một vài qui trình được đính trên cánh cửa hoặc dán trên tường. Thường thấy nhất có lẽ là hướng dẫn làm gì khi xảy ra hoả hoạn.

4. Dùng kiểu chữ và cách bài trí văn bản hấp dẫn
Kiểu chữ và cách bài trí giúp bản qui trình vận hành trở nên dễ đọc hơn. Kiểu chữ và logo sử dụng trong bản qui trình tốt nhất là thống nhất với kiểu chữ và logo chuẩn của tổ chức. Cỡ chữ không nên to vừa phải và rõ đảm bảo thuận tiện nhất cho việc đọc và sao lại qua máy photocopy. Sử dụng kiểu chữ đậm và/hoặc nghiêng cho các nội dung quan trọng.

5. Bố trí nội dung dễ đọc nhất
Bố trí các khoảng trống trắng hợp lý trong trình bày nội dung qui trình. Cách dòng giữa các tiêu đề và đề mục vừa giúp người đọc không bị quá mỏi mắt vừa tạo ra điểm nhấn với các nội dung cần chú ý.

Có thể bố trí nội dung thành các cột, hai đến ba là vừa. Từ khoá với nội dung của từng đoạn được trình bày tách rời bên cạnh mỗi cột.

6. Các phương thức truyền đạt khác nhau
Tiến bộ công nghệ mang lại nhiều lựa chọn phong phú trong cách thức truyền đạt nội dung qui trình vận hành: bản in trên giấy, bản pdf trên mạng nội bộ, đĩa CD, băng video,v.v… Tổ chức có thể lựa chọn hình thức truyền đạt phù hợp với ngân sách và cách thức vận hành của mình.

Sơ đồ quan hệ giữa các bộ phận thể hiện bằng các hình khối, gạch nối và mũi tên được lưu giữ tại phòng tổ chức, hành chính, hay nhân sự trong các doanh nghiệp. Khi giá cổ phiếu được xác định qua cung cầu của đông đảo các nhà đầu tư trên các sàn giao dịch, một bản qui trình làm việc chuyên nghiệp đi kèm với các tài liệu giới thiệu tiềm năng doanh nghiệp và các thông số kết quả kinh doanh, tình hình tài chính giúp nhà đầu tư tin tưởng hơn vào năng lực cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp đang trong tầm ngắm.