Sức mạnh của kế hoạch kinh doanh vững chắc

Phần đầu tiên của bài Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh trên trang web Allbussiness.com sẽ giới thiệu với các bạn lí do tại sao nên lập kế hoạch vững vàng trước khi bắt đầu công việc kinh doanh.

Không phải công ty nào cũng may mắn có được kế hoạch kinh doanh ban đầu ngẫu nhiên như Công ty máy tính Compaq. Đó là bản phác thảo sản phẩm mới của công ty, phiên bản máy tính cá nhân cầm tay đầu tiên của IBM. Sản phẩm này được vẽ nguệch ngoạc trên mặt sau của tấm vải lót đĩa ở bàn ăn tại Nhà hàng Houston’s House Pies.

 

Tôi đã nhìn thấy tấm vải này nằm gọn trong chiếc hộp thuỷ tinh đặt tại trụ sở chính của Compaq. Chỉ riêng tấm vải đã đủ để thuyết phục nhà tư bản Ben Rosen đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh mới mẻ do ba kỹ sư đưa ra. Tính đến thời điểm đó, đây là lĩnh vực kinh doanh có sự khởi đầu phát triển nhanh nhất.

Nhưng đó là  trường hợp cực kỳ ngoại lệ. Thật viển vông khi nghĩ rằng bạn có thể thuyết phục được người khác tin là bạn sẽ thành công khi không đưa ra được kế hoạch kinh doanh cụ thể, khả thi với lí lẽ chặt chẽ.
Không, bạn phải phát triển 1 mô hình kinh doanh thực tế cho việc bắt đầu của bạn hay một kế hoạch kinh doanh hợp lý cho việc mở rộng hơn kinh doanh hiện tại của bạn.

Giống như tất cả các kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi chính về mục tiêu kinh doanh của bạn: dựa trên cơ sở đang có, bạn sẽ làm gì và như thế nào để thực hiện và duy  trì công việc kinh doanh của mình.

Nhìn chung các mô việc kinh doanh nhỏ thường dễ bị thất bại do thiếu kế hoạch kinh doanh hơn là do các khó khăn trong vấn đề tài chính đem lại. Sự tiêu xài lãng phí cả triệu đô la cũng chỉ mất đi chút ít lợi nhuận theo quý của một công ty lớn nhưng số tiền này có thể làm lụn bại cả một doanh nghiệp nhỏ.

Phát triển một kế hoạch kinh doanh là tất yếu. Hầu hết các công ty đều lập ra các kế hoạch kinh doanh dựa trên nguồn tài chính của mình. Trước khi một ngân hàng cho vay, họ muốn biết tiền của họ sẽ được sử dụng và hoàn trả như thế nào. Trước khi ban giám đốc hoặc sếp của bạn duyệt ngân sách hàng năm, đặc biệt là đối với những khoản đầu tư lớn, họ muốn nghe những lời giải thích hợp lí và thuyết phục của bạn. Họ muốn biết bằng cách nào và khi nào sự đầu tư mạo hiểm này sẽ đem lại món hời cho họ.

Các vấn đề về tài chính là một phần rất quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh. Nhưng đó không phải là yếu tố duy nhất, cũng không phải là vấn đề quan trọng nhất. Trước khi bạn nói về vấn đề tài chính, bạn phải tạo ra được mô hình kinh doanh hợp lí có thể tồn tại và phát triển được.

Vì vậy không phải ngẫu nhiên mà ứng dụng ăn khách đầu tiên của việc kinh doanh máy tính cá nhân lại là chiếc bảng tính VisiCalc. Nhập số liệu và thực hiện công thức trên dưới, chọn kiểu chữ thương mại. Kết quả là bản in ra trông ấn tượng hơn rất nhiều so với những con số được viết nguệch ngoạc trên một mẩu giấy. Với bảng tính này bạn có thể chỉnh sửa các con số cho đến khi bạn có được sự cân bằng hợp lí giữa các giả định và món lời trong tương lai khiến ai nhìn cũng phải ghen tị.

Viết kế hoạch kinh doanh cũng giúp bạn mài sắc những dòng suy nghĩ của mình và điều đó quả là rất có ích cho bạn. Lần đầu tiên khi bạn đặt bút viết bản kế hoạch, bạn nghĩ nó có thể sẽ rất tuyệt. Đọc lại lần thứ hai, bạn sẽ nhận ra những lỗ hổng hay những lời giải thích chưa chặt chẽ trong bản kế hoạch của mình.

Liệu bạn có cần một kế hoạch ngay cả khi bạn không cần tính toán kinh doanh? Ngân hàng cũng giống như một người bạn. Anh ta sẽ cho bạn mượn ô khi cả khi trời đang không mưa. Nhưng khi bạn thực sự cần tiền, anh ta tính lãi cho bạn như những người khác. Tốt nhất bạn đừng có nghĩ đến việc sẽ thương lượng tốt vấn đề tài chính khi bạn đang cạn tiền.

Chính vì vậy thời gian thích hợp nhât cho việc lập một kế hoạch kinh doanh là khi bạn không cần đến tiền.

Bạn sẽ nói gì nào?

Nếu kế hoạch của bạn cho thấy nhu cầu tài chính của bạn khiêm tốn và có thể khơi dậy tham muốn tài chính của ngân hàng kể cả trường hợp bạn tự bỏ tiền túi ra làm. Bạn sẽ giống như một khách hàng có đủ tiềm năng đến vay vốn ngân hàng bởi lẽ công việc kinh doanh của bạn dường như sẽ tiến triển tốt và hoàn toàn có khả năng trả món nợ đã vay. Những người cho vay thích sự rủi ro thấp và một bản kế hoạch được chuẩn bị chu đáo sẽ cho thấy khả năng giải quyết các rủi ro của bạn. Đây cũng chính là vấn đề mà những người cho vay rất quan tâm.

Sẵn sàng cho những điều sắp tới
Trước kia tôi có giúp một doanh nghiệp nhỏ mới thành lập đặt kế hoạch tàì chính cho công ty họ. Ban đầu đội ngũ lãnh đạo trẻ tuổi của công ty định sử dụng số tiền tiết kiệm của mình để kinh doanh nhưng tôi đã khuyên họ nên đến vay vốn ngân hàng.

Cô phó chủ tịch công ty rất lo sợ vì cô có ít kinh nghiệm về tài chính và chưa bao giờ gặp vị giám đốc ngân hàng. Rồi cuộc gặp định mệnh cũng tới và ông chủ ngân hàng nhanh chóng đề cập đến vấn đề tài chính của bản kế hoạch kinh doanh và dò ngón tay theo dòng dưới cùng.

‘Cô muốn vay $50.000’, ông ta hỏi.

‘Vâng, nhưng chúng tôi không cần đến món tiền này ngay một lúc đâu ạ’, cô gái trả lời.

‘Số liệu cô đưa ra ở đây cho thấy cô cần nhiều hơn thế’, ông giám đốc nói và hỏi ‘tại sao cô không hỏi vay $100,000 nhỉ? Có thể tôi sẽ đồng ý đấy.”

Có món tiền $100,000 trong tay, cô và ban giám đốc đã làm cho công việc kinh doanh của mình phát triển nhanh hơn cả dự định. Trong vòng một năm số lượng nhân viên đã tăng lên gấp ba và công ty đã thuê nửa tầng trong một cao ốc văn phòng trong khu phố chính.