Ngôn ngữ cử chỉ trong kinh doanh

Có nhiều ngôn ngữ phát ra bằng tiếng nói, cũng có những ngôn ngữ thầm lặng (body language) không biểu lộ bằng âm thanh mà bằng nét mặt, cử chỉ, động tác thân thể, tay chân.

Tiếp xúc với đối tác là điều thú vị, có ích, nhưng đôi khi cũng là sự nguy hiểm. Chỉ vì một vài thiếu sót nhỏ, chúng ta bị lâm vào tình thế khó xử vì không hiểu phong tục tập quán của nhau. Trong các cuốn sách hướng dẫn du lịch, sách dạy ngoại ngữ những chi tiết văn hóa này ít được nhắc đến hoặc không được nhắc đến. Nếu muốn thông tường được cách thức xã giao của một quốc gia, ít nhất cũng phải sống ở nước đó vài năm.

Bạn có biết rằng 60- 75% giao tiếp được thực hiện mà không cần lời? Nhận thức được điều này và học cách thích nghi với ngôn ngữ cử chỉ (body language) để xây dựng sự tin tưởng, cải thiện và củng cố các mối quan hệ sẽ tạo ra tác dụng mạnh mẽ không ngờ tới cho công việc kinh doanh của bạn.

Khi đã hiểu và “giải mã” được một số ngôn ngữ cử chỉ cơ bản, bạn cũng sẽ biết cách phản ứng đáp lại sao cho thích hợp bằng cách tập trung chú ý vào những gì họ muốn chuyển tải mà không dùng lời.

Sau đây là một số lời khuyên hữu ích cần biết khi giao tiếp:

1. Trong trường hợp cần tỏ rõ sức mạnh và quyền lực, lời khuyên đưa ra là bạn nên đứng thay vì ngồi như bình thường. Bằng cách “chiếm dụng” nhiều không gian hơn, bạn sẽ chuyển tải thông điệp ngầm về sức mạnh và quyền lực. Nếu không gian không phù hợp để đứng, có thể tạo ra hiệu ứng tương tự bằng cách duỗi thẳng chân hoặc đặt hai tay lên thành ghế.

2. Nhiều người thường có thói quen quay và ngoái đầu để tìm kiếm sự đồng tình từ những người khác; tuy nhiên, nếu bạn muốn mình trông có vẻ quyền lực hơn thì nên hạn chế tối đa hành động này.

3. Chú ý đặc biệt tới hai bàn tay. Bàn tay có hình chóp ( ngón trỏ và các ngón khác khít lại với nhau, lòng bàn tay rộng) thường thể hiện sức mạnh. Hình dáng bàn tay này được ám chỉ, so sánh với hình ảnh “tháp chuông nhà thờ” và tượng trưng cho trí tuệ. Khi nói chuyện, hãy khép các ngón tay thật thẳng để tạo ra bàn tay hình chóp; các nghiên cứu đã cho thấy cử chỉ này tạo cho người nghe cảm giác tin cậy.

4. Trong một số trường hợp gặp gỡ với những người không quen, bạn có thể làm tóc thật kĩ, mặc quần áo thật đẹp; đây có thể được coi là sự “chải chuốt” và thường thể hiện mong muốn được xuất hiện một cách chỉnh tề và sau đó là củng cố sự tự tin. Trong những trường hợp gặp gỡ người lạ như trên, phải nhận thức rõ ràng về khuynh hướng ăn mặc, cư xử và xem xét kĩ lưỡng trước khi quyết định áp dụng chúng.

5. Dùng bụng để thể hiện sự tự tin và lòng tin cậy. Nghe có vẻ hơi hài hước nhưng đây lại là một cử chỉ rất hiệu quả trong giao tiếp. Rất nhiều người (cả nam và nữ) dùng tay đặt chéo trước bụng để che đi vòng eo hơi quá khổ hoặc bởi họ không tự tin về vòng ngực. Tuy nhiên, cử chỉ này sẽ khiến người khác cho rằng bạn là người khó gần, khinh khỉnh  thậm chí là dối trá.

6. “Bắt chước” hành động của những người khác khi phù hợp. Chúng ta thường bị thu hút bởi những người có ngoại hình hay cử chỉ giống mình; vì vậy, nếu bạn muốn thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với ai đó, hãy “bắt chước” hành động của họ. Tuy nhiên, nên nhớ điều quan trọng là phải “bắt chước” một cách tinh tế và khéo léo. Nếu thực hiện nó một cách lộ liễu hoặc lặp lại quá nhiều sẽ khiến người khác khó chịu và có cảm giác bị xúc phạm.

7. Tránh dùng tay chạm hay nghịch tóc bởi hành động này là biểu hiện của sự thiếu tự tin.

8. Nếu bạn là một người đàn ông và muốn tạo cảm giác thoải mái cho người phụ nữ đối diện, hãy làm bất kì điều gì có thể để giữ cho tầm mắt của bạn ở bên dưới tầm mắt của họ. Phụ nữ thường có chiều cao trung bình thấp hơn đàn ông là 5,5 inch (~ 14cm) và thường có cảm giác tiêu cực khi nói chuyện đàn ông: ban đầu đó là sự không tương xứng sau đó là sự tức giận và sau đó là thất vọng. Tuy nhiên, những cảm xúc này có thể được trấn an khi bạn ngồi ở vị trí sao cho tầm mắt thấp hơn của cô ấy.

9. Giữ tiếp xúc bằng mắt. Đôi mắt là bộ phận có khả năng biểu hiện cảm xúc nhiều nhất trong cơ thể con người và giao tiếp bằng mắt là nhân tố quan trọng quyết định thành công của giao tiếp xã hội. Nó là biểu hiện của sự tôn trọng và chú ý đồng thời cho người đối diện biết rằng “Tôi quan tâm đến anh/ chị hơn bất kì thứ gì lúc này”.

Nếu tránh nhìn vào mắt người đối diện, bạn có thể sẽ bị đánh giá là không trung thực, đang lo lắng hoặc không quan tâm. Họ cũng có thể cho rằng bạn nghĩ mình ở địa vị cao hơn nên không thèm giao tiếp bằng mắt.

Để giữ được giao tiếp bằng mắt một cách đúng đắn mà không phải nhìm chăm chăm vào người đối diện hoặc gây ra sự khó chịu cho họ, lời khuyên đưa ra là tiếp xúc bằng mắt trong khoảng thời gian từ 1 đến 10 giây một lần sau đó lắng nghe. Có thể tập trung mắt lâu hơn trong khi lắng nghe người đối diện nói.

10. Cần chú ý đến tư thế ngồi khi nói chuyện với khách hàng hoặc người có thể là khách hàng trong tương lai. Tư thế cần tránh là ngồi vắt chéo chân và một chân đá nhè nhẹ bởi nó cho thấy sự buồn chán và khó chịu. Tốt nhất là ngồi ở tư thế hai chân hơi mở để thể hiện rằng bạn rất thoải mái và cởi mở.

11. Dựa nhẹ vào người đang nói chuyện một cách từ từ. Trong lịch sử nhiều năm nay, các chuyên gia giao tiếp đều khuyên nên nhanh chóng dựa vào người khác khi nói chuyện bởi đó là phương thức xây dựng mối quan hệ tốt. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã cho thấy nếu dựa vào người khác quá sớm có thể gây ra phản ứng tiêu cực vì nó khiến người đó cảm thấy không thoải mái thậm chí khó chịu.

Nếu bạn đang kinh doanh trong môi trường quốc tế hoặc đa ngôn ngữ, điều cấp thiết là phải học cách hiểu và phản ứng với ngôn ngữ cử chỉ hay ra dấu tay. Ví dụ: Một cử chỉ ra dấu tay thể hiện sự vui vẻ ở Bắc Mĩ lại có thể được coi là hành độc xúc phạm ở nơi khác trên thế giới.

Giao tiếp với những người cao tuổi, phụ nữ và nam giới ở những hoàn cảnh cụ thể có thể khác nhau tùy vào từng nền văn hóa. Có rất nhiều phương tiện và bí quyết khác nhau để giúp giao tiếp một cách hiệu quả và thu hút. Nếu cảm thấy những kĩ năng giao tiếp của mình chưa có hiệu quả như mong muốn, bạn có thể sử dụng hàng trăm cách khác nhau để đạt được mục đích, trong đó, ngôn ngữ cử chỉ là một gợi ý đáng để thử.

Để cải tiến hiệu quả giao tiếp, hãy bắt đầu bằng nụ cười- cử chỉ giao tiếp cơ bản. Một nụ cười chân thật là bước khởi đầu để mở những cánh cửa tiếp theo, sưởi ấm trái tim đồng thời xây dựng sự tin tưởng và các mối quan hệ tôn trọng.