Kỹ năng tư vấn cho các nhà quản lý

Các kỹ năng tÆ° vấn hiệu quả là vô giá đối vá»›i các nhà quản lý. Trong khi rất nhiều nhà quản lý không muốn làm “những nhà tÆ° vấn“ nhÆ°ng trên thá»±c tế thì họ có những khách hàng thân thuá»™c rất tin tưởng họ khi cần những lời khuyên chuyên nghiệp.

Rất nhiều nhà quản lý Ä‘ã từng học hỏi hoặc làm việc cho những ông chủ chỉ biết chỉ huy và ra lệnh do Ä‘ó họ cần phải học cách linh Ä‘á»™ng hÆ¡n và sá»­ dụng nhiều kỹ năng khác nhau để đạt được những gì mà họ muốn.

Giành được uy tín khi hợp tác vá»›i người khác cần phải linh Ä‘á»™ng, giao tiếp tốt, thể hiện khả năng sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và khả năng lãnh đạo sẽ giúp bạn rất nhiều.

 

Các kỹ năng cố vấn hiệu quả là vô giá đối vá»›i các nhà quản lý. Trong khi rất nhiều nhà quản lý không muốn làm “những nhà cố vấn“ nhÆ°ng trên thá»±c tế thì họ có những khách hàng thân thuá»™c rất tin tưởng họ khi cần những lời khuyên chuyên nghiệp.

Bài báo này đề cập đến những kỹ năng tÆ° vấn ná»™i bá»™ hiệu quả cÅ©ng nhÆ° việc làm thế nào để chọn lá»±a và quản lý các nhà tÆ° vấn ở bên ngoài.

Xác định rõ

Những kỹ năng tÆ° vấn mà chúng tôi nghÄ© rằng cần có ở má»™t nhà quản lý giỏi bao gồm:

    1) Sáng tạo trong việc tìm ra các giải pháp và các lá»±a chọn má»›i lạ

    2) Có kỹ năng giao tiếp tốt trên tất cả các lÄ©nh vá»±c

    3) Tôn trọng khách hàng, sá»± tin cẩn và văn hoá

    4) Khả năng nhìn ra những tiềm năng từ những gì hiển nhiên

    5) Cá»™ng tác vá»›i khách hàng hoặc thân chủ cả trong lẫn ngoài

    6) Là tấm gÆ°Æ¡ng về khả năng lãnh đạo cho mọi người noi theo

    7) Linh Ä‘á»™ng trong những thay đổi cần thiết hoặc biết thích nghi vá»›i các yêu cầu thay đổi

Làm thế nào các nhà quản lý có thể sá»­ dụng các kỹ năng tÆ° vấn ? Nếu nhÆ° bạn quản lý bá»™ phận Há»— trợ khách hàng thì bạn nên biết kỹ năng tÆ° vấn Ä‘em lại hiệu quả nhÆ° thế nào cho mình trong việc Ä‘áp ứng nhu cầu của khách hàng.

Làm thế nào để nhà quản lý của bá»™ phận vận hành sản xuất hoặc má»™t ai Ä‘ó ở bá»™ phận tính toán sá»­ dụng được các kỹ năng tÆ° vấn ?

Việc đầu tiên là hãy nhìn lại xem má»™t nhà tÆ° vấn sẽ làm gì khi phải đối diện vá»›i má»™t công việc má»›i.

10 bÆ°á»›c trong quá trình tÆ° vấn

1) Tiếp nhận: Quá trình tÆ° vấn bắt đầu khi có ai Ä‘ó hỏi xin ý kiến của bạn. Có thể Ä‘ó là khách hàng hay thân chủ thân thuá»™c hoặc ai Ä‘ó cần sá»± giúp đỡ của bạn khi họ trình bạn các báo cáo. Trong bÆ°á»›c này kỹ năng giao tiếp là Ä‘iểm mấu chốt. Bạn phải biết lắng nghe mọi người khi họ mô tả khó khăn của mình, những gì mà họ nghÄ© là không chính xác và những ý tưởng của họ về việc làm thế nào để giải quyết chúng.

2) Ký kết : BÆ°á»›c này bao hàm việc chỉ rõ những gì bạn sẽ làm. Bạn phải nắm rõ vai trò của mình trong quá trình tìm ra giải pháp cho vấn đề , những bÆ°á»›c nào có liên quan, xác định rõ sẽ mất bao nhiêu thời gian và chi phí là bao nhiêu (nếu nhÆ° có thể). Các kỹ năng cần ở Ä‘ây là: sáng tạo (vạch ra má»™t kế hoạch) , linh Ä‘á»™ng (biết thích nghi vá»›i các nhu cầu của khách hàng), hợp tác (cùng làm việc vá»›i khách hàng để xác định rõ mục tiêu của việc giải quyết khó khăn) và cuối cùng là có tầm nhìn rá»™ng (nhìn ra vấn đề ngay từ ấn tượng đầu tiên của bạn)

3) Thu thập dữ liệu: BÆ°á»›c này thu thập mọi sá»± kiện cần thiết, tiếp xúc vá»›i những người có thể cung cấp và thiết lập thêm thông tin. Những kỹ năng quan trọng trong bÆ°á»›c này là: sá»± tôn trọng (vá»›i những người bạn tiếp xúc để lấy thêm thông tin), hợp tác (vá»›i tất cả những ai có liên quan) và giao tiếp (lắng nghe, hiểu những gì người khác nói và biến chúng thành những gì rõ ràng). Trong nhiều tình huống bạn cần sá»­ dụng sá»± tôn trọng phù hợp khi bạn thu được những thông tin bí mật cần được giữ kín hay hạn chế vá»›i những người muốn biết.

4) Phân tích: BÆ°á»›c này bao hàm việc biến các dữ liệu thành thông tin và tìm kiếm những tin tức quan trọng có thể cung cấp manh mối cho giải pháp của vấn đề căn bản do khách hàng mô tả. BÆ°á»›c này cần có óc sáng tạo (nhìn ra những mô hình trong dữ liệu), tính linh hoạt (thá»­ nhiều cách tiếp cận khác nhau) và khả năng lãnh đạo (thiết lập thông tin thành má»™t hệ thống chặt chẽ)

5) Thông tin phản hồi: BÆ°á»›c này cập nhật cho khách hàng của bạn biết cho đến nay bạn Ä‘ã làm được những gì. Về Ä‘iểm này bạn không nhất thiết phải có giải pháp cho vấn đề nhÆ°ng khách hàng cần biết phÆ°Æ¡ng pháp thu nhập thông tin của bạn và kết quả của quá trình Ä‘ó. Ví dụ nhÆ°, giả sá»­ bạn Ä‘ang Ä‘iều tra nghiên cứu lời than phiền về ai Ä‘ó và yêu cầu này là do sếp của bạn Ä‘Æ°a ra. Bạn nên triển khai má»™t bảng câu hỏi để hỏi những người có liên quan. Trong bÆ°á»›c này khi trình bày vá»›i sếp, bạn sẽ thể hiện bảng câu hỏi của mình thành má»™t bản tóm tắt những Ä‘iểm liên quan về việc mọi người đồng ý hay những Ä‘iểm khác biệt của họ khi trình bày về vấn đề xảy ra.

Hiển nhiên là kỹ năng giao tiếp cÅ©ng nhÆ° tính linh hoạt Ä‘óng má»™t vai trò vô cùng to lá»›n trong bÆ°á»›c này nếu nhÆ° khách hàng muốn thay đổi quy trình hoặc không đồng ý vá»›i bạn trong việc thể hiện những dữ liệu mà bạn thu thập được.

6) Sá»± lá»±a chọn: Đây là lúc mà tầm nhìn, óc sáng tạo và khả năng lãnh đạo của bạn cần được sá»­ dụng nhiều nhất . Bạn sá»­ dụng tầm nhìn của mình để tiến xa hÆ¡n những thông tin mình thu thập được, óc sáng tạo để phát triển những tiềm năng má»›i. Giống nhÆ° má»™t nhà tÆ° vấn trong quá trình này, kỹ năng lãnh đạo giúp bạn phát triển má»™t danh sách những hành Ä‘á»™ng thay thế để gải quyết vấn đề mà bạn được giao. Bạn cÅ©ng nên tham khảo ý kiến của người khác trong việc thêm vào những biện pháp thay thế và giành thời gian để thảo luận kết quả của những biện pháp thay thế này, Ä‘iều này cÅ©ng cần đến khả năng hợp tác của bạn.

7) Quyết định: Thường thì bÆ°á»›c này có liên quan tá»›i vài người khác nhau do Ä‘ó má»™t lần nữa kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng. Hãy dùng kỹ năng giao tiếp của bạn để thể hiện những chọn lá»±a. Khả năng hợp tác và lãnh đạo cÅ©ng rất quan trọng khi làm việc vá»›i tất cả những ai có liên quan tá»›i việc ra quyết định về việc sẽ làm gì.

8) Hành Ä‘á»™ng: Đây là bÆ°á»›c mà thành quả của những bÆ°á»›c trên được thể hiện. kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong việc cho mọi người biết quyết định và những gì được mong chờ ở họ. kỹ năng hợp tác và lãnh đạo cÅ©ng rất quan trọng trong việc hÆ°á»›ng dẫn mọi người chấp thuận quyết định và những hành Ä‘á»™ng mà họ phải thá»±c hiện. Có thể bạn sẽ phải dùng đến tính linh hoạt và sáng tạo nếu nhÆ° có má»™t vài người phản đối quyết định cÅ©ng nhÆ° những việc họ phải làm.

9) Đánh giá: BÆ°á»›c này nhìn lại toàn bá»™ vấn đề và xem xét lại những gì Ä‘ã diá»…n ra, bài học nào được biết và những gì có thể làm khác Ä‘i nếu nhÆ° ở hoàn cảnh tÆ°Æ¡ng tá»± trong tÆ°Æ¡ng lai. Việc Ä‘ánh giá cÅ©ng có thể xảy ra trong quá trình giống nhÆ° má»™t Ä‘iểm quan trọng trong má»™t dá»± án lá»›n. BÆ°á»›c này Ä‘òi hỏi phải có khả năng lãnh đạo khiến mọi người noi theo. Nếu nhÆ° má»™t vấn đề đủ quan trọng để tốn thời gian và sức lá»±c để giải quyết, nó có đủ quan trọng để học hỏi không ? BÆ°á»›c này chuẩn bị thời gian để tổ chức, sắp xếp hoặc bố trí bất kì loại tài liệu nào. Nó cÅ©ng tạo ra cÆ¡ há»™i để sá»­ dụng tất cả những gì Ä‘ã được học theo má»™t xu hÆ°á»›ng tích cá»±c cho tÆ°Æ¡ng lai.

10) Hoàn thành: BÆ°á»›c này là sá»± kết thúc chính thức cho má»™t dá»± án. Trong những dá»± án lá»›n, Ä‘ây có thể là sá»± giao ná»™p bản báo cáo quyết định cho khách hàng, việc này Ä‘òi hỏi có kỹ năng giao tiếp. Trong những tình huống khác thì bÆ°á»›c quyết định là sá»± thừa nhận rằng mọi thứ Ä‘ã hoàn thành và mọi người có thể chuyển sang những hoạt Ä‘á»™ng khác Ä‘òi hỏi kỹ năng lãnh đạo.

Chúng tôi Ä‘ã chọn lá»±a 10 bÆ°á»›c trên trong chÆ°Æ¡ng 10 “TÆ° vấn khách hàng quen thuá»™c của bạn“ ở cuốn sách: “Hoàn thành mọi việc ngay cả khi bạn không chịu trách nhiệm“, má»™t cuốn sách cung cấp rất nhiều thông tin . Tác giả Ä‘ã lÆ°u ý rằng : ”Khi bạn tÆ° vấn người khác hãy Ä‘i vào, giúp đỡ họ rồi Ä‘i ra“

Sá»­ dụng tÆ° vấn nhÆ° là má»™t phần trong phong cách quản lý của bạn

TÆ° vấn những người phải báo cáo vá»›i bạn có thể là má»™t khái niệm xa lạ nhÆ°ng quá trình và kết quả là giống nhau. Má»™t người nào Ä‘ó nhờ bạn giúp đỡ, bạn Ä‘i thu thập thông tin, hoạt Ä‘á»™ng để tìm ra các biện pháp, Ä‘i đến quyết định, thá»±c hiện các hoạt Ä‘á»™ng và tiếp tục má»™t số vấn đề khác.

Má»™t phong cách quản lý “tÆ° vấn“ rất khác vá»›i phong cách quản lý “chỉ huy và ra lệnh“ nÆ¡i mà má»™t người nào Ä‘ó ra lệnh và mọi người Ä‘Æ¡n giản được mong chờ là hãy làm theo. Sá»± hợp tác tích cá»±c, có lợi ích cao không cần sá»­ dụng đến phong cách quản lý chuyên quyền Ä‘á»™c Ä‘oán chỉ biết chỉ huy và ra lệnh bởi vì nó không có tác Ä‘á»™ng vá»›i những người có giáo dục, tá»± nhận thức mình – những người mong muốn được tham dá»± nhiều hÆ¡n trong môi trường làm việc của mình.

Rất nhiều nhà quản lý Ä‘ã từng học hỏi hoặc làm việc cho những ông chủ chỉ biết chỉ huy và ra lệnh do Ä‘ó họ cần phải học cách linh Ä‘á»™ng hÆ¡n và sá»­ dụng nhiều kỹ năng khác nhau để đạt được những gì mà họ muốn. kỹ năng tÆ° vấn sẽ có hiệu quả nhất khi có được sá»± ủng há»™ từ mọi người. Trong quản lý, đặc biệt là trong môi trường hợp tác đầy áp lá»±c nhÆ° hiện nay thì có người để bạn có thể tin tưởng và có người tin bạn là rất yếu tố quan trọng để bạn tiến xa hÆ¡n trong sá»± nghiệp của mình .

Giành được uy tín khi hợp tác vá»›i người khác cần phải linh Ä‘á»™ng, giao tiếp tốt, thể hiện khả năng sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và khả năng lãnh đạo sẽ giúp bạn rất nhiều. Hãy so sánh Ä‘iều này vá»›i các nhà quản lý chỉ biết ra lệnh, không biết lắng nghe mà luôn cho rằng họ biết câu trả lời chính xác và không muốn hợp tác vá»›i người khác. Ai trong số hai kiểu người trên có khả năng giành được hầu hết sá»± ủng há»™ khi có sá»± thăng tiến?