10 lời khuyên trong việc quản lý dự án

Làm việc theo dá»± án là sá»± huy Ä‘á»™ng nguồn lá»±c từ các phòng, ban khác nhau trong má»™t Ä‘Æ¡n vị để thá»±c hiện má»™t dá»± án nào Ä‘ó. Sau khi dá»± án kết thúc, các nhân viên tham gia vào dá»± án được trả về Ä‘úng bá»™ phận của mình hoặc có thể tiếp tục được phân công vào má»™t dá»± án khác. Ngoài ra, làm việc theo dá»± án cÅ©ng cần sá»± há»— trợ của các chuyên gia từ bên ngoài.

Trong má»™t thế giá»›i mà sá»± tập trung làm việc theo dá»± án ngày càng gia tăng, việc quản lý tốt các dá»± án để đạt được hiệu suất cao là má»™t Ä‘iều tất yếu. Đối vá»›i hầu hết các Công ty, việc quản lý theo dá»± án được xem là má»™t sá»± thay đổi lá»›n.

 

James M.Kerr, sáng lập viên kiêm Chủ tịch Công ty TÆ° vấn Kerr Consulting Group ở bang Counecticut (Mỹ), Ä‘Æ°a ra mười quy tắc có thể mang lại hiệu qủa cao cho các doanh nghiệp khi chuyển sang phÆ°Æ¡ng pháp quản lý này.

1. Thu hẹp phạm vi của dá»± án

Không có gì tệ hÆ¡n má»™t dá»± án không bao giờ kết thúc. Má»™t dá»± án nhÆ° thế có thể vắt kiệt các nguồn lá»±c làm việc của những nhóm được xem là Æ°u thế trong má»™t doanh nghiệp. Để các dá»± án được tiến hành má»™t cách chặt chẽ và tập trung, bạn nên chia chúng thành những dá»± án nhỏ để việc thá»±c thi được dá»… dàng và Ä‘úng thời hạn. Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang lại hiệu quả cho tổ chức nhiều hÆ¡n là việc thá»±c hiện các dá»± án quá lá»›n mà chúng ta không bao giờ có đủ khả năng để hoàn tất.

2. Phân bổ thành viên má»™t cách phù hợp

Cách tốt nhất để có má»™t sá»± khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số lượng người trong nhóm thá»±c hiện dá»± án. Quá Ä‘ông người làm việc trong má»™t dá»± án sẽ khiến việc Ä‘á»™ng viên, giám sát và khuyến khích các cá nhân hÆ°á»›ng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn. Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là phù hợp, nhÆ°ng nguyên tắc chung là má»—i người má»™t việc và má»—i việc má»™t người. NhÆ°ng trong nhiều trường hợp, cÅ©ng có những thành viên phải đảm Ä‘Æ°Æ¡ng hai ba việc.

3. Huy Ä‘á»™ng tất cả các nguồn lá»±c

Để đảm bảo dá»± án đạt được kết quả nhÆ° mong muốn, người lãnh đạo phải huy Ä‘á»™ng được mọi nguồn lá»±c trong doanh nghiệp, cÅ©ng nhÆ° phải khẳng định tính chất quan trọng của dá»± án. Ngoài ra, nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông tin giỏi nhất, có khả năng thá»±c hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho những nhân viên này những nguồn lá»±c giống nhÆ° bá»™ phận kinh doanh.

4. Thiết lập há»™ phận kiểm soát dá»± án

Bá»™ phận này có trách nhiệm xem xét cả về chính sách, định hÆ°á»›ng chiến lược và giải quyết những vÆ°á»›ng mắc, trở ngại trong thá»±c hiện dá»± án. Ví dụ nhÆ°, các trưởng phòng công nghệ thông tin và kinh doanh cấp trung gian tham gia những cuá»™c họp về thá»±c trạng của dá»± án được tổ chức định kỳ hai lần má»—i tuần. Mọi vấn đề khúc mắc sẽ được Ä‘Æ°a ra trong những cuá»™c họp này và được phân công cho các thành viên trong bá»™ phận kiểm soát dá»± án giải quyết trong khi Ä‘ó, các nhóm thá»±c hiện dá»± án vẫn tiếp tục công tác của họ.

5. Không nên tạo nhiều áp lá»±c công việc

Áp lá»±c công việc có thể làm cho các nhân viên trong dá»± án bị căng thẳng mệt mỏi cả về tinh thần lẫn thể xác. Bạn phải nhạy bén vá»›i hiện tượng này và chú ý đừng để để nó xảy ra. Trường hợp này thường thấy ở người được phân công vào hàng loạt dá»± án. Các tổ chức có khuynh hÆ°á»›ng chọn những người Ä‘Æ°a ra sáng kiến có khả năng áp dụng cao. Nếu nhận thấy có tình trạng người nào Ä‘ó vừa hoàn thành xong dá»± án này Ä‘ã được phân công ngay vào má»™t dá»± án khác thì bạn nên xây dá»±ng má»™t số chính sách để giá»›i hạn hay giám sát việc sá»­ dá»±ng nhân viên nhÆ° thế.

6. Tìm kiếm sá»± há»— trợ từ bên ngoài

Má»™t cách khác nữa để giảm bá»›t áp lá»±c công việc là sá»± dá»±ng các chuyên gia từ bên ngoài. Song song vá»›i việc gia tăng các nhóm thá»±c hiện dá»± án, việc má»›i những nhà tÆ° vấn bên ngoài cÅ©ng có thể mang lại cho tổ chức nhiều ý tưởng má»›i có giá trị. Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn về kỹ thuật, kinh doanh và quán trị dá»± án thì không giống nhau. Do vậy, bạn phải xem xét kỹ kế hoạch cÅ©ng nhÆ° kinh nghiệm của từng nhóm thá»±c hiện dá»± án cụ thể trÆ°á»›c khi quyết định chọn cho họ má»™t sá»± há»— trợ thích hợp từ bên ngoài.

7. Trao quyền cho các nhóm thá»±c hiện dá»± án

Khi Ä‘ang phải cố gắng hết mình để hoàn thành công việc Ä‘úng thời hạn, các nhóm thá»±c hiện dá»± án sẽ khó lòng tuân thủ má»™t số hoạt Ä‘á»™ng theo quy định nhÆ° việc ná»™p các bảng kiểm tra công việc hay tham gia các cuá»™c họp thường kỳ… ở má»™t chừng má»±c nào Ä‘ó, những nhóm này cần được trao thêm quyền hạn để có thể hoàn thành công việc Ä‘úng tiền Ä‘á»™ vá»›i chi phí Ä‘ã được cấp. Mọi người sẽ làm việc tích cá»±c hÆ¡n trong má»™t môi rường tin cậy và cảm thông lẫn nhau và coi trọng sáng kiến của từng cá nhân.

8. Sá»­ dụng những công cụ quản lý dá»± án

Những công việc quản lý dá»± án bình thường có thể được thá»±c hiện má»™t cách tá»± Ä‘á»™ng vá»›i những công cụ có chức năng há»— trợ nhÆ°: theo dõi dá»± án, phân công nhiệm vụ, quản lý tiến Ä‘á»™ và há»— trợ việc phân tích nguồn lá»±c dá»±a trên mạng cục bá»™. Những công cụ này tăng cường việc chia sẻ và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, hãy nhá»› rằng nếu việc sá»­ dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp của dá»± án thì Ä‘ây không phải là má»™t Ä‘iều hay.

9. Động viên và khen thưởng

Sá»± góp sức của tất cả những người tham gia vào dá»± án cần phải được công nhận má»™t cách xứng Ä‘áng. Phần thưởng dành cho họ không cần quá phô trÆ°Æ¡ng. Đôi khi, má»™t lá thÆ° Ä‘á»™ng viên từ sếp cÅ©ng là má»™t niềm khích lệ cho nhân viên. Khen thưởng các nhân viên làm việc tốt bằng cách tặng họ vé xem má»™t trận bóng Ä‘á, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép và tăng phụ cấp cho họ là những hình thức thể hiện sá»± Ä‘ánh giá cao công sức mà họ Ä‘ã cống hiến cho dá»± án.

10. Không chấp nhận cách làm sÆ¡ sài

Những chính sách quản lý tốt phải ngăn chặn những cung cách làm việc sÆ¡ sài, cẩu thả. Những kiểu làm việc nhÆ° thế sẽ dẫn đến nhiều sai lầm trong lúc thá»±c hiện công tác, sá»± lãng phí, công việc làm Ä‘i làm lại nhiều lần và sá»± thất bại.