1+1= nhiều hơn 2

Khi phải đối diện vá»›i má»™t khó khăn trong kinh doanh, bạn sẽ tìm đến giải pháp nào: huy Ä‘á»™ng trí tuệ tập thể của nhóm hay kêu gọi từng cá nhân Ä‘á»™ng não?

Tại má»™t số công ty, sá»± giao thoa giữa hai mô hình này thường xuyên được áp dụng, và kết quả chính là những quyết định sáng tạo dẫn tá»›i thành công.

Má»™t bài báo gần Ä‘ây đăng trên tờ Wall Street Journal Ä‘ã trích dẫn má»™t nghiên cứu cho thấy mọi người sẽ trở nên sáng tạo hÆ¡n khi họ tá»± mình Ä‘á»™ng não, chứ không phải trong các buổi há»™i họp hay dÆ°á»›i sá»± trợ giúp của các nhà quản lý.

 

Đúng là không thể phủ nhận rằng những cuá»™c thảo luận phát huy trí tuệ nếu không được Ä‘iều hành tốt sẽ kiềm chế sá»± sáng tạo của mọi người. Và chỉ khi công việc phát huy trí tuệ tập thể được thá»±c hiện Ä‘úng cách, mọi người má»›i có thể Ä‘Æ°a ra các ý tưởng má»™t cách nhanh chóng và hiệu quả hÆ¡n khi họ làm việc má»™t mình.

Trong những cuá»™c huy Ä‘á»™ng trí tuệ tập thể, các cá nhân thường mất từ 5 đến 10 phút để nắm bắt cấu trúc sản phẩm hay cấu trúc tổ chức, và sau Ä‘ó má»›i trình bày ý kiến của họ. Những ý tưởng sáng tạo bắt đầu từ Ä‘ây. Tuy nhiên, phát huy trí tuệ theo nhóm không phải là “thần dược” để chữa bách bệnh kể cả khi nó được thá»±c hiện Ä‘úng đắn. Và tồi tệ hÆ¡n, khi không được thá»±c thi má»™t cách chuẩn xác, công việc Ä‘ó chỉ làm lãng phí thời gian của bạn và mọi người.

Điều Ä‘áng mừng là các nghiên cứu từ trÆ°á»›c đến nay về vấn đề nhân sá»± Ä‘ã chỉ ra rằng khi việc phát huy trí tuệ tập thể được quản lý Ä‘úng đắn và liên kết khéo léo vá»›i các công việc khác, nó sẽ gia tăng Ä‘áng kể khả năng sáng tạo trong công ty. Có 8 yếu tố đặc biệt quan trọng để bạn tổ chức hiệu quả những cuá»™c huy Ä‘á»™ng trí tuệ tập thể:

1. Sá»­ dụng việc phát huy trí tuệ tập thể để mở rá»™ng và kết hợp các ý tưởng, chứ không chỉ Ä‘Æ¡n thuần là thu thập ý tưởng: Sá»± sáng tạo thường xuất hiện khi mọi người tìm cách phát triển các ý tưởng hiện tại. Sức mạnh của việc phát huy trí tuệ tập thể bắt nguồn từ việc thiết lập má»™t “địa Ä‘iểm an toàn” – nÆ¡i mọi người tá»± do chia sẻ các ý tưởng, pha trá»™n và mở rá»™ng các kiến thức Ä‘a dạng khác nhau. Nếu mục tiêu của bạn chỉ là thu thập các ý tưởng sáng tạo, thì việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ chỉ khiến bạn lãng phí thời gian mà thôi. Má»™t hệ thống mạng ná»™i bá»™i hay Internet là hoàn toàn đủ.

2. Khi nào không nên phát huy trí tuệ tập thể: Theo quan sát của má»™t số chuyên gia, hoạt Ä‘á»™ng nhóm có thể dẫn tá»›i những kết quả tốt nhất, cÅ©ng nhÆ° tồi tệ nhất cho nhân viên. Nếu nhân viên cho rằng họ sẽ họ sẽ bị chỉ trích, hạ lÆ°Æ¡ng, giáng cấp, sa thải hay nhận được những kết quả tệ hại khác, việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ là má»™t ý tưởng tồi. Ví dụ, nếu công ty bạn có chủ trÆ°Æ¡ng sa thải 10% số lượng nhân viên má»—i năm, mọi người có thể rất ngại ngần khi nghÄ© tá»›i những lần họp mặt bàn thảo về nhân sá»±.

3. Phát huy trí tuệ cá nhân trÆ°á»›c và sau khi thảo luận nhóm: Lời khuyên nổi tiếng lâu nay trong các hoạt Ä‘á»™ng phát huy trí tuệ tập thể là: Sáng tạo sẽ đến từ sá»± phối kết hợp giữa các ý tưởng cá nhân và tập thể. TrÆ°á»›c khi bÆ°á»›c vào cuá»™c họp, nhà quản lý cần phải nói vá»›i các thành viên tham gia về chủ đề sẽ được thảo luận.

4. Việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ không hiệu quả nếu chúng được gắn vá»›i các nhiệm vụ khác: Phát huy trí tuệ tập thể chỉ là má»™t trong nhiều công việc sáng tạo trong công ty, và nó sẽ ít có khả năng thành công nếu bị kết hợp vá»›i các chức năng công việc khác – chẳng hạn nhÆ° quan sát nhân viên, nói chuyện vá»›i các chuyên gia, hay xây dá»±ng các sản phẩm mẫu và rút kinh nghiệm công việc…

Tốt nhất là bạn hãy tạo Ä‘iều kiện để nhân viên Ä‘Æ°a ra các ý tưởng khác nhau. Không ít công ty thu thập được rất nhiều ý tưởng sáng tạo, nhÆ°ng hầu nhÆ° không triển khai được bất cứ ý tưởng nào má»™t cách hiệu quả. Có những tập thể dành hàng năm trời để bàn thảo và tranh luận về má»™t sản phẩm giản Ä‘Æ¡n, trong khi không thể sản xuất nổi má»™t bản mẫu. Dá»± án cuối cùng bị xoá sổ khi má»™t đối thủ cạnh tranh giá»›i thiệu sản phẩm tÆ°Æ¡ng tá»±.

5. Phát huy trí tuệ tập thể cần má»™t số kỹ năng và kinh nghiệm nhất định: Tại những công ty mà việc huy Ä‘á»™ng trí tuệ tập thể được sá»­ dụng má»™t cách hiệu quả – nhÆ° Hewlett-Packard, SAP, Hasso Plattner, Frog Design và IDEO – Ä‘ây được xem nhÆ° má»™t kỹ năng mà lãnh đạo phải mất hàng tháng hay thậm chí hàng năm má»›i tinh thông. Tối Æ°u hoá hoạt Ä‘á»™ng phát huy trí tuệ tập thể là má»™t kỹ năng không phải má»™t sá»›m má»™t chiều có thể đạt được.

Nếu bạn muốn thỉnh thoảng tổ chức gặp gỡ nhân viên nhằm phát huy trí tuệ tập thể, và các cuá»™c tụ họp Ä‘ó lại được dẫn dắt bởi những người không có kỹ năng và kinh nghiệm, thì sẽ không có gì ngạc nhiên nếu nhân viên của bạn chỉ “ngồi Ä‘ó má»™t cách ngại ngùng, lo sợ”, má»™t nhà quản lý Ä‘ã nói vá»›i tờ The Wall Street Journal nhÆ° vậy. Đó chính là cách chúng ta phản ứng khi chúng ta làm việc gì Ä‘ó lạ mắt đối vá»›i các thầy giáo kém cỏi.

6. Má»—i lần phát huy trí tuệ tập thể là má»™t lần mọi người cạnh tranh mạnh mẽ vá»›i nhau: Trong những cuá»™c thảo luận phát huy trí tuệ tập thể hiệu quả nhất, mọi người cảm thấy có sức ép phải trình bày những gì họ biết và, thông thường, họ chỉ biết trông cậy vào ý tưởng của những người khác.

Ngược lại, mọi người cÅ©ng thể hiện má»™t sá»± cạnh tranh lẫn nhau: cạnh tranh để mọi người cùng tham gia, để mọi người cảm thấy nhÆ° là má»™t phần của tập thể, và để đối xá»­ vá»›i những người khác nhÆ° các thành viên thuá»™c má»™t nhóm có cùng mục Ä‘ích. Điều tồi tệ nhất mà nhà quản lý có thể mắc phải là thiết lập má»™t hoạt Ä‘á»™ng kiểu “thắng – thua” bằng cách Ä‘ánh giá, xếp hạng và trao giải thưởng cho các ý tưởng. Và kết quả là sá»± e ngại sẽ hạn chế số lượng ý tưởng được Ä‘Æ°a ra.

7. Sá»­ dụng hoạt Ä‘á»™ng phát huy trí tuệ tập thể vì nhiều mục Ä‘ích khác nhau, chứ không nhằm tìm kiếm má»™t ý tưởng tốt: Tại hãng IDEO, hoạt Ä‘á»™ng này còn há»— trợ việc xây dá»±ng văn hoá công ty và thá»±c thi nhiệm vụ. Các tập thể nhân viên cùng nhau họp bàn và trao đổi thông tin nhằm nâng cao các kỹ năng làm việc. Quá trình này Ä‘em lại rất nhiều kết quả tích cá»±c.

Kiến thức được trải rá»™ng ra tất cả các lÄ©nh vá»±c và công nghệ má»›i, nhân viên má»›i và nhân viên lâu năm đều tham gia thảo luận nhằm tìm ra giải pháp khả thi nhất. Mục tiêu hàng đầu của những cuá»™c thảo luận Ä‘ó là Ä‘Æ°a ra các ý tưởng má»›i, tuy nhiên, việc quy tụ mọi người để thảo luận về các ý tưởng cả má»›i lẫn cÅ© Ä‘óng vai trò khá quan trọng trong việc gợi mở các yếu tố sáng tạo trong công việc.

8. Đừng gọi Ä‘ó là má»™t cuá»™c phát huy trí tuệ tập thể: Má»™t trong những sai lầm lá»›n mà các nhà lãnh đạo mắc phải là nói quá nhiều. Có không ít cuá»™c họp, nhà lãnh đạo bắt đầu bằng câu: “Chúng ta hay bắt đầu phát huy trí tuệ tập thể”, rồi sau Ä‘ó bài phát biểu của ông ta dài đến 30 phút vá»›i những nhận định liên miên mà không để ai có cÆ¡ há»™i Ä‘Æ°a ra ý tưởng của mình. Điều này sẽ hủy hoại má»™t cuá»™c thảo luận phát huy trí tuệ tập thể!

Các quy tắc có thể rất khác biệt tuỳ theo từng đặc Ä‘iểm cụ thể, song vẫn tồn tại 4 quy tắc chính yếu, Ä‘ó là:
1) Không cho phép chỉ trích;
2) Khuyến khích các ý tưởng má»›i;
3) Số lượng ý tưởng càng càng tốt;
4) Phối kết hợp hay cải thiện ý tưởng của nhiều người.

Câu ca dao: “Má»™t cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” thật phù hợp để giải thích tại sao vá»›i trí tuệ của nhiều người, những giải pháp sáng tạo sẽ xuất hiện nhiều hÆ¡n. Vậy thì bạn, vá»›i tÆ° cách là nhà quản lý, hãy biết huy Ä‘á»™ng trí tuệ tập thể để tìm kiếm ngày má»™t nhiều các giải pháp sáng tạo, nhằm Ä‘Æ°a công ty phát triển nhanh chóng và vững chắc hÆ¡n.