Các bước chuẩn bị cho kế hoạch chiến lược

Quá trình lập kế hoạch chiến lược thường không Ä‘Æ¡n giản. Nó giống nhÆ° là quá trình quản lý, là má»™t sêri những biện pháp nhỏ đồng loạt được thá»±c hiện để phát triển công ty theo Ä‘úng hÆ°á»›ng đề ra.

Má»™t vài chỉ dẫn tạo tiền đề cho việc lập kế hoạch

Nhiều nhà quản lý giành thời gian “quý báu" của mình ở công ty để nghiên cứu và giải quyết các vấn đề. Đối vá»›i những nhà quản lý nhÆ° vậy, cÅ©ng nhÆ° đối vá»›i nhiều người trong số chúng ta, cảm thấy thật khó mà ngồi yên má»™t chá»— và có cái nhìn nghiêm túc về những gì chúng ta muốn thá»±c hiện cÅ©ng nhÆ° cách thức tiến hành chúng. Điều được quan tâm là tiến hành công việc nhÆ° thế nào. Tuy nhiên má»™t trong những sá»± khác biệt chính giữa nhà quản lý trẻ vá»›i nhà quản lý có kinh nghiệm là kỹ năng nhìn ra các triển vọng lá»›n, có sá»± xem xét kÄ© càng về những gì muốn làm và bằng phÆ°Æ¡ng pháp gì. Má»™t trong những cách tốt nhất để phát triển kỹ năng này là thông qua những kinh nghiệm có được trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Má»™t vài gợi ý dÆ°á»›i Ä‘ây có thể giúp ích cho bạn trong quá trình này.

 

1. Mục Ä‘ích chính của quá trình lập kế hoạch là cung cách tiến hành chứ không phải là các tài liệu kế hoạch.

2. Không có bản kế hoạch nào là “hoàn hảo" cả mà chỉ có việc bạn cố gắng hết sức để Ä‘Æ°a ra các ý tưởng chiến lược và các phÆ°Æ¡ng thức tiến hành để từ Ä‘ó bạn có thêm kinh nghiệm cho các kế hoạch chiến lược sau này.

3. Quá trình lập kế hoạch chiến lược thường không Ä‘Æ¡n giản. Nó giống nhÆ° là quá trình quản lý, là má»™t sêri những biện pháp nhỏ đồng loạt được thá»±c hiện để phát triển công ty theo Ä‘úng hÆ°á»›ng đề ra.

4. Trong quá trình lập kế hoạch mọi việc không quá tệ nhÆ° bạn tưởng song cÅ©ng không quá tốt nhÆ° bạn mong đợi.

5. Hãy tiến hành từ những việc Ä‘Æ¡n giản nhất.

Bạn cần tÆ° vấn hay trợ giúp để lập kế hoạch?

Bạn có thể muốn xem xét việc nhận trợ giúp từ phía ngoài công ty nếu :

1. Công ty bạn trÆ°á»›c Ä‘ây chÆ°a từng tiến hành các kế hoạch chiến lược.

2. Vì nhiều lý do mà các kế hoạch trÆ°á»›c Ä‘ây được coi là không thành công.

3. Có rất nhiều ý kiến Ä‘óng góp từ phía nhân viên công ty về các kế hoạch này và các vấn đề hiện thời của công ty đều hÆ°á»›ng tá»›i kế hoạch.

4. Không có nhân viên nào trong công ty khiến mọi người cảm thấy có đủ năng lá»±c cần thiết .

5. Không có nhân viên nào trong công ty tận tâm vá»›i kế hoạch chiến lược của công ty .

6. Các nhà lãnh đạo cho rằng nguyên nhân thuận lợi bên trong sẽ hạn chế sá»± tham gia của các nhân viên đồng thời và họ không có cÆ¡ há»™i tham gia tích cá»±c vào việc lập kế hoạch

7. Các nhà lãnh đạo muốn nghe những ý kiến khách quan, tức là đối vá»›i những người có sá»± quan tâm lá»›n tá»›i các vấn đề và ý tưởng chiến lược của công ty.

Những ai tham gia kế hoạch ?

Các dá»± án chiến lược nên được chỉ đạo tiến hành bởi má»™t Ä‘á»™i dá»± án.

Má»™t số gợi ý dÆ°á»›i Ä‘ây dùng để tham khảo cho việc phát triển Ä‘á»™i dá»± án (giành cho ban quản trị của các tập Ä‘oàn )

1. Chủ tịch há»™i đồng quản trị và ban quản trị nên tham gia và chỉ đạo Ä‘á»™i dá»± án hÆ°á»›ng phát triển và tiến hành kế hoạch .

2. Đưa ra chỉ đạo rõ ràng cho các thành viên, ví dụ nhÆ° những người trá»±c tiếp tham gia Ä‘á»™i dá»± án, những người cung cấp thông tin quan trọng, những người kiểm tra tài liệu kế hoạch và những người lập kế hoạch v..v…

3. Nhiệm vụ chính của ban quản trị là Ä‘Æ°a ra các kế hoạch chiến lược để chỉ đạo có hiệu quả các hoat Ä‘á»™ng của công ty. Do Ä‘ó ban quản trị cần tham gia vào các dá»± án và bổ nhiệm ban kế hoạch (giống nhÆ° ban lãnh đạo)

4. Trong Ä‘á»™i dá»± án luôn luôn cần có ít nhất má»™t người có thẩm quyền để cÆ¡ bản Ä‘Æ°a ra các quyết định chiến lược, ví dụ nhÆ° việc chọn lá»±a mục tiêu cần thá»±c hiện và cách thức tiến hành .

5. Phải gắn liền vá»›i những người có trách nhiệm thiết lập và thá»±c thi kế hoạch

6. Phải gắn liền những người quản lí quá trình tiến hành bao gồm : tổ chức các cuá»™c họp, trợ giúp thu thập thông tin quan trọng, các tài liệu, kiểm tra tình trạng công việc …

7. Xem xét việc ghi chép những bÆ°á»›c quan trọng trong tiến trình kế hoạch để công ty quản lí kế hoạch của mình khi mọi việc được thá»±c thi.

LÆ°u ý má»™t số tiếp theo dÆ°á»›i Ä‘ây:

• Những nhân viên khác nhau cần thời gian khác nhau để thá»±c hiện kế hoạch. Ví dụ ban quản trị có trách nhiệm Ä‘Æ°a ra chỉ đạo chiến lược (nhiệm vụ, mục tiêu, hiệu quả) sau Ä‘ó trách nhiệm của nhân viên là phân tích chiến lược để xác định các chỉ thị mục tiêu của công ty để thận trọng Ä‘Æ°a ra chiến lược cần thiết nhằm đạt mục tiêu theo chỉ thị Ä‘Æ°a ra.

• Công ty nên tạo Ä‘iều kiện cho Ä‘á»™i dá»± án, các nhân viên, người lập kế hoạch càng nhiều càng tốt. Má»™t Ä‘ôi dá»± án há»—n hợp sẽ giúp thành viên ban quản trị nắm rõ các vấn đề và giúp nhân viên hiểu được các kế hoạch quan trọng của công ty .

Chúng ta cần tổ chức bao nhiêu cuá»™c họp ?

• Nhiều nhà lập kế hoạch trẻ thường thắc mắc về số lượng buổi họp và những gì cần cho buổi họp… họ muốn có quy trình cho việc lập kế hoạch. Số lượng buổi họp phụ thuá»™c vào việc liệu trÆ°á»›c Ä‘ây công ty Ä‘ã bao giờ từng lập kế hoạch chÆ°a, bao nhiêu dá»± án, mục tiêu mà công ty Ä‘ã từng tiến hành, truyền thống công ty là thích những cuá»™c họp dài hay ngắn và thời gian công ty dá»± định cho kế hoạch là bao nhiêu ?

• Cố gắng hoàn thành kế hoạch tốt nhất là từ hai đến ba tháng bởi mọi sá»± há»— trợ sẽ giảm dần nên những ná»— lá»±c cho kế hoạch sẽ giảm bá»›t.

Lịch họp

• Tổ chức cuá»™c họp tốt nhất là hai đến ba tuần trong suốt quá trình lập kế hoạch nếu không sẽ rất mất Ä‘á»™ng lá»±c làm việc.

• Yếu tố quan trọng nhất để hoàn thành công việc là các cuá»™c họp nhận được sá»± ủng há»™ từ phía nhà Ä‘iều hành. Do Ä‘ó cần chắc chắn rằng ban lãnh đạo Ä‘Æ°a ra các chỉ đạo rõ ràng chứng tỏ họ ủng há»™ và quan tâm tá»›i quá trình lập kế hoạch chiến lược đồng thời họ cÅ©ng tham gia vào kế hoạch .

Má»™t ví dụ về quá trình lập kế hoạch và tổ chức buổi họp

Ví dụ này bao gồm bốn cuá»™c họp về kế hoạch và phát triển các kế hoạch chiến lược tối Æ°u. Sau Ä‘ó cuá»™c họp này sẽ được chuyển sang kế hoạch hàng năm.

1. Kế hoạch bắt đầu vá»›i cuá»™c họp cùng ban quản trị, chủ tịch há»™i đồng quản trị sẽ giá»›i thiệu và trình bày về kết quả công ty thu được từ kế hoạch chiến lược, các Ä‘iều tra tổng quát về quá trình lập lế hoạch và những người trong Ä‘á»™i dá»± án. Tóm lại sau Ä‘ó công ty triển khai bÆ°á»›c tiếp theo của kế hoạch, thảo luận về khả năng đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ….hay xác định các mục tiêu chiến lược cần phát triển (mục tiêu hay còn gọi là dá»± án). Các nhà lập kế hoạch phải nghiên cứu kỹ các chiến lược trÆ°á»›c buổi họp.

2. Buổi họp tiếp theo tập trung vào việc lập các phÆ°Æ¡ng pháp cho má»—i mục tiêu. Để chuẩn bị cho buổi họp này má»™t tiểu ban chịu trách nhiệm trong khâu chuẩn bị tài liệu bao gồm những nhiệm vụ, mục tiêu trÆ°á»›c mắt cùng vá»›i mục tiêu và kế hoạch chiến lược. Tài liệu này sẽ được phát cho mọi người trong buổi họp tá»›i.

3. Trong buổi họp tiếp theo các nhà lập kế hoạch trao đổi ý kiến phản hồi về tài liệu kế hoạch bao gồm ná»™i dung và cách thức tiến hành. Nó được ghi trong tài liệu và phát trong buổi họp sắp tá»›i.

4. Trong buổi họp tá»›i không yêu cầu phải quá tập trung vào kế hoạch ví dụ nhÆ° tài liệu ban quản trị duyệt trong cuá»™c họp ban quản trị thường kỳ.

5. NhÆ° ví dụ trên Ä‘ã đề cập, các tiểu ban phải có trách nhiệm thu thập thông tin rồi phân loại để phát trÆ°á»›c buổi họp.

6. CÅ©ng cần lÆ°u ý rằng, dá»±a trên cÆ¡ sở tài liệu, mọi người sẽ Ä‘Æ°a ra kế hoạch hàng năm bao gồm chi tiết các kế hoạch cần thá»±c hiện trong năm tá»›i, những ai có trách nhiệm thi hành và tiến hành khi nào

7. Dù công ty quan tâm đến kế hoạch chiến lược nhÆ°ng mọi người vẫn phải sắp xếp thời gian để tham dá»± các cuá»™c họp thường xuyên. Việc sắp xếp này căn cứ vào các cuá»™c họp được tổ chức hợp lý thời lượng ngắn nhÆ°ng hiệu quả còn hÆ¡n các cuá»™c họp dài mà kém chất lượng. Ngoài ra nó còn truyền tải được hết yêu cầu của cuá»™c họp.

Làm sao để chắc chắn má»™t kế hoạch má»›i được tiến hành ?

Má»™t vấn đề thường thấy trong qúa trình lập kế hoạch là việc kế hoạch bị lãng quên. Công ty không chú ý tá»›i việc thu thập thông tin quan trọng cho kế hoạch. Những gợi ý dÆ°á»›i Ä‘ây giúp bạn chắc chắn thá»±c hiện được kế hoạch:

1. Khi chỉ đạo quá trình lập kế hoạch cần tạo Ä‘iều kiện cho những người chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch. Thành lập các tổ Ä‘a chức năng (đại diện của má»—i ngành, má»—i dịch vụ trong công ty) đảm bảo tiến hành kế hoạch thiết thá»±c và hiệu quả.

2. Đảm bảo cho kế hoạch mang tính thiết thá»±c. Thường xuyên Ä‘Æ°a ra những câu hỏi cho những người tham gia dá»± án “kế hoạch này có thiết thá»±c không?’’, “Anh có thể làm được hay không ?’’

3. Chia kế hoạch chiến lược tổng thể ra thành các kế hoạch hành Ä‘á»™ng, thường bao gồm kế hoạch hành Ä‘á»™ng (kế hoạch tiến hành) cho các tiểu ban trong công ty.

4. Trong tài liệu kế hoạch tổng thể chỉ rõ người tiến hành và khi nào (các kế hoạch hành Ä‘á»™ng thường được đề cập tá»›i trong phần thá»±c hiện của kế họach chiến lược tổng thể). Má»™t số công ty có lẽ còn Ä‘Æ°a các kế hoạch hành Ä‘á»™ng của kế hoạch chiến lược vào các tài liệu riêng biệt, chỉ bao gồm nhiêm vụ, mục tiêu, kết quả và chiến thuật. Cách này hÆ¡i mạo hiểm bởi ban quản trị sẽ ít tập trung vào các kế hoạch hành Ä‘á»™ng.

5. Trong khâu thá»±c hiện kế hoạch cần phải xác định rõ ràng các phÆ°Æ¡ng pháp tiến hành và trách nhiệm. Đặc biệt là trong 90 ngày đầu tiên thá»±c hiện kế hoạch cần phải Ä‘Æ°a ra kế hoạch rõ ràng. Vừa tiến hành công việc vừa kiểm tra lại.

6. Bàn giao công việc cho các nhân viên và kiểm tra kết quả làm việc.

7. Tiếp tục Ä‘iều hành công việc theo kế hoạch. Thường xuyên kiểm tra những nhân viên tham gia kế hoạch hành Ä‘á»™ng bởi họ thường ít kiểm tra kỹ công việc của mình.

8. Nghiên cứu kỹ tài liệu và phân công công việc, kiểm tra kỹ mọi nguồn thông tin.

9. Chắc chắn rằng có người đứng ra chỉ đạo, bảo đảm cho kế hoạch tiến triển Ä‘úng thời hạn.

10. Việc chủ tịch há»™i đồng quản trị ủng há»™ kế hoạch là Ä‘á»™ng lá»±c rất lá»›n thúc đẩy tiến trình hoat Ä‘á»™ng. Thống nhất các mục tiêu của kế hoạch để chủ tịch duyệt.

11. Chú ý vào các ý kiến phản hồi từ phía những người tham gia kế hoạch và cả há»™i đồng quản trị. Tham khảo tất cả hoặc má»™t số gợi ý để chắc chắn cho kế hoạch được tiến hành.

12. Thường xuyên thay ‘người kiểm tra’ để nắm rõ mọi việc ví dụ nhÆ°: qua má»—i quý nhân viên có hoàn thành nhiệm vụ không …

13. Sắp đặt người tham gia làm nhiệm vụ để giúp nhau hoàn thành công việc Ä‘úng thời hạn.