Bửu bối 6Đ trong quản trị doanh nghiệ

Bạn cần có những kỹ thuật gì để tiếp tục Ä‘Æ°a sá»± nghiệp kinh doanh do mình tạo dá»±ng tiếp tục tiến lên má»™t cách bền vững? "Bá»­u bối" 6Đ sẽ giúp bạn giải quyết phần nào…

Đúng quy trình

Khởi nghiệp kinh doanh khá giống công việc của người khảo sát tìm đường. Phải tìm ra con đường từ những bÆ°á»›c Ä‘o đạc đầu tiên, sau Ä‘ó phát quang, san ủi, thi công, và cuối cùng Ä‘Æ¡n vị thi công bàn giao để Ä‘Æ°a công trình vào sá»­ dụng. Để làm tốt công tác khai thác, duy tu bảo dưỡng, Ä‘Æ¡n vị khai thác và quản lý con đường phải có quy trình vận hành.

 

TÆ°Æ¡ng tá»±, trÆ°á»›c khi bàn giao doanh nghiệp để lên chức "Thái thượng hoàng", bạn cần thiết lập má»™t quy trình làm việc Ä‘úng cho doanh nghiệp.

Theo Franklin Covey, quy trình làm việc Ä‘úng giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp làm việc vá»›i nhau má»™t cách êm thắm, loại bỏ những hoạt Ä‘á»™ng không làm gia tăng giá trị. Má»™t quy trình vận hành Ä‘úng còn tạo được sá»± linh hoạt để Ä‘iều chỉnh trÆ°á»›c những Ä‘òi hỏi (có thể không Ä‘oán trÆ°á»›c được) của khách hàng, nhà cung cấp vật tÆ°, người lao Ä‘á»™ng, cổ Ä‘ông, cá»™ng đồng  và cả những bất trắc khác.

Ở Việt Nam, rất nhiều hiện tượng trùng lặp quan sát được từ các tổng công ty quốc doanh và má»™t vài doanh nghiệp tÆ° nhân. Đó là, doanh nghiệp thường đổ vỡ khi phát triển lên má»™t bÆ°á»›c má»›i, hoặc má»—i khi thay đổi tổng giám đốc thường phải "xóa bàn làm lại". Cần phải nói thêm, hiện tượng này thường xảy ra ở các tổng công ty thÆ°Æ¡ng mại, xuất nhập khẩu hÆ¡n là các Ä‘Æ¡n vị kinh doanh kỹ thuật. Tuy cần phải Ä‘iều tra để Ä‘Æ°a đến kết luận nhÆ°ng có thể cho rằng, Ä‘a số sá»± đổ vỡ là do doanh nghiệp thiếu má»™t quy trình công việc làm nền tảng cho hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh.

Rất may là nhiều doanh nghiệp Ä‘ã sá»›m nhận ra Ä‘iều này và Ä‘ang tích cá»±c xây dá»±ng quy trình công việc. Vấn đề còn lại là giáo dục, huấn luyện để người lao Ä‘á»™ng hiểu và tuân thủ quy trình. Ngoài ra, cần tránh hiện tượng xây dá»±ng quy trình để Ä‘ánh bóng doanh nghiệp chứ không phải từ quyết tâm muốn cải tổ để tồn tại và phát triển bền vững.

Đúng người

Gần Ä‘ây, trên các phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông thường bàn nhiều về chÆ°Æ¡ng trình Ä‘ào tạo, thu hút và Ä‘ãi ngá»™ nhân tài. Không nên quá lo lắng về nhân tài mà hãy tá»± hỏi, chúng ta có sá»­ dụng Ä‘úng người cho quy trình công việc chÆ°a? Nói cách khác, hãy tá»± hỏi: "Nên thuê ai và làm thế nào để nhân viên được huấn luyện, Ä‘ào tạo cho phù hợp vá»›i công việc?".

Trả lời được câu hỏi này, chúng ta có thể tìm ra má»™t vài giải pháp cho doanh nghiệp. Đối vá»›i những công việc khá đặc biệt, cần phải có chính sách Æ°u Ä‘ãi để tuyển dụng những người vừa thông thạo kỹ thuật, vừa giỏi ngoại ngữ và có kiến thức về kinh doanh…

Còn lại, những công việc bình thường, sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp nên tổ chức các khóa huấn luyện cÆ¡ bản để nhân viên thá»±c hiện công việc cụ thể gắn liền những nhiệm vụ chủ yếu được giao trong quy trình. Ngoài ra, cÅ©ng nên tạo cÆ¡ há»™i cho cá nhân phát triển và sá»­ dụng nhiều kỹ năng khác nhau để phát hiện và bồi dưỡng nhân tài.

Đúng cÆ¡ cấu tổ chức

Đúng quy trình công việc, Ä‘úng người nhÆ°ng có được má»™t cÆ¡ cấu tổ chức Ä‘úng là Ä‘iều cÅ©ng quan trọng không kém. Vì chỉ khi có má»™t cÆ¡ cấu tổ chức Ä‘úng, hệ thống báo cáo công việc và trách nhiệm của các thành viên má»›i thông suốt. Cấp quản lý có thể ra quyết định hay nhận được sá»± phê duyệt mà không bị tệ quan liêu cản trở và mọi người hiểu rõ ai có quyền ra quyết định gì.

Ngoài ra, "đồng thanh tÆ°Æ¡ng ứng, đồng khí tÆ°Æ¡ng cầu", con người có nhu cầu cùng làm việc vá»›i nhau sẽ tá»± gắn bó vá»›i nhau hay cố gắng để cùng làm việc trong má»™t Ä‘Æ¡n vị. Đây là cách mà má»™t số công ty và tổ chức nhÆ° IBM, NASA  thường hay làm. NhÆ° các nhóm công tác, trong Ä‘ó các chuyên gia tá»± gắn bó vá»›i nhau để giải quyết má»™t vấn đề nào Ä‘ó do tổ chức đặt ra. Nhóm trưởng sẽ tá»± tuyển Ä‘úng chuyên viên để hoàn thành nhiệm vụ. Áp dụng cÆ¡ cấu tổ chức này, sẽ giúp nhà quản lý tránh được tình trạng nhận nhân viên theo dạng gá»­i gắm.

Đúng thông tin

CÆ¡ cấu tổ chức Ä‘úng sẽ giúp luồng thông tin trong doanh nghiệp chảy thông suốt. HÆ¡n nữa, do có quy trình công việc Ä‘úng, cá nhân trong tổ chức hiểu mình cần thông tin gì và khi nào được nhận thông tin để giải quyết công việc. Vì vậy, khi có Ä‘úng thông tin, cá nhân trong Ä‘Æ¡n vị sẽ hành Ä‘á»™ng kịp thời và có thể ra quyết định Ä‘úng.

Để đảm bảo Ä‘iều này, doanh nghiệp cần xây dá»±ng má»™t hệ thống thông tin dữ liệu để cho nhân viên truy cập. Ngoài ra, hệ thống thông tin phải bảo đảm chính xác và có thể tiếp cận để ra quyết định.

Đúng quyết định

Ra quyết định Ä‘úng trong kinh doanh không những cần thông tin Ä‘úng mà còn tùy thuá»™c vào cách ra quyết định. Đa số doanh nghiệp hiện nay, nhất là doanh nghiệp quốc doanh, thường ra quyết định theo sá»± đồng thuận của tập thể. Đây là má»™t cách làm Ä‘úng nhÆ°ng chÆ°a đủ, đặc biệt trong má»™t môi trường kinh doanh biến Ä‘á»™ng và đầy bất trắc.

Vì vậy, nhà quản lý cần biết nhiều cách ra quyết định. Quyết định Ä‘úng thường là quyết định được chọn lá»±a từ má»™t số các phÆ°Æ¡ng án và chúng phải được Ä‘Æ°a ra bởi những người có năng lá»±c chuyên môn và kinh nghiệm. Mọi người cần phải rõ ai làm quyết định gì và ở mức Ä‘á»™ nào trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, quyết định Ä‘úng khi Ä‘Æ°a ra cần được cân nhắc thêm tác Ä‘á»™ng của nó đến nhiệm vụ, giá trị, mục Ä‘ích và chiến lược của doanh nghiệp.

Đúng phần thưởng

Ai làm tốt cần được khen thưởng và phần thưởng tÆ°Æ¡ng xứng vá»›i Ä‘óng góp nhÆ°ng phải tuân theo quy định có trÆ°á»›c. Khi khen thưởng cho cá nhân, lãnh đạo cần phải làm sáng tỏ ai được thưởng và vì sao?

Phần thưởng Ä‘úng sẽ có tác dụng củng cố hành vi tốt mang lại hiệu quả kinh doanh. Người nhận và người chÆ°a có Ä‘iều kiện được nhận thưởng đều thỏa mãn, tạo Ä‘á»™ng lá»±c cho mọi người tìm kiếm thành công để giành phần thưởng. Phần thưởng phải được mọi người nhận thức là công bằng, Ä‘Æ¡n giản, rõ ràng và đầy ý nghÄ©a.