10 bước để cứu nguy một Dự án

Đối vá»›i má»™t Dá»± án Ä‘ang trên bờ vá»±c phá sản, việc khôi phục hay hủy bỏ nó cần phải được tiến hành má»™t cách bài bản có trình tá»± để có thể Ä‘Æ°a ra những quyết định Ä‘úng đắn, kịp thời.

Khi má»™t Dá»± án bị "sa lầy", chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chết? Và làm sao để cứu ? TrÆ°á»›c hết, chúng ta phái xác định lại vấn đề. Gopai Kapur, Chủ tịch Trung tâm Quản trị Dá»± án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh nghiệm: "Khi má»™t dá»± án gặp khó khăn, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu mang tính chất quyết định về chiến lược. Bạn phải có má»™t cái nhìn từ má»™t vị trí cao hÆ¡n".

 

Mặc dù Giám đốc Dá»± án có thể là người đầu tiên phát hiện dấu hiệu của những vấn để nghiêm trọng, nhÆ°ng chÆ°a hắn là người Ä‘Æ°a ra được má»™t hành Ä‘á»™ng thích hợp. Trong cuốn sách "Sá»± gỡ rối tai hại: Cứu nguy những Dá»± án phần mềm", tác giả E.M. Beunatan viết nhÆ° sau: các Giám đốc Dá»± án thường tin rằng họ có thể tá»± giải quyết vấn đề, hoặc thậm chí họ có thể hoàn toàn không biết gì về tính nghiêm trọng của vấn đề?

Má»™t số Giám đốc Dá»± án thậm chí còn không muốn thừa nhận thất bại, và do vậy họ không thèm đếm xỉa đến việc tái Ä‘ánh giá dá»± án. Thường thì nhà đầu tÆ° sẽ quyết định xem dá»± án có cần phải được Ä‘ánh giá lại hay không. Beunatan cho rằng quá trình tái Ä‘ánh giá này không kéo dài quá hai tuần lá»… ở những dá»± án có quy mô vừa và lá»›n. ông Ä‘Æ°a ra mười bÆ°á»›c khả dÄ© áp dá»±ng cho công tác này.

1. Ngừng dá»± án

Những nhà tài trợ, Giám đốc Dá»± án hay những nhà đầu tÆ° chính là những người có thể yêu cầu ngừng thá»±c hiện dá»± án. Việc này nhằm hạn chế thiệt hại và thu hút sá»± chú ý của mọi người. "Bạn cần sá»± hợp tác toàn diện của mọi người. Nếu vẫn tiếp tục thá»±c hiện Dá»± án song hành vá»›i việc tìm giải pháp khắc phục khó khăn thì bạn sẽ không có được sá»± chú ý của mọi người", Beunatan nói.

Theo Pete Gibson, cá»±u giám đốc dá»± án má»™t trung tâm hải quân, Bá»™ Quốc phòng Mỹ, tất cả những người tham gia dá»± án đều phái được biết rõ tại sao Dá»± án bị ngừng. Nếu họ hiểu những gì Ä‘ang xảy ra và được giao quyền Ä‘Æ°a ra những quyết định Ä‘úng đắn, họ sẽ làm tốt vai trò của mình. Sá»± mù mờ, không minh bạch chỉ làm cho họ thêm nghi vấn và dá»… làm hỏng công việc.

2. Xác định mức Ä‘á»™ của vấn đề

Hãy chọn má»™t người không dính dáng gì đến hậu quả thiệt hÆ¡n của Dá»± án. Người này có thể là má»™t chuyên viên tÆ° vấn hay là má»™t lãnh đạo cao cấp ở má»™t bá»™ phận khác của Công ty. Các Dá»± án lá»›n có thể Ä‘òi hỏi phải có cả má»™t Ä‘á»™i thẩm định.

Thẩm định viên phái là người có đầy đủ quyền hành để có thể làm việc chặt chẽ vá»›i Giám đốc Dá»± án mà không cám thấy mình bị Ä‘e dọa, vì người này có thể quyết định rằng Giám đốc Dá»± án có trách nhiệm liên Ä‘á»›i trong những hậu quả Ä‘ã và Ä‘ang xảy ra.

3. Đánh giá tình trạng của Dá»± án

Để hiểu rõ hiện trạng của Dá»± án, chuyên gia thẩm định cần tiếp xúc vá»›i các nhà đầu tÆ° Dá»± án và các thành viên quản lý. Người này cÅ©ng phải xem xét lại hồ sÆ¡ dá»± án để Ä‘ánh giá quá trình triển khai.

Má»™t số dá»± án gặp trắc trở vì những người thấu hiểu nguyên nhân của sá»± trắc trở thường giữ thái Ä‘á»™ im lặng hÆ¡n là nêu rõ các vấn đề để mọi người cùng tìm giải pháp khắc phục. Do vậy, chuyên gia thẩm định bắt buá»™c phải tìm hiểu những tin tức xấu về dá»± án. Họ phải khuyến khích mọi người giúp họ nhận biết những khiếm khuyết của Dá»± án.

4. Thẩm định khả năng của những người thá»±c hiện Dá»± án

Chuyên gia thẩm định cÅ©ng phải xem xét đến tính năng Ä‘á»™ng và kỹ năng của những người tham gia thá»±c hiện Dá»± án cÅ©ng nhÆ° khả năng lãnh đạo của Giám đốc Dá»± án. Má»™t vấn đề thường thấy là Giám đốc Dá»± án không có kinh nghiệm về lÄ©nh vá»±c kỹ thuật. Thay vì thuyên chuyển vị Giám đốc Ä‘ó, chúng ta có thể đề xuất bổ nhiệm thêm má»™t Giám đốc chuyên trách về kỹ thuật.

5. Tái xác định những mục tiêu tối thiểu

Đa số các dá»± án trở nên tệ hại vì chúng Ä‘ã bị phức tạp hóa thái quá bởi những yêu cầu ngày càng nhiều đến ná»—i những người trong dá»± án không thể hình dung họ Ä‘ang xây dá»±ng cái gì. Chuyên gia thẩm định cần làm việc vá»›i nhà đầu tÆ° để thiết lập những yêu cầu tối thiểu cho Dá»± án.

Bạn có thể chia những yêu cầu này thành ba nhóm: thiết yếu, rất quan trọng và bình thường. Và dành Æ°u tiên hàng đầu cho những yêu cầu thiết yếu. Nếu nhà đầu tÆ° còn do dá»±, chÆ°a chịu từ bỏ những yêu cầu còn lại, bạn có thể thuyết phục họ bằng cách cho họ biết bạn sẽ tiếp tục thá»±c hiện các yêu cầu còn lại sau khi Ä‘ã thá»±c hiện tốt những yêu cầu thiết yếu.

6. Xem xét tính khả thi của những mục tiêu

Sau khi Ä‘ã xác định các yêu cầu thiết yếu, việc Ä‘ánh giả tính khả thi của những yêu cầu này phải được tiến hành Ä‘úng quy trình, bảo đảm rằng nhà đầu tÆ° sẽ đồng ý vá»›i những mục tiêu má»›i, thời gian thá»±c hiện, và ngân sách. Bạn cÅ©ng cần phải tái thẩm định tính khả thi về mặt kỹ thuật và thăm dò sá»± tin tưởng ở những người thá»±c hiện Dá»± án. Chuyên gia thẩm định có thể đề nghị hủy bỏ dá»± án nếu phát hiện những trở ngại nghiêm trọng không thể khắc phục .

7. Sắp xếp lại nhân sá»±

Chuyên gia thẩm định cần phải xem xét thành tích, kỹ năng và Ä‘á»™ng lá»±c của những người thá»±c hiện Dá»± án dá»±a trên những yêu cầu má»›i . Những cuá»™c đối thoại thẳng thắn, cởi mở sẽ giúp mọi người hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ má»›i của họ để hoàn tất Dá»± án má»™t cách thành công.

8. Phân tích những rủi ro

Chuyên gia thẩm định, Giám đốc Dá»± án, những thành viên chủ chốt trong nhóm thá»±c hiện Dá»± án và nhà đầu tÆ° cần phải liệt kê và Ä‘ánh giá hậu quả của những rủi ro có thể xảy ra theo mức Ä‘á»™ nghiêm trọng. Sau Ä‘ó , mọi người sẽ Ä‘Æ°a ra kế hoạch cụ thể để giảm thiểu những rủi ro Ä‘ó.

9. Lập kế hoạch triển khai

Kế hoạch triển khai sẽ là phÆ°Æ¡ng tiện cho việc khôi phục Dá»± án, cung cấp nền tảng cho việc thiết lập những kế hoạch hành Ä‘á»™ng chi tiết tại má»—i giai Ä‘oạn.

10. Thá»±c hiện má»™t hệ thống cảnh báo sá»›m

Để bảo đảm cho dá»± án tránh được "vết xe đổ" trÆ°á»›c Ä‘ó, cần phải thu thập các dữ liệu trong quá trình thá»±c hiện, định kỳ xem xét tình trạng của Dá»± án, xác định những nguy cÆ¡ ảnh hưởng đến Dá»± án và thiết lập quy trình Ä‘iều chỉnh các sai sót má»™t cách kịp thời.