Khuyến khích xung đột có tính xây dựng

Không phải mọi sá»± xung Ä‘á»™t đều mang ý nghÄ©a tiêu cá»±c. Có những xung Ä‘á»™t giúp nhà lãnh đạo rất nhiều trong việc Ä‘Æ°a ra những quyết định chính xác và toàn diện hÆ¡n.

Xung Ä‘á»™t có tính xây dá»±ng là cần thiết cho việc tạo ra sá»± cam kết vá»›i các quyết định. Nếu mọi người chỉ cười, gật đầu và nói "vâng" trong tổ chức của bạn, thì có thể Ä‘ã đến lúc phải bắt đầu cần những cuá»™c tranh luận.

Theo ông Michael Roberto, chuyên gia của trường kinh doanh Havard, việc thiếu các xung Ä‘á»™t hữu ích – có tính chất xây dá»±ng – trong tổ chức sẽ gây khó khăn cho việc Ä‘ánh giá các ý tưởng kinh doanh và Ä‘Æ°a ra các quyết định quan trọng. Tất nhiên, xung Ä‘á»™t không có nghÄ©a là hăm doạ.

Tầm quan trọng của xung Ä‘á»™t có tính chất xây dá»±ng

 

Các nhà lãnh đạo nên tạo ra má»™t môi trường của các quan Ä‘iểm bất đồng có tính chất xây dá»±ng nhằm cải thiện chất lượng của các quyết định và để nâng cao mức Ä‘á»™ cam kết của các quyết định được Ä‘Æ°a ra. Michael Roberto cho rằng: "Để cho các xung Ä‘á»™t tích cá»±c giúp bạn xây dá»±ng các cam kết vá»›i quyết định, và do Ä‘ó, tạo Ä‘iều kiện cho việc thá»±c thi".

Đây là hiểu biết chính mà thường dá»… dàng bị xem nhẹ. Các xung Ä‘á»™t tích cá»±c Ä‘óng vai trò chính trong việc xây dá»±ng sá»± gắn kết vá»›i tầm nhìn và mục tiêu nhóm.

Điều này nghÄ©a là, để trở nên hiệu quả, chúng ta cần thay đổi cách chúng ta Ä‘Æ°a ra các quyết định quan trọng. Khuyến khích các quan Ä‘iểm trái ngược có tính xây dá»±ng trong quá trình ra quyết định sẽ tăng sá»± gắn kết của mọi người vá»›i quyết định. HÆ¡n nữa, Ä‘iều này sẽ đảm bảo cho việc thá»±c thi hiệu quả hÆ¡n. Các nhà lãnh đạo cần Ä‘óng vai trò tích cá»±c hÆ¡n trong việc khuyến khích mọi người Ä‘Æ°a ra những quan Ä‘iểm này.

Tất nhiên, việc diá»…n tả sá»± bất đồng có thể là Ä‘iều rất khó khăn và không thoải mái cho bất kỳ nhà quản lý hay nhân viên cấp dÆ°á»›i nào. Do Ä‘ó, nhà lãnh đạo không thể chờ đợi các ý kiến bất đồng tá»± đến vá»›i họ, mà họ phải chủ Ä‘á»™ng Ä‘i tìm kiếm nó trong tổ chức.

Các nhà lãnh đạo có thể và nên tiến hành các bÆ°á»›c vững chắc để xây dá»±ng sá»± xung Ä‘á»™t thành quá trình ra quyết định. Ví dụ, họ có thể đề nghị các nhà quản lý Ä‘óng vai trò là đối thủ cạnh tranh của tổ chức trong các cuá»™c họp. Hoặc họ có thể phân công ai Ä‘ó Ä‘óng vai người không tán thành để chắc chắn rằng việc Ä‘ánh giá dá»± án Ä‘ã được tiến hành toàn diện trÆ°á»›c khi tiến hành.

Bằng việc tiến hành các cuá»™c tranh luận sôi nổi và cởi mở, các nhà lãnh đạo sẽ biết được liệu mọi người có thá»±c sá»± đồng ý vá»›i lá»±a chọn được Ä‘Æ°a ra hay không.

Làm cho các xung Ä‘á»™t có tính xây dá»±ng

Để hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng xung Ä‘á»™t duy trì tính chất xây dá»±ng. Đó là, họ phải khuyến khích sá»± bất đồng hÆ°á»›ng đến nhiệm vụ trong cuá»™c tranh luận trong khi cố gắng để hạn chế các xung Ä‘á»™t cá nhân. Các nhà lãnh đạo có thể thá»±c hiện Ä‘iều này bằng việc tiến hành các bÆ°á»›c vững chắc, trÆ°á»›c, trong và sau má»™t quá trình ra quyết định quan trọng.

TrÆ°á»›c quá trình ra quyết định:

– Thiết lập quy tắc nền tảng về cách mọi người nên liên hệ vá»›i nhau trong suốt cuá»™c tranh luận.

– Làm rõ vai trò của má»—i cá nhân trong cuá»™c thảo luận.

– Xây dá»±ng sá»± tôn trọng lẫn nhau.

Trong suốt cuộc tranh luận:

– Định hÆ°á»›ng lại sá»± chú ý của mọi người và Ä‘Æ°a ra tình huống trong má»™t quan Ä‘iểm khác.

– Trình bày các ý kiến và số liệu để nâng sá»± hiểu biết và phát sinh ra các hÆ°á»›ng thảo luận má»›i.

– Gợi mở hÆ°á»›ng giải quyết khi nhóm dường nhÆ° lâm vào thế bế tắc.

Sau quá trình ra quyết định:

– Học từ các bài học có liên quan đến cách quản lý xung Ä‘á»™t má»™t cách có tính xây dá»±ng.

– Hàn gắn các mối quan hệ bị ảnh hưởng vì sá»± không rõ ràng trong quá trình.

Kỹ năng làm chủ má»™t cuá»™c đối thoại có tính chất xây dá»±ng là cần thiết cho các nhà lãnh đạo.

Đảm bảo rằng quá trình ra quyết định là công bằng

Các xung Ä‘á»™t có tính chất xây dá»±ng Ä‘òi hỏi má»™t quá trình ra quyết định công bằng. Tất cả mọi người có liên quan trong cuá»™c tranh luận cần cảm thấy rằng quá trình Ä‘i đến quyết định là rõ ràng và công bằng.

NhÆ°ng để xây dá»±ng các Ä‘óng góp, các nhà lãnh đạo cần nghÄ© ra má»™t quy trình công bằng. Trong quá trình ra quyết định, má»™t vài cá nhân có quan Ä‘iểm được nhóm thừa nhận, trong khi những dá»± án khác lại có thể ít được ủng há»™. Lãnh đạo má»™t quá trình công bằng không có nghÄ©a là cố gắng để thoả mãn mọi người trong khi quyết định cuối cùng được Ä‘Æ°a ra. Thay vì thế, nó nghÄ©a là tạo ra má»™t quá trình mà trong Ä‘ó, các nhà lãnh đạo chứng tỏ sá»± quan tâm thá»±c sá»± đến quan Ä‘iểm của người khác. Để mọi người tin rằng má»™t quá trình là công bằng, họ phải:

– Có cÆ¡ há»™i để diá»…n tả quan Ä‘iểm và thảo luận tại sao và họ bất đồng vá»›i các thành viên khác nhÆ° thế nào.

– Cảm thấy rằng quá trình ra quyết định là minh bạch.

– Tin rằng người lãnh đạo lắng nghe kỹ lưỡng và xem xét quan Ä‘iểm của họ má»™t cách có cân nhắc và nghiêm túc trÆ°á»›c khi Ä‘Æ°a ra quyết định.

– Nhận ra rằng họ có cÆ¡ há»™i thá»±c sá»± để ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của nhà lãnh đạo.

– Có sá»± hiểu biết rõ ràng về nhân tố căn bản của quyết định cuối cùng.

Dành thời gian trong các cuá»™c họp cho các trao đổi có tính chất xây dá»±ng

Các xung Ä‘á»™t có tính chất xây dá»±ng và thảo luận cần phải có thời gian. Các nhà lãnh đạo cần cẩn trọng về việc cố gắng để tối Ä‘a hoá hiệu quả của cuá»™c họp của họ. Làm vậy, họ có thể chịu má»™t hậu quả không chủ định trÆ°á»›c. ChÆ°Æ¡ng trình quá tải, cùng vá»›i Ä‘òi hỏi cho hiệu quả, thường chống lại ná»— lá»±c tốt nhất của nhà lãnh đạo vá»›i việc khuyến khích tranh luận.

Vá»›i má»™t số người bất đồng, cần thời gian để có sá»± can đảm trong việc diá»…n tả quan Ä‘iểm của họ hoặc để xác định má»™t cách chính xác họ thích Ä‘Æ°a ra quan Ä‘iểm nhÆ° thế nào. Lại có thể có những người muốn lắng nghe những người khác nói trÆ°á»›c và có được sá»± hiểu biết tốt hÆ¡n về vấn đề trÆ°á»›c khi Ä‘Æ°a ra quan Ä‘iểm của họ. Thảo luận diá»…n ra quá nhanh có thể sẽ không tạo ra sá»± thoải mái cho mọi người tham gia vào buổi thảo luận.

Làm cho mọi người có trách nhiệm

Để làm cho mọi người có trách nhiệm cần các quy tắc rõ ràng về sá»± gắn kết và làm rõ các hành vi có thể chấp nhận được. Việc nhà lãnh đạo rõ ràng trong cách mà họ muốn mọi người Ä‘óng góp và cÆ° xá»­ sẽ rất quan trọng trong quá trình ra quyết định.

Mọi người cần hiểu họ được trông đợi gì, cÅ©ng nhÆ° họ có thể trông đợi gì vào người lãnh đạo. NhÆ°ng quan trọng hÆ¡n, các nhà lãnh đạo cần duy trì các nguyên tắc, làm cho mọi người chịu trách nhiệm nếu họ vi phạm vào các quy phạm và quy tắc. Nếu ai Ä‘ó sá»­ dụng ý kiến bất đồng để tấn công cá nhân hoặc để cản trở việc thá»±c thi sau Ä‘ó, các nhà lãnh đạo cần chấn chỉnh. Các ý kiến bất đồng có thể là các cÆ¡ há»™i phát triển, họ có thể giúp các nhà quản lý và nhân viên học và cải thiện hoàn cảnh và cách làm việc nghèo nàn.

Nhu cầu có các xung Ä‘á»™t có tính xây dá»±ng nhằm nâng cao sá»± gắn kết và để hÆ°á»›ng tá»›i sá»± thá»±c thi là má»™t nguyên tắc lãnh đạo chủ chốt. Đó là má»™t kỹ năng cần thiết để hÆ°á»›ng tá»›i kết quả trong các tổ chức ngày nay.