Phương pháp làm việc theo nhóm (Phần 1)

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hÆ¡n bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. HÆ¡n nữa, chẳng ai có thể cáng Ä‘áng hết mọi việc. Người phÆ°Æ¡ng Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do Ä‘ó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng Ä‘ôi khi mâu thuẫn vá»›i nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân…

Nhóm bao gồm má»™t nhóm nhỏ những người cùng làm má»™t công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt ra. Nhóm không phải là má»™t cÆ¡ chế, hay má»™t tổ chức mang tính hình thức, má»™t thứ mốt nhất thời, má»™t chÆ°Æ¡ng trình, mà là má»™t cách làm việc, má»™t sá»± thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghÄ© của con người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người vá»›i người trong công việc.

Nhận diện vấn đề về nhóm

Đây là ý kiến của những người Ä‘ã hoạt Ä‘á»™ng nhóm Ä‘ã tan rã:

1. Khi làm việc theo nhóm tôi thấy thường gặp khó khăn:

+ Thường ai cÅ©ng bảo vệ ý kiến của mình mà không thá»±c sá»± xem xét thấu Ä‘áo ý kiến của người khác.

+ Không hợp thành má»™t thể thống nhất phục vụ cho má»™t mục Ä‘ích duy nhất.

 

+ Thường ít khi gặp được má»™t người trưởng nhóm có đầu óc tổ chức, phân công việc sao cho hiệu quả.

+ Má»™t số người chỉ thích làm việc Ä‘á»™c lập mà không muốn chia sẻ suy nghÄ© hay ý tưởng.

– Ä‚n chia không sòng phẳng hoặc không Ä‘ánh giá Ä‘úng con người.

2. Khi làm việc theo nhóm thì cái khó khăn đầu tiên là bất đồng ý kiến.

Má»—i thành viên trong nhóm đều có ý kiến của riêng mình và thường thì chỉ thấy cái thiếu sót trong ý kiến của người khác mà không tìm ra cái Ä‘úng của nó và ngược lại cÅ©ng chỉ thấy cái Ä‘úng của ý kiến của mình mà không thấy cái thiếu sót.

Khó khăn tiếp theo là giữ sá»± Ä‘oàn kết trong nhóm, Ä‘iều Ä‘ó Ä‘ôi khi không biểu hiện ra ngoài nhÆ°ng dá»… làm nhóm tan rã, mâu thuẫn giữa các thanh viên xuất phát từ bất kỳ mặt nào thường thì chỉ là những chuyện nhỏ nhặt nhÆ°ng nếu không xá»­ lý khéo sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường.

3. Nhiều khó khăn

– Có người làm còn có người á»· lại không chịu làm
– Má»—i người má»™t ý và chẳng ai chịu nghe ai
– Thường chỉ có má»™t người là chính còn lại là râu ria và…
– Tốt nhất là làm má»™t mình cho khoẻ.
– Mình Ä‘ã từng làm chuyên đề dịch vá»›i 2 người rồi nhÆ°ng rút má»™t cục lại là mình phải hoàn thiện toàn bá»™. Thế đấy!

Có thể tìm thấy vô số những ý kiến tÆ°Æ¡ng tá»± nhÆ° trên về hoạt Ä‘á»™ng nhóm. Mọi người đều biết rằng hoạt Ä‘á»™ng nhóm là rất tốt, nhÆ°ng khi thá»±c hiện thì hoàn toàn ngược lại.

Có thể lí giải má»™t cách chủ quan là khi hình thành nhóm, nhóm Ä‘ó không áp dụng các qui tắc cần thiết cho việc hình thành và hoạt Ä‘á»™ng của nhóm; các kÄ© năng hoạt Ä‘á»™ng nhóm không được quan tâm, tìm hiểu Ä‘úng mức, vì vậy quá trình hoạt Ä‘á»™ng nhóm phạm phải nhiều sai lầm dẫn đến tan rã nhóm.

I. CÆ¡ bản về nhóm

Nhóm bao gồm má»™t nhóm nhỏ những người cùng làm má»™t công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt ra.

Nhóm không phải là má»™t cÆ¡ chế, hay má»™t tổ chức mang tính hình thức, má»™t thứ mốt nhất thời, má»™t chÆ°Æ¡ng trình, mà là má»™t cách làm việc, má»™t sá»± thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghÄ© của con người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người vá»›i người trong công việc.

II. Chức năng của nhóm

1. Tạo môi trường làm việc thân thiện:

– Cải thiện hành vi giao tiếp:

Nhóm giúp cải thiện sá»± giao tiếp thông qua các hoạt Ä‘á»™ng trao đổi diá»…n ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ Ä‘ó giúp bầu không khí học tập, lao Ä‘á»™ng trở nên sôi Ä‘á»™ng hÆ¡n. Mọi người dần giảm bá»›t chủ nghÄ©a cá nhân để hÆ°á»›ng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lá»›n mà má»™t người hoặc má»™t nhóm người làm việc Ä‘á»™c lập, riêng rẽ không thể hoàn thành được. Bầu không khí làm việc của tổ chức thay đổi theo hÆ°á»›ng tích cá»±c, mọi người có thái Ä‘á»™ thiện chí vá»›i nhau. Chính vì vậy mà vấn đề hóc búa thường được giải quyết dá»… dàng hÆ¡n.

– Xây dá»±ng tinh thần đồng Ä‘á»™i và há»— trợ nhau cùng phát triển:

Sau quãng thời gian lao Ä‘á»™ng và học tập, đặc biệt là những công việc lặp Ä‘i lặp lại, hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lá»±c công việc quá cao làm cho người thá»±c hiện cảm thấy dá»… chán nản, Ä‘Æ¡n Ä‘iệu, buông xuôi. Khi Ä‘ó, tham gia nhóm làm họ trở nên hÆ°ng phấn, họ chờ Ä‘ón các hoạt Ä‘á»™ng của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hÆ¡n bao giờ hết, vì trong nhóm có sá»± há»— trợ của đồng Ä‘á»™i, có Ä‘iều kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hÆ°á»›ng dẫn những thành viên khác và mọi việc trÆ°á»›c Ä‘ây được xem là nhàm chán thì giờ Ä‘ây, dÆ°á»›i cái nhìn từ má»™t góc Ä‘á»™ khác từ nhóm, vấn đề trở nên má»›i và hấp dẫn hÆ¡n.

– Mở rá»™ng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp:

Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hÆ°á»›ng mở rá»™ng hợp tác vá»›i nhau để tạo sá»± thống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong các mối quan hệ. Nhóm là má»™t trong những cách kết nối tất cả mọi người không phân biệt chức vụ, cấp bậc.

Khi mọi người cùng bắt tay cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc Ä‘ó bức tường ngăn cách bị phá toang, mọi người hòa nhập lại, gần gÅ©i nhau hÆ¡n, há»— trợ nhau cùng tồn tại và phát triển.

2. Huy Ä‘á»™ng nguồn nhân lá»±c

– Thu hút mọi người vào công việc:

Ná»™i dung sinh hoạt luôn Ä‘a dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn đề liên quan trá»±c tiếp đến công việc của má»—i thành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi sá»± hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trình sinh hoạt nhóm.

– Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sá»± tiến bá»™

– Tạo cÆ¡ há»™i thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình

Nhóm tạo ra cÆ¡ há»™i tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hàng ngày. Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghÄ© và Ä‘Æ°a ra những ý kiến của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn. Quá trình sá»­ dụng kiến thức, sức lao Ä‘á»™ng, máy móc, nguyên liệu… luôn xảy ra những bất trắc, khi Ä‘ó vận dụng chất xám hÆ¡n nữa là chất xám tập thể là phÆ°Æ¡ng thức tối Æ°u nhất để khắc phục những bất trắc. Nhóm tạo ra cÆ¡ há»™i vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến má»—i thành viên nhận thấy mình là má»™t phần hữu cÆ¡ của tổ chức.

3. Nâng cao trình Ä‘á»™ của thành viên và hoạt Ä‘á»™ng của toàn tổ chức thông qua:

– Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người

Nhóm tạo ra môi trường kích thích sá»± sáng tạo của mọi người. Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị cá»± tuyệt, hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ lá»™n xá»™n, không tuân theo các qui phạm thường thấy.

– Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao Ä‘á»™ng và học tập.

Hiệu quả học tập hay năng suất lao Ä‘á»™ng bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lí của người thá»±c hiện, khi tham gia vào nhóm tâm lí của má»—i thành viên được cải thiện nhiều, do Ä‘ó hiệu quả học tập, năng suất lao Ä‘á»™ng cÅ©ng được cải thiện Ä‘áng kể. Mặt khác, khi tham gia hoạt Ä‘á»™ng nhóm, các vấn đề khó khăn của má»—i thành viên được Ä‘Æ°a ra và giải quyết bởi tập thể, do Ä‘ó áp lá»±c công việc giảm bá»›t, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh chÆ°a tích cá»±c trong lao Ä‘á»™ng và học tập của chính mình để tá»± khắc phục và thay đổi cho phù hợp. Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí về thời gian, vật liệu, nguyên liệu….

Để dá»… hình dung về nhóm và hoạt Ä‘á»™ng của nhóm, bạn hãy liên tưởng đến má»™t Ä‘á»™i bóng Ä‘á. Đội bóng Ä‘á có các thành viên là các cầu thủ, khi chÆ¡i trên sân luôn có má»™t người Ä‘á»™i trưởng chỉ đạo tức thời trên sân. Các cầu thủ thi đấu trên sân cùng hÆ°á»›ng đến mục tiêu chung là Ä‘Æ°a bóng vào khung thành đối phÆ°Æ¡ng. Má»—i thành viên chịu má»™t phần trách nhiệm liên quan đến thành công của Ä‘á»™i bóng. Má»—i thành viên, hay cầu thủ, được phân công trách nhiệm ở má»™t vị trí mà người Ä‘ó có thể đảm Ä‘Æ°Æ¡ng. Nếu có má»™t vị trí nào Ä‘ó bị yếu Ä‘i, cầu thủ không thể hoàn thành nhiệm vụ tại vị trí Ä‘ó, thì các thành viên khác cùng há»— trợ giúp thành viên tại vị trí Ä‘ó hoàn thành nhiệm vụ hoặc khắc phục sai lầm trÆ°á»›c Ä‘ó. Chính vì vậy, Ä‘á»™i bóng ổn định, không bị đổ vỡ và hình thành sức mạnh chung của toàn Ä‘á»™i bóng. Tuy nhiên, má»—i thành viên trong Ä‘á»™i bóng là sức mạnh chung của cả nhóm, nếu thiếu má»™t thành viên thì cả Ä‘á»™i bóng có nguy cÆ¡ suy yếu.

III. Thành lập nhóm

1. Vá»›i những nhóm là nhóm học tập, nhóm được thành lập nhÆ° sau:

– Số lượng thành viên của má»—i nhóm trong khoảng 5 đến 8 thành viên, vá»›i số lượng này nhóm sẽ hoạt Ä‘á»™ng đạt hiệu quả hÆ¡n.

– Nhóm hình thành trên sá»± cá»™ng tác kết hợp của các sinh viên cùng có chí hÆ°á»›ng thá»±c hiện má»™t vấn đề nào Ä‘ó cùng vá»›i nhau; tuy nhiên để dá»… dàng cho việc hoạt Ä‘á»™ng và trao đổi, tốt nhất là nên thành lập nhóm từ những thành viên có cùng Ä‘iều kiện về hoạt Ä‘á»™ng (thời gian, vị trí, công việc…).

– Các thành viên được kết nạp vào nhóm không có bất đồng riêng tÆ° từ trÆ°á»›c, nếu có hãy giải quyết bất đồng hoặc tham gia vào má»™t nhóm khác nếu có thể.

2. Sau khi Ä‘ã tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng.

Các nhóm bầu nhóm trưởng trên cở sở tá»± thỏa thuận vá»›i nhau. Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là:

– Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ thân thiện vá»›i các thành viên trong nhóm.

– Có khả năng Ä‘ánh giá, tổng hợp má»™t vấn đề.

– Có khả năng nhân sá»±: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên, Ä‘ánh giá vấn đề…, ngoài khả năng chuyên môn, khả năng này cÅ©ng rất quan trọng, nó đảm bảo công việc được thá»±c hiện vá»›i hiệu quả cao nhất.

3. Ngoài công việc nhÆ° các thành viên trong nhóm, nhóm trưởng còn phải đảm nhận các công việc:

– Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm
– Chủ trì các cuá»™c họp
– Đảm bảo tiến Ä‘á»™ thá»±c hiện các công việc, nhiệm vụ Ä‘ã đề ra
– Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót
– Là đại diện chính thức của nhóm
– Phân nhiệm vụ thá»±c hiện cho từng thành viên
– …

PhÆ°Æ¡ng pháp làm việc theo nhóm (Phần 2)