13 lỗi thường gặp trong quản lý thay đổi

 

Thời kỳ khủng hoảng Ä‘ã đẩy các nhà lãnh đạo vào má»™t cuá»™c thá»­ nghiệm. Làm cách nào chúng ta đối phó được vá»›i mọi bất ngờ không mong đợi và những rủi ro không ngờ đối vá»›i những kế hoạch Ä‘ã được sắp đặt….

Sá»± thay đổi lá»›n thường Ä‘ã đủ khắc nghiệt không cần phải làm cho mọi quan hệ trở nên xấu hÆ¡n Ä‘i. Khi các cuá»™c khủng hoảng xảy ra, các nhà lãnh đạo cần phải biết cách để tránh các bẫy có thể làm cho khó có thể hồi phục lại. Sau Ä‘ây là 13 lá»—i thông thường gặp phải và má»™t số hÆ°á»›ng dẫn để tránh những lá»—i này.

1. Áp lá»±c phải có những quyết định nhanh chóng Ä‘ã ảnh hưởng đến các giá trị và văn hoá công ty. Các nhà lãnh đạo cần thá»±c hiện các bÆ°á»›c quyết liệt nhanh chóng mà không có thời gian để xem xét các khả năng thay thế khác. Các giá trị về mức Ä‘á»™ tham gia, tính bao hàm hoặc tính liên quan đến con người bắt đầu biến mất. Sá»± hoài nghi bắt đầu nảy sinh.

Giải pháp: Tránh bị cám dá»— để Ä‘Æ°a ra các quyết định tức thì. Tìm ra vấn đề có thể có lợi từ sá»± cống hiến của các nhân viên và giao cho các nhóm nhân viên giải quyết chúng. 

2. Sá»± quản lý Ä‘òi hỏi quá nhiều kiểm soát. Trong các cuá»™c khủng hoảng, các quyết định thường được đẩy lên hàng đầu. Bởi vì các nhà lãnh đạo cao cấp Ä‘ang suy tính lại mọi thứ, mọi người ở cấp dÆ°á»›i trở nên bị Ä‘á»™ng và đợi được ra lệnh những gì cần làm. Sáng kiến giảm xuống; sá»± đổi má»›i bị tạm ngÆ°ng lại.

Giải pháp:Thiết lập các nhiệm vụ ngắn hạn mà uá»· quyền cho các nhân viên để nhằm cố gắng đạt được những chiến thắng nhanh nhất, tạo cho họ cảm giác kiểm soát được kết quả.

3. Các nhiệm vụ khẩn cấp làm lệch sá»± chú ý của cấp lãnh đạo đối vá»›i tình trạng chung của công ty. Các nhà lãnh đạo luôn bị ngập trong các cuá»™c há»™i họp và quyết định. Không ai chịu trách nhiệm về việc Ä‘ánh giá tác Ä‘á»™ng đối vá»›i Ä‘á»™ng cÆ¡ thúc đẩy và hiệu quả làm việc của các nhân viên.

Giải pháp: Chỉ định má»™t nhóm các nhà lãnh đạo bẩm sinh để kiểm soát văn hoá công ty, bắt được mạch của các nhân viên và huấn luyện các nhà quản lý theo má»™t quy trình hiệu quả.

4. Việc giao tiếp quá thất thường và không ổn định. Mọi thứ thay đổi nhanh chóng, các nhà lãnh đạo bị phân tán, và không rõ là ai có thông tin chính xác. Các tin đồn phá hoại tiềm tàng có vai trò của riêng chúng. Thời gian bị lãng phí.

Giải pháp: Phát triển má»™t không gian giao tiếp tÆ°Æ¡ng tác để tiếp cận vá»›i mọi người mọi thông tin giống nhau và Ä‘úng lúc. Và luôn duy trì nhÆ° vậy sau khi giai Ä‘oạn tồi tệ của cuá»™c khủng hoảng qua Ä‘i.

5. Sá»± không chắc chắn luôn tạo ra sá»± lo lắng. Các giám đốc Ä‘iều hành không thích nói câu "Tôi không biết" vì vậy họ đợi đến khi họ có câu trả lời dứt khoát trÆ°á»›c khi họ nói vá»›i nhân viên của mình. NhÆ°ng các nhân viên không có những hành Ä‘á»™ng tích cá»±c khi bị đẩy vào ná»—i lo sợ.

Giải pháp: Tạo lập sá»± chắc chắn của quy trình khi không thể có sá»± chắc chắn do các quyết định. Tạo ra má»™t lịch trình chỉ dẫn tường tận do Ä‘ó mọi người biết được khi nào họ sẽ phải biết. Nếu vẫn chÆ°a có câu trả lời, hãy nói nhÆ° vậy.

6. Người làm công thường nghe mọi Ä‘iều từ các phÆ°Æ¡ng tiện thông tin trÆ°á»›c tiên. Các nhà báo năng nổ tìm kiếm thông tin, và các tin tức có thể Ä‘Æ°a lên các phÆ°Æ¡ng tiện thông tin trÆ°á»›c khi người làm công nghe về thông tin Ä‘ó – ví dụ., các công nhân nghe rằng nhà máy của họ Ä‘ang chuẩn bị Ä‘óng cá»­a trên Ä‘ài phát thanh trong khi Ä‘ang lái xe Ä‘i làm. Các nhà quản lý cấp trung trong nhÆ° câm lặng và không hề được thông báo gì. Những người làm công cảm thấy bị xúc phạm và bỏ rÆ¡i.

Giải pháp: Tách báo chí ra. Phát triển các mạng giữa người làm công – nhà lãnh đạo để kết nối thành má»™t chuá»—i thông tin.

7. Không có lối thoát cho cảm xúc. Sá»± giận dữ và Ä‘au khổ lên cao mà không có cách nào để thể hiện hoặc đối diện vá»›i những cảm xúc Ä‘ó. Mọi người có thể bắt đầu hành Ä‘á»™ng theo nhiều cách lạ lùng, gây ảnh hưởng đến nhóm làm việc.

Giải pháp: Tạo ra những buổi làm việc thoải mái dá»… chịu để giải toả. Hãy dạy các nhà quản lý cách Ä‘Æ°Æ¡ng đầu vá»›i các biến đổi lá»›n và đảm bảo rằng họ biết được sá»± Ä‘au khổ và ná»—i lo âu.

8. Các cổ Ä‘ông chính bị bỏ mặc. Bản thân luôn bận rá»™n, các nhà lãnh đạo không thể liên kết các đối tác lá»›n khác. Các khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, nhân viên chính phủ chỉ nghe ngóng từ những lời phê phán từ các phÆ°Æ¡ng tiện thông tin đại chúng và từ các đối thủ cạnh tranh. Họ trở nên lo lắng và từ chối mọi sá»± giúp đỡ. 

Giải pháp: Hãy quản lý các mối quan hệ. Hãy xác định tất cả các nhóm cần được giao tiếp thường xuyên và đặt ra kế hoạch để tiếp cận họ.

9. Dường nhÆ° dá»… dàng cắt bỏ hÆ¡n là triển khai lại. Giảm bá»›t ngân sách hoặc nhân viên theo tỉ lệ tÆ°Æ¡ng ứng ở mọi nÆ¡i dường nhÆ° dá»… dàng hÆ¡n là mất thời gian để phân công lại nhân viên hoặc bố trí lại nguồn lá»±c. Dường nhÆ° không thể tránh được, những nhân viên giỏi bị bỏ phí trong khi họ Ä‘ã có thể cống hiến sức mình ở Ä‘âu Ä‘ó – bao gồm cả vị trí bán hàng.

Giải pháp: Tạo lập má»™t nhóm các nhân viên Æ°u tú từ các lÄ©nh vá»±c bị cắt giảm biên chế. Họ có thể há»— trợ công việc kinh doanh theo má»™t cách khác – hoặc có thể được gọi trở lại làm việc cho những nhiệm vụ đặc biệt nhÆ° là há»— trợ quá trình chuyển tiếp.

10. Sá»± mất mát lấn át sá»± chú ý. Đôi khi các nhà lãnh đạo mong muốn làm những việc nhân đạo bằng cách giúp đỡ nhân viên bị cắt giảm, trong khi lại bỏ mặc những nhân viên được giữ lại mà chính họ là người tạo dá»±ng tÆ°Æ¡ng lai công ty. Má»™t vài nhân viên được giữ lại không biết rằng họ được coi trọng mà lại quyết định ra Ä‘i.

Giải pháp: Gặp gỡ từng cá nhân được coi là các nhà lãnh đạo của tÆ°Æ¡ng lại và cho thấy sá»± Ä‘ánh cao đối vá»›i họ. Công nhận những cố gắng vượt trá»™i của họ để giải quyết các vấn đề trong thời kỳ khủng hoảng.

11. Mọi thay đổi là thiết thá»±c, không phải là chiến lược. Các nhà lãnh đạo thường tái cấu trúc công ty bằng cách loại bỏ các nhân viên yếu kém nhất hoặc má»›i nhất, mà không tính đến các nhu cầu công việc. Kết quả công ty vẫn làm những gì mà họ vẫn thường làm nhÆ°ng vá»›i ít người hÆ¡n. CÆ¡ há»™i cho sá»± thay đổi bị bỏ qua.

Giải pháp: Xác định má»™t nhóm và quy trình để kiểm tra lại nhiệm vụ và các Æ°u tiên, và định hÆ°á»›ng lại các hoạt Ä‘á»™ng để nhằm sá»­ dụng có hiệu quả hÆ¡n trong tÆ°Æ¡ng lai.

12. Các nhà lãnh đạo mất Ä‘i uy tín. Cú sốc khủng hoảng, sá»± lảo đảo trong chiến lược kinh doanh và suy giảm hiệu quả công việc làm cho lời nói của các nhà lãnh đạo cao cấp mất dần uy tín. Tại sao phải tin vào bất kỳ chiến lược nào? Động cÆ¡ làm việc Ä‘ã bị suy giảm.

Giải pháp: Hãy giữ lời hứa, chỉ những lời hứa trong ngắn hạn, xác thá»±c, có thể làm được.

13. Bầu không khí ảm đạm tràn ngập không gian. Mọi người cảm thấy lo lắng về tình trạng xấu Ä‘i hiện nay. Họ cảm thấy có tá»™i vá»›i những người bị buá»™c sa thải. Tinh thần suy sụp, và khó có thể tìm thấy năng lượng để làm việc má»™t cách sáng tạo và hiệu quả.

Giải pháp: Cho thấy có má»™t bầu trời tÆ°Æ¡i sáng sau cuá»™c khủng hoảng. Lặp lại má»™t viá»…n cảnh tÆ°Æ¡i sáng có thể xảy ra.

Hãy nhấn mạnh vào những bÆ°á»›c cần thá»±c hiện để tránh lặp lại cuá»™c khủng hoảng hiện tại – chúng ta Ä‘ang thay đổi nhÆ° thế nào để cuá»™c khủng hoảng sẽ không xảy ra nữa.

Các nhà lãnh đạo phải tá»± Ä‘em đến vận may cho mình. Khi đối mặt vá»›i những thay đổi lá»›n lao, quan trọng là phải có thời gian để lường trÆ°á»›c và tránh được 13 lá»—i không may Ä‘ó. Học hỏi những cách thức lãnh đạo tốt hÆ¡n khi thay đổi trở nên gay go khăn sẽ giúp mọi người vượt qua được cÆ¡n khủng hoảng để tìm kiếm những vận may tốt hÆ¡n ở phía trÆ°á»›c.

Bài viết của Rosabeth Moss Kanter trên Harvard Business Publishing

nguồn: doanhnhansaigon.vn