Công ty của bạn được chuẩn bị cho tình trạng khẩn cấp như thế nào?

 

Các nhân viên thường càu nhàu vì phải tham gia vào các buổi huấn luyện chữa cháy tại cơ quan. Nhưng một bài học hiển nhiên đã được thể hiện trong báo cáo của Uỷ ban 9/11: kế hoạch di tản và sự chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp đã giúp ích rất nhiều.

Báo cáo cho biết các công ty tại Trung tâm Thương mại Thế giới mà đã được huấn luyện một cách nghiêm túc có tỷ lệ sống cao hơn. Kết luận được rút ra rằng các công ty không chỉ có nghĩa vụ chuẩn bị cho nhân viên của mình trong tình huống khẩn cấp, mà còn nếu xem xét giá trị nguồn vốn con người, thì việc huấn luyện như vậy là một sự đầu tư khôn ngoan.

Nhưng thật không may, mức độ chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp tại nơi làm việc chưa cao. Ngay cả ở Mỹ, chỉ 48% công ty nhận được những thông tin chi tiết về các kế hoạch trong tình huống khẩn cấp từ ban giám đốc. Người phát ngôn của tổ chức Chữ thập đỏ Hoa Kỳ Devorah Goldburg cho biết “Mỗi năm, tình huống khẩn cấp càng ít có khả năng xảy ra hơn. Mọi người đều có thái độ như thể tai họa sẽ xảy ra với ai khác chứ không phải với mình.”

 

Báo cáo của Uỷ ban 9/11 đã thách thức suy nghĩ phổ biến này, bằng cách chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp là những người đầu tiên phản ứng lại với thảm hoạ chứ không phải là cảnh sát hay thậm chí lính cứu hoả. Báo cáo cho biết “85% cơ sở hạ tầng quan trọng của Mỹ không phải do chính phủ mà do khu vực tư nhân kiểm soát, các công dân thuộc khu vực tư nhân thường là những người đầu tiên phản ứng trong bất cứ tình huống thảm hoạ nào xảy ra.”

 

Morgan Stanley chiếm đóng 20 tầng ở Tháp số 2, đã từng biết đến thảm hoạ. Sau khi Trung tâm Thương mại bị ném bom vào năm 1993, công ty này đã thường xuyên yêu cầu nhân viên kiểm tra các cửa cứu hỏa cũng như tham gia tập luyện. Vào 9/11, đại đa số trong 2500 nhân viên của họ đã được an toàn.

 

Với những công ty không có sẵn kế hoạch, họ có thể nhờ cậy các tư vấn an toàn. Ted Price, giám đốc phụ trách vấn đề an ninh toàn cầu của Lehman Brothers ở New York cho rằng các doanh nghiệp có nghĩa vụ lập kế hoạch chuẩn bị tốt vì: “Cái quan trọng nhất của chúng ta là con người. Duy trì được các nhân viên tốt chính là chìa khoá của thành công.” Kết quả là Lehman Brothers bổ sung các trang bị trong trường hợp khẩn cấp vào phía dưới mỗi bàn cũng như cầu thang của trụ sở chính công ty gần Quảng trường Thời đại ở Manhattan. Các trang bị giá $30 bao gồm một cái còi, kính bảo hộ và một chiếc mặt nạ.

 

Một hãng dịch vụ khác có các hệ thống liên lạc hiện đại trong trụ sở, tiến hành các buổi huấn luyện thường xuyên và đặt các video hướng dẫn trên trang web nội bộ. Hãng đã thuê Criteon Strategies, một công ty tư vấn về khủng hoảng, xây dựng một chương trình “nơi trú ẩn’, giúp tạo ra một văn bản thống nhất về phản ứng đối với tình huống khẩn cấp cùng với các chiến lược an toàn khác.

 

Steven Kuhr, giám đốc điều hành của Criterion, cho biết việc lập kế hoạch đề phòng khủng hoảng còn có lợi ích về mặt quan hệ với công chúng, “Một nhân viên an toàn là một nhân viên hạnh phúc và làm việc có hiệu quả.” Ngoài việc định ra các kế hoạch trên diện rộng, ông còn khuyên các khách hàng của công ty nên thực hiện các biện pháp đơn giản như chuẩn bị đài, thực phẩm và nước uống đủ dùng trong vòng 24 giờ. Ông gợi ý các công ty nên khuyến khích nhân viên có những biện pháp đề phòng cá nhân, chẳng hạn như có một đôi giày tiện lợi, một bộ quần áo để thay khi cần thiết hoặc đơn thuốc tại nơi làm việc. Kuhr nói: “Chúng tôi muốn mọi người đều hiểu được vai trò của mình trong tình huống khẩn cấp.”

 

Tại Lehman, chỉ má»™t trong số 625 nhân viên làm viện trên các tầng 38, 39, 40 của Tháp số 1 tại trung tâm thÆ°Æ¡ng mại đã mất mạng trong ngày 11/9. Price nói: “Chất lượng cuá»™c sống đã từng tuỳ thuá»™c vào việc ta làm cho loại công ty nào. Chất lượng cuá»™c sống ngày nay là an toàn và an ninh. Mọi người đều muốn biết: “Tôi có thể rời toà nhà bằng cách nào?’”

 

Các lời khuyên để chuẩn bị kế hoạch đề phòng tình huống khẩn cấp

 

1. Nhóm lập kế hoạch kiểm soát tình huống khẩn cấp

 

Một cá nhân hoặc một nhóm nên chịu trách nhiệm xây dựng một kế hoạch kiểm soát tình huống khẩn cấp. Nhóm này nên gồm những thành viên năng động, có uy tín ở tất cả các bộ phận, các bộ phận an ninh, nhân sự, tài chính và quan hệ công chúng.

 

2. Một bản liệt kê các mục cần kiểm tra tại nơi làm việc

 

Nhóm lập kế hoạch sẽ cần được tiếp cận với các hệ thống và thông tin quan trọng, gồm có danh sách số điện thoại của các nhân viên và khách hàng, khả năng chuyển cuộc gọi đến số điện thoại chính, các chìa khoá thừa dự phòng và các đồ trang bị khẩn cấp như đèn pin, bộ dụng cụ trợ giúp, thức ăn và nước uống.

 

3. Kế hoạch để giúp gia đình nhân viên chuẩn bị

 

Hãy tìm cách giúp các nhân viên chuẩn bị cho gia đình họ đề phòng tình huống khẩn cấp. Điều này sẽ làm tăng mức độ an toàn cá nhân của họ và giúp công ty đứng vững và hoạt động tốt. Những người được chuẩn bị tại nhà sẽ có khả năng thực hiện trách nhiệm của mình ở nơi làm việc tốt hơn.

 

4. Hướng dẫn tản cư trong toà nhà cao tầng

 

Nhưng người làm việc trong các toà nhà cao tầng cần được lưu ý thêm về tình huống khẩn cấp. Các nhân viên cần biết những điều như vị trí của lối thoát hiểm gần nhất và một lối thoát dự phòng, tránh xa khỏi các cửa sổ và cửa kính, mang theo bộ dụng cụ chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp và đi bên phải cầu thang để nhường chỗ các nhân viên cứu hộ đi lên.

 

5. Các khu vực tập trung

 

Để biết chỗ của nhân viên sau khi di tản đòi hỏi phải lập kế hoạch và tập dượt cẩn thận. Các chủ doanh nghiệp phải thiết kế các khu vực tập trung để tập hợp nhân sự sau khi di tản và đếm đầu người sau khi di tản. Những cái tên và những nơi chưa tìm được phải được xác định và thông báo cho các nhân viên cứu hộ. Doanh nghiệp cần thiết lập một biện pháp để tính đến cả những người không phải nhân viên trong công ty như người cung cấp hoặc khách hàng, và xây dựng các quy trình tản cư trong trường hợp tai nạn lan rộng. Điều có thể bao gồm việc cử nhân viên về nhà bằng các phương tiện thông thường hoặc cung cấp phương tiện để họ di chuyển đến một nơi khác.

 

6. Kế hoạch ở nguyên vị trí

 

Đôi khi rời toà nhà không phải là hành động khôn ngoan nhất. Để trú ẩn, hãy khoá cửa ra vào, đóng cửa sổ, cửa thông khí và cửa lò sưởi, tắt quạt, điều hoà và hệ thống làm nóng không khí, cầm bộ dụng cụ chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp, vào một phòng sâu phía trong với ít cửa số nếu có, bịt kín các cửa sổ, cửa và cửa thông gió bằng các tấm nhựa dẻo, xem TV, nghe đài hoặc vào Internet để xem các thông tin chính thức và chỉ dẫn nếu có thể.

 

7. Huấn luyện liên tục

 

Một kế hoạch tốt hoặc các kho dự trữ chẳng có ích gì nếu không ai biết cách thực hiện kế hoạch hoặc tìm kho dự trữ. Hãy tiến hành huấn luyện ít nhất là hàng năm hoặc khi thuê các nhân viên mới, khi các thành viên mới tham gia nhóm kiểm soát tình huống khẩn cấp hoặc khi một thiết bị mới, kế hoạch mới được áp dụng.

 

8. Hãy kiểm tra mức độ bảo hiểm

 

Hầu hết các công ty đều phát hiện ra rằng họ chưa được bảo hiểm đúng mức chỉ sau khi đã chịu mất mát. Việc không được bảo hiểm đúng mức này có thể gây nên thảm hoạ về mặt tài chính. Hãy tìm ra cách đánh giá tài sản của công ty, những loại chứng từ mà công ty bảo hiểm cần xem, mức độ bảo hiểm tổn thất do bị gián đoạn khả năng hoạt động hoặc nếu chương trình kiểm soát tình huống khẩn cấp ảnh hưởng đến giá bảo hiểm.