Quản trị “văn phòng”có bị ế

 

“LÆ°u trữ học văn phòng và quản trị văn phòng” giờ giống nhÆ° cô gái đẹp Ä‘ang kén chồng. Chúng tôi Ä‘ang không sợ mình bị ế. Mặc dù, chÆ°a thá»±c sá»± nổi bật, nhÆ°ng ngành này cần thiết và Ä‘ang có mặt ở tất cả Ä‘Æ¡n vị hành chính tại các cÆ¡ quan”. Phó khoa LÆ°u trữ học và Quản trị văn phòng – ĐH Khoa học xã há»™I và nhân văn (ĐHQG Hà Ná»™i) Nguyá»…n Liên HÆ°Æ¡ng ví von.

Xử lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu và làm công tác lưu trữ tài liệu là một trong những công việc của người làm công tác văn phòng 

Phương Thảo, nhân viên văn phòng Tổng công ty Dầu khí Việt Nam chia sẻ: “Mình thấy ai quan tâm tới ngành này là những người có sự tính toán thực tế. Lương 3triệu/tháng, không nhiều nhưng giúp bạn có một công việc ổn định. Được đấy chứ?”  

“Sếp phải quyết định những việc làm có tính chất chiến lược, còn mình sẽ bao quát ngày làm việc của ông ấy. Bắt đầu từ những điều đơn giản như: sắp xếp lịch làm việc, nhắc nhở các cuộc hẹn, …”. Thảo giải thích thêm: “Trường học không dạy mình làm những việc này như thế nào đâu!”

 

Tuấn Thành, cÅ©ng tốt nghiệp “ngạch” văn phòng, muốn tá»± do và  thoải mái nên đã góp sức làm nhân viên Quản trị Văn phòng “cứng” cho mấy ông anh mở Công ty riêng của Văn phòng Đầu tÆ°, xây dá»±ng kiến trúc A+. Từ quản lý giấy tờ, hợp đồng, giao dịch vá»›i khách hàng… đến cả tiếp khách… Thành làm cả.

 

Chị Thy HÆ°Æ¡ng, nhân viên bá»™ phận LÆ°u trữ Quận ủy quận Thanh Xuân bình thản về công việc của mình: “Tôi làm quản lý công văn, chỉ thị cho cÆ¡ quan. Để được giao việc thế này, không chỉ cần năng lá»±c mà còn cần cả sá»± giúp đỡ của thời gian. Đó là chìa khoá mở lòng tin của sếp cho các nhân viên nhÆ° mình. Thỉnh thoảng, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, biết rõ các chuẩn của các thể thức văn bản… Và cả soạn thảo văn bản nữa”.

 

Càng ngày, càng có nhiều cơ quan, công ty cần tuyển nhân viên quản trị Văn phòng. Tuy nhiên, không phảI nhà tuyển dụng nào cũng có yêu cầu đơn giản và “dễ tính”.

 

Anh VÅ© Hữu An – Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam – Bảo Việt bật mí chút chút: “Tôi từng có kinh nghiệm tuyển dụng nhân viên được vài năm. Phải công nhận, có má»™t nhân viên quản trị văn phòng cÅ©ng khá cần thiết. NhÆ°ng bạn phải làm tốt Tin học văn phòng, ít nhất giao tiếp tốt má»™t ngoại ngữ, ngoạI hình phải…thông minh nữa, rồi qua vòng phỏng vấn, làm thá»­ để khẳng định đựợc mình”.

 

Nếu làm ở bá»™ phận hành chính của má»™t cÆ¡ quan hay công ty nào đó, má»™t số công việc cho bạn sẽ làm là quản lý con dấu, quản lý hồ sÆ¡ giấy tờ, tài liệu và làm công tác lÆ°u trữ tài liệu; thống kê, phân loại và định kỳ thông báo kịp thời tài liệu, văn bản má»›i cho lãnh đạo biết để tham khảo, khai thác phục vụ cho công tác kinh doanh; tổ chức lÆ°u trữ, bảo quản và thanh lý các loạI công văn, giấy tờ, tài liệu theo quy định. Hoặc làm công tác quản trị cÆ¡ sở vật chất cho cÆ¡ quan bằng cách quản lý kho ấn chỉ, vật tÆ°, văn phòng phẩm; thá»±c hiện việc xuất nhập kho đúng chế Ä‘á»™ quy định. Phối hợp vá»›i phòng kế toán há»™i sở định kỳ kiểm kê và lập báo cáo tồn kho. Đảm bảo an toàn tài sản trong kho, v.v….

 

Học thế nào?

 

Thá»±c tế, nhiều người tốt nghiệp ĐH, CĐ sau thời gian “lóng ngóng”, đều có thể tiếp nhận công việc văn phòng. Những trường khối xã há»™i, ngoại ngữ còn có các khóa học dành cho SV sắp tốt nghiệp, bồi dưỡng kỹ năng văn phòng để trang bị cho SV của mình thêm hành trang cho “nghề má»›i”.

 

Trong những năm gần đây, má»™t số ngành học nhÆ°: Quản trị kinh doanh, Quản lí xã há»™i, PR…đang “lên ngôi”. Ở Việt Nam, quá trình chuẩn hoá hệ thống cán bá»™ cải cách hành chính và tìm kiếm nhân lá»±c quản trị cho các cÆ¡ quan, doanh nghiệp đã khiến cho ngành Quản trị văn phòng trở thành mối quan tâm thá»±c tế của nhiều người.

 

Các trường học cũng đã biến mình thích ứng. Tại trường ĐHDL Phương Đông, ngành Quản trị văn phòng tách riêng trong hệ thống của khoa Quản trị kinh doanh. Công lập thì có hẳn khoa của trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội).

 

Trường trung cấp văn thÆ° lÆ°u trữ nay “nâng tầm” CĐ, trở thành Ä‘iểm ngắm đắt giá của không ít thí sinh thi khối C.Tại trường ĐHKHXH&NV, 2.700 thí sinh dá»± thi chỉ lấy 80, còn trường ĐHDL PhÆ°Æ¡ng Đông không lấy thí sinh ngoài nguyện vọng 1. Tỉ lệ mức Ä‘iểm chuẩn của 3 khối A,C,D dao Ä‘á»™ng từ 16-18 Ä‘iểm. 

 

Thanh Dung – K48 LÆ°u trữ học và quản trị văn phòng cho hay. ““Bọn mình học Quản trị văn phòng chỉ có 4 Ä‘Æ¡n vị học trình, Ä‘a phần học công tác lÆ°u trữ. Học thì học nhÆ°ng cÅ©ng chẳng rõ ra làm ở đâu”.

 

“Kiến thức trong trường không đủ để SV có thể bắt tay vào công việc ngay khi ra trường. Nghề này đòi hỏi bạn phải xây dựng lòng tin. Lòng tin rất quan trọng không những với đồng nghiệp, mà còn với sếp, phải có tư duy quản lý khoa học. Điều đó chẳng ai có thể dạy bạn, chỉ có thời gian để bạn tích luỹ kinh nghiệm”, Phương Thảo cho hay.

 

Theo cô Liên HÆ°Æ¡ng, Phó Chủ nhiệm khoa LÆ°u trữ học và Quản trị văn phòng – ĐH Khoa học xã há»™i và nhân văn Hà Ná»™i thì: “Nhiều người nghÄ© công việc đó hoàn toàn “nghiêm túc” quá so vá»›i lứa tuổi. Những công văn, giấy tờ quan trọng… người ta dè dặt khi giao cho má»™t người chÆ°a kinh nghiệm. Chính vì vậy, trường phảI đứng ra trung gian, làm “công tác bảo đảm”. Dẫu vậy, những công việc phức tạp, SV vẫn thường chỉ được “kiến tập”.

 

“Trong trường mình chÆ°a biết nhiều về công việc văn phòng. Đi làm, phải bắt đầu từ những công việc của người tạp vụ nhÆ°: rá»­a chén, pha trà, phảI má»™t thờI gian má»›i khẳng định được năng lá»±c, sá»± giao tiếp mình đã được giao đúng nhiệm vụ của má»™t nhân viên quản trị văn phòng. Hiện tạI, mình Ä‘ang làm công tác quản lí hồ sÆ¡, thÆ° ký giám đốc của Công ty vật tÆ° Công nghiệp quốc phòng của Bá»™ Quốc phòng. NhÆ°ng mình đã phải học hỏi rất nhiều – những kiến thức ở trường chÆ°a bao giờ dạy”, Hồng Ngọc chia sẻ.

 

Giảng viên Ngô Chinh Đức, ĐHDL PhÆ°Æ¡ng Đông cho biết: “Có những việc máy móc làm được nhÆ°ng để thay thế má»™t cái đầu linh hoạt của má»™t nhân viên quản trị văn phòng thì không thể. Tôi tin chắc rằng, nghề này khó bị bão hòa”.