10 phân đoạn cần thiết trong việc quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng không chỉ là giữ cho hợp đồng khỏi bị thất lạc hay hÆ° hỏng, mà còn nhằm mục Ä‘ích đảm bảo quá trình thá»±c hiện hợp đồng được diá»…n ra thống nhất, đảm bảo hợp đồng được thá»±c hiện Ä‘úng nhÆ° Ä‘ã ký kết, giảm thiểu các thiệt hại trong trường hợp phát sinh tranh chấp và có cÆ¡ sở để buá»™c các bên thá»±c hiện Ä‘úng trách nhiệm của mình trong hợp đồng.

Có nhiều cách để giảm thiểu những rủi ro phát sinh liên quan đến việc ký kết và lÆ°u trữ hợp đồng, nhÆ°ng sẽ hiệu quả hÆ¡n nếu bạn tá»± thiết lập cho mình quy trình quản lý hợp đồng dá»±a trên những nguyên tắc phù hợp vá»›i hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh của công ty. Việc này giúp loại bỏ được những rủi ro liên quan đến việc không thá»±c hiện nghÄ©a vụ của các bên ghi trong hợp đồng, đồng thời giúp bạn khỏi bỏ quên hay làm mất mát những hợp đồng quan trọng. Má»™t lợi ích khác của việc quản lý hợp đồng là bạn có thể dá»… dàng tìm thấy hợp đồng bất kỳ Ä‘ã từng được thá»±c hiện trong quá khứ, nay cần lấy ra để tham khảo và rút kinh nghiệm cho những hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh tÆ°Æ¡ng tá»±.

 

Má»™t quy trình quản lý hợp đồng có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau nhÆ° xác định người quản lý hợp đồng, sá»­ dụng hệ thống quản lý Ä‘iện tá»­ nhÆ° phần mềm tài chính QuickBooks, hay sá»­ dụng cÆ¡ sở dữ liệu Intranet. Cuối cùng, quy trình quản lý sẽ cung cấp cho bạn những thủ tục mẫu cần thiết cho việc ký kết và quản lý hợp đồng sau khi thá»±c hiện.

Sau Ä‘ây là má»™t số ná»™i dung của quy trình:

1. Theo dấu vết văn bản

TrÆ°á»›c thời Ä‘iểm ký kết bất kỳ hợp đồng nào, bạn cần tá»± đặt ra cho mình câu hỏi: Đây là loại hợp đồng nào và có liên quan đến các bá»™ phận nào? Thẩm quyền ký kết ra sao? Ai xét duyệt lại hợp đồng? Hợp đồng sẽ được lÆ°u ở Ä‘âu sau khi thá»±c hiện? Các đối tác nhÆ° thế nào? Ai sẽ quản lý những loại hợp đồng này? Trả lời chính xác và cặn kẽ những câu hỏi trên cÅ©ng là lúc bạn hiểu được công ty bạn sẽ quản lý hợp đồng nhÆ° thế nào cho hiệu quả.

2. Người quản lý hợp đồng

Đây là chi tiết quan trọng. Công ty cần chỉ định Ä‘ích danh, cụ thể người quản lý hợp đồng. Má»™t hợp đồng có nhiều phân Ä‘oạn nhÆ° ký kết (thoả thuận, dá»± thảo, ký), quản lý (thanh toán, giao nhận, tuân thủ, thi hành) và thanh lý hợp đồng. Má»—i phân Ä‘oạn cần có má»™t người quản lý, nhÆ°ng cÅ©ng có thể là má»™t người theo dõi và quản lý duy nhất từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc.

3. Đảm bảo việc thực hiện hợp đồng

Rủi ro thường gặp phải trong quá trình thá»±c hiện hợp đồng là bên đối tác không thá»±c hiện Ä‘úng những nghÄ©a vụ Ä‘ã ghi trong hợp đồng. Để hạn chế kiểu rủi ro này, bạn nên yêu cầu người quản lý hợp đồng kiểm tra cẩn thận các bên đối tác để đảm bảo những đối tác này là Ä‘áng tin cậy và đủ khả năng thá»±c hiện các các nghÄ©a vụ ghi trong hợp đồng.

4. Sao chép và lÆ°u trữ

Sẽ rất cần thiết nếu bạn sao chép hợp đồng gốc thành nhiều bản khác nhau và tốt hÆ¡n cả là nên lÆ°u trÅ© ở hai nÆ¡i khác nhau. Giải pháp hữu ích nhất để chuyển má»™t văn bản sang dạng Ä‘iện tá»­ là scan và lÆ°u trữ trong máy tính.

Ngoài ra, má»™t trong những biện pháp hữu hiệu để giảm nguy cÆ¡ thất lạc là tạo ra nhiều bản lÆ°u trữ. Nhiều công ty thường "rải" các bản sao hợp đồng đến những phòng ban khác nhau. Ví dụ, có thể lÆ°u trữ má»™t bản sao hợp đồng vá»›i các Ä‘iều khoản thanh toán tại phòng tài chính kế toán và tại phòng kinh doanh, nÆ¡i Ä‘àm phán những Ä‘iều khoản chủ yếu của hợp đồng; nhà quản lý dá»± án, giám đốc Ä‘iều hành hay các nhà thầu trong dá»± án có thể được nhận bản sao hợp đồng; phòng nhân sá»± và nhà quản lý sá»± thì nhận bản sao hợp đồng lao Ä‘á»™ng. Việc tạo ra những bản sao hợp đồng khác nhau sẽ giảm thiểu rủi ro hợp đồng bị mất hay hÆ° hỏng (trừ khi tất cả các bản hợp đồng được lÆ°u ở cùng má»™t chá»— và nÆ¡i Ä‘ó bị phá huá»·).

5. Thẩm quyền ký kết

Quy trình sao lÆ°u trên chÆ°a đảm bảo má»™t quá trình ký kết và thá»±c hiện hợp đồng có hiệu quả. Vẫn còn nhiều vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến công ty bạn. Thẩm quyền ký kết là má»™t ví dụ. Nhiều công ty lúng túng trong việc xác định thẩm quyền ký kết và Ä‘ôi khi má»™t người không đủ quyền hạn vẫn tá»± ý ký kết vào bản hợp đồng, vô tình trói buá»™c công ty vào má»™t thoả thuận kinh doanh không đủ cÆ¡ sở pháp lý, chÆ°a kể rất có thể xảy ra trường hợp hợp đồng sẽ bị tuyên bố vô hiệu khi xảy ra tranh chấp. Do Ä‘ó, các công ty cần quy định rõ cấp bậc nào có thẩm quyền thay mặt công ty ký kết hợp đồng loại nào. Bên cạnh Ä‘ó, má»™t hợp đồng có thể có nhiều người khác nhau có thẩm quyền ký kết tuỳ thuá»™c và giá trị hợp đồng.

6. Xét duyệt và phê chuẩn

Bạn không bao giờ được bỏ qua bÆ°á»›c kiểm tra lại hợp đồng trÆ°á»›c khi ký kết và thá»±c hiện. Ví dụ, nếu hợp đồng liên quan đến lượng tiền mặt trên 500 USD, má»™t vài công ty muốn các nhà quản lý tài chính xem xét lại và ký xác nhận chuẩn y hợp đồng. Thông thường, những công ty má»™t thành viên không phải đối mặt vá»›i những vấn đề này vì người chủ luôn giám sát chặt chẽ quá trình thá»±c thi hợp đồng, nhÆ°ng má»™t công ty lá»›n vá»›i nhiều phòng ban thì sẽ rất cần thiết lập má»™t quy trình xét duyệt hợp đồng chặt chẽ, trong Ä‘ó quy định rõ hợp đồng phải được cấp nào xét duyệt, ai thá»±c hiện và thá»±c hiện nhÆ° thế nào.

7. Ná»™i dung công việc quản lý

Bạn cần xác định rõ ná»™i dung và trách nhiệm quản lý, cÅ©ng nhÆ° giám sát tất cả các khía cạnh của hợp đồng kể từ thời Ä‘iểm ký kết cho đến lúc thá»±c hiện và thanh lý hợp đồng, ví dụ, yêu cầu người quản lý hợp đồng phối kết hợp việc tuân thủ thá»±c hiện giữa các bá»™ phận liên quan. Nếu người quản lý hợp đồng bị thay thế bởi má»™t lý do nào Ä‘ó, công ty cần chỉ rõ trách nhiệm quản lý được chuyển giao cho ai và công tái phân công tiến hành nhÆ° thế nào.

8. Hệ thống lưu trữ

Trừ khi công ty bạn theo Ä‘uổi mục tiêu "văn phòng làm việc không giấy tờ", nếu không, bạn nên sao hợp đồng thành má»™t số bản nhất định. Bên cạnh việc cất giữ hồ sÆ¡ hợp đồng riêng lẻ và tách biệt vá»›i các hồ sÆ¡ khác, bạn nên lÆ°u trữ bản chính tại má»™t khu vá»±c nhất định. Nếu người quản lý cần đến hợp đồng thì bạn có thể cho phép ông ta xem bản tham khảo trong thÆ° mục lÆ°u.

Việc tìm kiếm hợp đồng sẽ hiệu quả hÆ¡n nếu chúng được sắp xếp theo thứ tá»± abc. Nhiều công ty còn lÆ°u trữ hợp đồng ở dạng Ä‘iện tá»­ bằng cách scan các văn bản quan trọng và lÆ°u vào máy tính. Hệ thống Ä‘iện tá»­ sẽ rất hữu ích trong việc hạn chế sá»± mất mát hay hÆ° hỏng hợp đồng. Tuy nhiên, bạn cần chú ý má»™t Ä‘iều: chỉ bản hợp đồng gốc có chữ ký má»›i được pháp luật công nhận và có giá trị pháp lý ở toà án.

9. Mã số tìm kiếm

Bạn nên tạo mã số tìm kiếm cho tất cả hợp đồng và thường xuyên cập nhật các mã số này má»—i khi hợp đồng được thá»±c hiện. Mã số phải kèm theo tên các đối tác, loại hợp đồng, nÆ¡i lÆ°u trữ bản gốc, ngày có hiệu lá»±c, Ä‘iều khoản liên quan, tên của nhà quản lý hợp đồng… Qua Ä‘ó, người quản lý có thể dá»±a trên mã số để nhanh chóng tìm kiếm hợp đồng cần thiết.

10. Thời gian lưu giữ

Nên quy định má»™t khoảng thời gian nhất định để giữ bản gốc và các bản sao hợp đồng, tuỳ theo từng loại hợp đồng và thời gian nó có thể tác Ä‘á»™ng tá»›i các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khác của công ty. Tốt hÆ¡n cả là bạn nên lÆ°u giữ các hợp đồng vÄ©nh viá»…n, nếu có thể.

Tóm lại, má»™t quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ nhÆ° tấm bản đồ vạch ra những đường Ä‘i hợp lý nhất, có giá trị trong việc khởi xÆ°á»›ng, xét duyệt, phê chuẩn, thá»±c hiện và quản lý tất cả các hợp đồng, qua Ä‘ó góp phần bảo đảm sá»± ổn định trong hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh của công ty bạn.