Hình thức của hợp đồng kinh doanh – yếu tố không nên xem nhẹ!

Bill Gates, trong má»™t lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào Microsoft, Ä‘ã đặt câu hỏi: "Theo các bạn, Ä‘âu là yếu tố duy trì sá»± ổn định và thành công của các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh ngày nay?". Má»™t ứng viên Ä‘ã trả lời: "Đó là tính chặt chẽ của hợp đồng". Nhiều người khi Ä‘ó Ä‘ã nghi ngờ sá»± nghiêm túc trong câu trả lời của ứng viên này, chỉ duy nhất Bill Gates là không nghÄ© nhÆ° vậy. Ông Ä‘ã cho ứng viên này Ä‘iểm tối Ä‘a.

Trên thÆ°Æ¡ng trường, bất kể hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh nào của bạn vá»›i đối tác bên ngoài cÅ©ng đều được thể hiện thông qua hợp đồng. Đây chính là ràng buá»™c pháp lý về nghÄ©a vụ của các bên trong kinh doanh.

 

Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay đều xuất phát từ những bất cập của hợp đồng. Nhiều công ty, tập Ä‘oàn lá»›n trên toàn thế giá»›i Ä‘ã tổ chức bá»™ phận pháp lý riêng để xem xét, Ä‘ánh giá và tÆ° vấn cho mình trÆ°á»›c khi ký kết các hợp đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố quan trọng nhất của má»™t thÆ°Æ¡ng vụ làm ăn? Phần lá»›n câu trả lời nhận được là: tính chặt chẽ và hình thức của hợp đồng.

Tại Ford, má»™t trong những hãng sản xuất xe hÆ¡i lá»›n nhất thế giá»›i, bên cạnh hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hÆ¡i má»—i ngày, hãng còn tham gia vào rất nhiều giao dịch kinh doanh khác nhÆ° đầu tÆ°, phân phối, mua nguyên vật liệu… John Mene, cố vấn pháp luật của Ford, cho biết: "Trung bình má»—i ngày, các giám đốc, trưởng phòng ban của hãng chúng tôi phải ký kết gần 3000 hợp đồng khác nhau. Và chỉ cần má»™t hợp đồng có sai sót thôi cÅ©ng đủ để chúng tôi mất Ä‘i hàng triệu USD. Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng luôn được thá»±c hiện rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng".

Hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay chỉ là những thỏa thuận bằng lời, đều Ä‘óng vai trò là "hòn Ä‘á tảng" cho các hoạt Ä‘á»™ng đầu tÆ° và phần lá»›n các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khác của công ty. Má»—i hợp đồng sẽ là cÆ¡ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ Ä‘ó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác nhÆ° nhân lá»±c, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm…Xây dá»±ng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trÆ°á»›c tiên, các công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn, sau Ä‘ó là xác định những Ä‘iều khoản và ná»™i dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh Ä‘ó, chẳng hạn nhÆ° quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường nhÆ° thế nào khi có thiệt hại xảy ra… Những bản dá»± thảo hợp đồng tạm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công ty sá»›m nhận diện và xá»­ lý kịp thời các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua.

Thá»±c tế cho thấy Ä‘ã có nhiều trường hợp các bên giao kết hợp đồng vá»›i nhau và tiến hành các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh, nhÆ°ng rồi khi má»™t tranh chấp nhỏ xảy ra, má»™t trong hai bên đối tác lại lợi dụng sá»± thiếu chặt chẽ trong hợp đồng để thu lợi riêng cho mình. Chẳng hạn, nếu đối tác ký kết hợp đồng vá»›i bạn chÆ°a có giấy phép đăng ký kinh doanh và quá trình thá»±c hiện hợp đồng kinh doanh có phát sinh tranh chấp, mà đến trÆ°á»›c thời Ä‘iểm phát sinh tranh chấp họ vẫn chÆ°a hoàn tất thủ tục pháp lý Ä‘ó để thá»±c hiện phần việc Ä‘ã thoả thuận trong hợp đồng, thì hợp đồng kinh doanh này bị coi là vô hiệu toàn bá»™. Lúc này, người thiệt hại sẽ là bạn bởi bạn là người kinh doanh hợp pháp, nhÆ°ng trong trường hợp này bạn sẽ không có căn cứ để yêu cầu bên đối tác kinh doanh thá»±c hiện các nghÄ©a vụ Ä‘ã ký kết.

Tá»± do thoả thuận là má»™t trong những nguyên tắc quan trọng trong giao kết hợp đồng kinh doanh. Điều này có nghÄ©a là các bên được phép lá»±a chọn hình thức thích hợp khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn pháp luật trong các giao dịch hợp đồng giữa các bên, cÅ©ng nhÆ° để bảo vệ trật tá»± pháp luật và lợi ích kinh doanh đối vá»›i má»™t số loại hợp đồng pháp luật Ä‘òi hỏi người chịu trách nhiệm ở công ty giao kết hợp đồng phải tuân theo những hình thức nhất định, ngược lại, hợp đồng Ä‘ó sẽ không có hiệu lá»±c. Vì thế, yếu tố hình thức hợp đồng kinh doanh và ảnh hưởng của nó đến hiệu lá»±c của hợp đồng sẽ rất quan trọng trong các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh.

Hình thức của hợp đồng là cách thức thể hiện ý chí ra bên ngoài dÆ°á»›i hình thức nhất định của các chủ thể hợp đồng. Thông qua cách thức biểu hiện này, người ta có thể biết được ná»™i dung của giao dịch kinh doanh Ä‘ã xác lập. Hình thức của hợp đồng có ý nghÄ©a đặc biệt quan trọng trong tố tụng, bởi Ä‘ó là chứng cứ xác nhận các quan hệ kinh doanh Ä‘ã và Ä‘ang tồn tại giữa các bên, từ Ä‘ó xác định trách nhiệm khi có vi phạm xảy ra. Hình thức của hợp đồng có thể là lời nói, văn bản hoặc các hành vi cụ thể. Trong trường hợp pháp luật có quy định giao dịch kinh doanh phải được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc phải được công chứng, chứng thá»±c, đăng ký hay xin phép thì các bên phải tuân thủ quy định về hình thức khi ký kết hợp đồng.

Có thể nói, hình thức hợp đồng được hiểu là sá»± thể hiện ná»™i dung của hợp đồng và những thủ tục mà pháp luật quy định bắt buá»™c các bên giao kết hợp đồng phải tuân thủ khi ký kết má»™t số loại hợp đồng nhất định.

Việc Ä‘Æ°a ra hình thức bắt buá»™c đối vá»›i má»™t số loại giao dịch là nhằm mục Ä‘ích lÆ°u ý các bên cần thận trọng hÆ¡n khi giao kết kinh doanh và nhằm đảm bảo tính rõ ràng của việc tồn tại các giao dịch kinh doanh, quyền và nghÄ©a vụ cÅ©ng nhÆ° đặc Ä‘iểm của quan hệ pháp luật kinh doanh.

Má»™t trong các vấn đề mà các chuyên gia về pháp luật kinh doanh quan tâm là hình thức hợp đồng có ảnh hưởng đến hiệu lá»±c của hợp đồng nhÆ° thế nào. Về vấn đề này, pháp luật của các nÆ°á»›c có những quan Ä‘iểm và cách tiếp cận khác nhau.

Ở nhiều nÆ°á»›c trên thế giá»›i, pháp luật có những Ä‘iều khoản cụ thể đối vá»›i má»™t số hợp đồng, bắt buá»™c từng loại phải được thể hiện bằng hình thức nhất định, nếu vi phạm quy định này, hợp đồng Ä‘ã ký kết sẽ không có giá trị pháp lý. Vi phạm các quy định bắt buá»™c về hình thức sẽ ảnh hưởng trá»±c tiếp đến pháp luật và trật tá»± công. Vì vậy, chừng nào sá»± thống nhất của các bên chÆ°a được thể hiện bằng những hình thức nhất định theo Ä‘òi hỏi của pháp luật thì chừng Ä‘ó chÆ°a có hợp đồng. Pháp luật má»™t số nÆ°á»›c coi sá»± vi phạm về hình thức là vi phạm lợi ích công cá»™ng nên hợp đồng vô hiệu tuyệt đối. Ví dụ, pháp luật của Đức Ä‘ã Ä‘Æ°a ra các Ä‘òi hỏi đầu tiên là phải tuân thủ nghiêm ngặt Ä‘iều kiện về hình thức để nhằm bảo vệ những người không có kinh nghiệm đối mặt vá»›i những tình huống bất ngờ, cÅ©ng nhÆ° để hạn chế phÆ°Æ¡ng pháp chứng cứ. Tuy nhiên, việc pháp luật quy định hợp đồng phải được thiết lập bởi những hình thức nhất định sẽ vô tình tạo nên khoảng cách nhất định giữa sá»± thỏa thuận mong muốn của các bên vá»›i hiệu lá»±c của hợp đồng. Hay ở má»™t số nÆ°á»›c theo hệ thống luật Anh – Mỹ (common law), người ta quan niệm hình thức văn bản là bắt buá»™c đối vá»›i các hợp đồng có giá trị. Đơn cá»­ Anh và Úc, hợp đồng bắt buá»™c phải được lập thành văn bản khi giá trị của nó lá»›n hÆ¡n 10 bảng Anh. Quy định này xuất phát từ hệ thống luật án lệ coi các văn bản hợp đồng có giá trị bắt buá»™c và có tính chất nhÆ° luật đối vá»›i các bên và Ä‘ó chính là căn cứ cÆ¡ bản để cÆ¡ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết tranh chấp. Nhờ Ä‘ó, hợp đồng ở các nÆ°á»›c này được soạn thảo rất chặt chẽ.

Má»™t số nÆ°á»›c theo hệ thống luật lục địa (continental law) nhÆ° Pháp, Thụy Sỹ… thì coi tá»± do ký kết hợp đồng là nguyên tắc cÆ¡ bản. Ở các nÆ°á»›c này, sá»± thoả thuận thể hiện ý chí chung của các bên Ä‘ã là Ä‘iều kiện đủ để hình thành nên hợp đồng, cho dù chúng được thể hiện dÆ°á»›i bất cứ hình thức nào. Nguyên tắc này coi trọng "chữ tín", nghÄ©a là khi Ä‘ã cam kết Ä‘iều gì thì các bên phải tá»± giác thá»±c hiện. Thá»±c tế này Ä‘ã giúp loại bỏ các trường hợp hợp đồng bị vô hiệu vì có vi phạm về hình thức.

Có lẽ do không coi hình thức là Ä‘iều kiện xác định tính hợp pháp của hợp đồng mà luật của nÆ°á»›c Pháp có sá»± phân biệt giữa giao dịch kinh doanh không có hiệu lá»±c vá»›i giao dịch kinh doanh do không tuân thủ theo thủ tục nhất định (mà trên thá»±c tế dù hợp đồng có hiệu lá»±c song lại không thể chứng minh được, hoặc không đủ chứng cứ để chứng minh trÆ°á»›c toà án về sá»± tồn tại của hợp đồng khi có tranh chấp). Tuy nhiên, sá»± phân biệt giữa giao dịch kinh doanh không có hiệu lá»±c và giao dịch kinh doanh có hiệu lá»±c nhÆ°ng không thể chứng minh được trên thá»±c tế là không lá»›n, bởi nếu giao dịch có hiệu lá»±c nhÆ°ng không thể chứng minh được má»™t cách dá»… dàng thì rất khó khăn để xác định sá»± tồn tại của nó, mà chỉ có thể được xác định khi có sá»± thừa nhận của các chủ công ty mà thôi. Vì vậy, để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, các chủ công ty Pháp thường ký kết hợp đồng bằng văn bản cho dù pháp luật có Ä‘òi hỏi hay không.

Hệ thống pháp luật của Đức lại hoàn toàn khác. Mặc dù, hình thức của giao dịch kinh doanh không có chức năng chứng cứ, nhÆ°ng vi phạm Ä‘iều kiện về hình thức sẽ Ä‘Æ°a đến sá»± vô hiệu của hợp đồng. Sá»± giải thích duy nhất đối vá»›i việc trói buá»™c má»™t chế tài mạnh nhÆ° vậy là do nhà làm luật quan tâm tá»›i việc bảo vệ các bên trÆ°á»›c những tình huống bất ngờ. Do Ä‘ó, Đức Ä‘ã Ä‘Æ°a vào phần chung của Bá»™ luật dân sá»± nguyên tắc: giao dịch pháp luật không được thá»±c hiện bằng hình thức hợp pháp thì sẽ bị vô hiệu hoặc không có giá trị. Điều này được lý giải là các Ä‘òi hỏi hình thức được dá»± liệu để nhằm bảo vệ những người không có kinh nghiệm trÆ°á»›c sá»± bất ngờ, cÅ©ng nhÆ° hạn chế phÆ°Æ¡ng pháp chứng cứ. Luật dân sá»± Việt cÅ©ng có cách tiếp cận nhÆ° vậy về hình thức hợp đồng.

Đối vá»›i các giao dịch thÆ°Æ¡ng mại, khuynh hÆ°á»›ng của các nÆ°á»›c thuá»™c hệ thống luật châu Âu là hÆ°á»›ng tá»›i sá»± không bắt buá»™c về hình thức. Khuynh hÆ°á»›ng này Ä‘ã được thể hiện rất rõ trong nguyên tắc hợp đồng thÆ°Æ¡ng mại quốc tế, theo Ä‘ó không có sá»± bắt buá»™c về hình thức của hợp đồng. Ngược lại, ở Mỹ, Bá»™ luật thÆ°Æ¡ng mại Ä‘òi hỏi hợp đồng mua bán hàng hoá phải thể hiện bằng văn bản nếu giá cả vượt quá má»™t con số xác định và hÆ°á»›ng tá»›i mục Ä‘ích tất cả các giao dịch đều phải được thể hiện bằng văn bản.

NhÆ° vậy, không có hệ thống pháp luật nào có thể miá»…n trừ hoàn toàn các Ä‘òi hỏi về hình thức, song việc có thừa nhận hình thức là Ä‘iều kiện hiệu lá»±c của hợp đồng hay không lại phụ thuá»™c cách tiếp cận vấn đề của pháp luật từng nÆ°á»›c. Do vậy, trong giao dịch kinh doanh, trÆ°á»›c khi tiến hành ký kết hợp Ä‘á»™ng kinh doanh vá»›i các đối tác nÆ°á»›c ngoài, bạn cần xem xét và nắm vững các quy định pháp luật về hợp đồng của nÆ°á»›c Ä‘ó. Má»™t lời khuyên đối vá»›i các công ty là khi ký kết Hợp đồng kinh doanh quốc tế, công ty nên thoả thuận vá»›i đối tác để luật Ä‘iều chỉnh Hợp đồng là luật của nÆ°á»›c mình. Có nhÆ° thế, khi có tranh chấp xảy ra, công ty sẽ đỡ mất thời gian tìm hiểu pháp luật nÆ°á»›c ngoài và có thêm lợi thế để giải quyết các vÆ°á»›ng mắc phát sinh.

Sau cùng, văn hoá và trình Ä‘á»™ kinh doanh của má»—i công ty thể hiện ở việc giao tiếp trong Ä‘àm phán và ký kết hợp đồng. Đó là mối quan hệ giữa người bán và người mua, là văn hoá trong giao tiếp vá»›i khách hàng, vá»›i đối tác kinh doanh. "Lời chào cao hÆ¡n mâm cá»—", bạn nên thể hiện sá»± tôn trọng khách hàng và đối tác qua sá»± chặt chẽ và nghiêm túc của các bản hợp đồng. "Xây dá»±ng và chuẩn bị các bản hợp đồng kinh doanh cÅ©ng đồng nghÄ©a vá»›i thành công trong các giao dịch kinh doanh và thiết lập hình ảnh đẹp về công ty trong con mắt đối tác"- má»™t chuyên gia pháp luật của Mỹ Ä‘ã nhận định nhÆ° vậy.