Sự ghi nhận đúng lúc

Ngày nay có rất nhiều những câu chuyện xung quanh mối liên hệ giữa việc ghi nhận đóng góp của nhân viên (employee recognition) và việc giữ các nhân viên. Sẽ chẳng đáng ngạc nhiên nếu ngay tại lúc này có khoảng 3 trong số 10 nhân viên của công ty bạn sẵn sàng ra đi để tìm một công việc mới thú vị hơn và tốt hơn. Và gần một nửa trong số đó có ý định sẽ làm việc trong một công ty khác trong 3 năm tới.

Để tuyển thêm má»—i má»™t người má»›i bạn sẽ phải tốn từ khoảng 2000$ – 100.000$ cho việc định hÆ°á»›ng, đào tạo, và tuyển dụng họ; rõ ràng đây quả không phải là má»™t khoản đầu tÆ° nhỏ.

Vậy tại sao những nhân viên này lại có thể sẵn sàng rời khỏi công ty bạn? Đơn giản là vì ở đây họ cảm thấy những việc mình làm không được ghi nhận một cách xứng đáng cho công việc của họ.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sá»± ghi nhận đóng vai trò rất quan trọng và các nhà quản lý nên làm Ä‘iều đó má»™t cách thường xuyên hÆ¡n. Roger Herman và Joyce Gioi – nhà nghiên cứu kinh doanh báo cáo các thông số đã chỉ ra rằng những công ty biết ghi nhận những đóng góp của nhân viên có kết quả hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh tốt hÆ¡n so vá»›i những công ty không ghi nhận đóng góp của nhân viên từ khoảng 30-40%.

Bên cạnh đó, thế hệ lao động mới tại Mỹ, Thế hệ Y (“Generation Ys” – những người sinh ra từ năm 1980-1990) đang mang cuộc cách mạng số vào trong lực lượng lao động. Với công nghệ trong tay, Thế hệ Y đang làm quen với môi trường làm việc không bị giới hạn – ở đó không có sự hạn chế bởi những văn phòng chật chội. Mặc dù họ có thể không kết nối trên thực tế với nhau nhưng họ có thể kết nối với nhau qua công nghệ. Và họ quen với việc làm việc trong một thế giới mà ở đó, những sự nhận xét hay khen ngợi ngay lập tức chỉ là một cú nhấp chuột. Thay vì việc có thể nhắn tin và đánh chữ ngay lập tức thì tại sao họ phải đợi để nghe người khác nói rằng họ đang làm việc như thế nào?

Tuy nhiên thì sự định hướng vẫn rất quan trọng đối với những người thuộc Thế hệ Y. Họ có tài năng về công nghệ số, nhưng để có thể làm việc trong các công ty khác thì họ cần phải phát triển cả những kỹ năng lãnh đạo thông qua sự hướng dẫn hay giám sát. Họ cần phải có sự hướng dẫn, phản hồi để có thể sử dụng khả năng của họ vào các việc giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ khó khăn và đem lại sự đổi mới cho công ty.

“Người sá»­ dụng lao Ä‘á»™ng cần phải nhận ra má»™t Ä‘iều cốt yếu là đối vá»›i thế hệ lao Ä‘á»™ng này – ít nhất là khi họ còn là lá»±c lượng lao Ä‘á»™ng má»›i – luôn cần má»™t chút quan tâm và đối xá»­ đặc biệt. Họ sẽ không bao giờ chịu làm việc cả tháng mà không có nhận xét nào đối vá»›i họ, họ cần những phản hồi ngay lập tức đối vá»›i công việc của họ (và tất nhiên không phải là sá»± phê bình, hay chỉ trích.)”

Đó là vấn đề của những đồng Đô-la, những đồng Cent. Các nhân viên, đặc biệt những người thuộc thế hệ Y thường muốn có sự phản hồi ngay lập tức và họ muốn được ghi nhận khi làm việc tốt. Sự đãi ngộ và ghi nhận sẽ đáp ứng nhu cầu này thông qua việc công nhận sự đóng góp của họ và thúc đẩy họ tiếp tục không ngừng tiến bộ. Việc ghi nhận đó sẽ khiến nhân viên hạnh phúc, có động lực để phấn đấu và gắn bó hơn với doanh nghiệp, điều đó mang lại lợi ích trong cả việc giữ chân các nhân viên cũng như lợi nhuận thu được cho doanh nghiệp.

Ngày càng có nhiều công ty nhận ra tầm quan trọng của việc ghi nhận nhân viên và dành nhiều nguồn lực hơn cho các chính sách ghi nhận đóng góp của nhân viên. Trong năm 2006, tổng số tiền được các công ty Mỹ hoạt động trong lĩnh vực du lịch và buôn bán hàng hóa sử dụng cho chính sách ghi nhận đóng góp của nhân viên là 46.1 tỷ Đô-la Mỹ. Con số đó đã cho thấy một mức tăng đáng kể so với con số chỉ là dưới 30 tỉ Đô-la Mỹ được báo cáo trong cuộc khảo sát toàn diện của tổ chức Incentive Federation được thực hiện vào năm 2000.

Với hình thức thưởng tiền này, các công ty hy vọng sẽ thu hồi được từ khoản đầu tư của mình và họ nhận ra rằng nếu chỉ có sự ghi nhận thôi thì sẽ không thể làm được điều đó. Để thực sự có hiệu quả, sự ghi nhận cần phải đáp ứng hai yếu tố cơ bản đó là phải đúng việc và đúng lúc.

Biến những cách làm tốt nhất thành cách làm phổ biến nhất

Các nhân viên nên được ghi nhận vì những việc làm và hành động theo đúng những cách làm tốt nhất (best practices) – đó là những cách làm đã được cho là tốt nhất, là chuẩn mực đáng tin cậy, đi cùng với và hỗ trợ cho những mục tiêu của doanh nghiệp. Nói đơn giản thì những cách làm tốt nhất chính là hành động và việc làm của những người giỏi nhất (top performers). Điều thành công nhất chính là khi những cách làm tốt nhất đó trở nên phổ biến trong công ty. Hãy phân tích những cách làm tốt nhất của bạn:

Đầu tiên, xác định những người giỏi nhất trong công ty bạn. Mọi người đều biết họ là ai – đó có thể là những người có doanh thu bán hàng cao nhất; là những người có khả năng cam kết thanh toán đúng hạn; hoặc là những người có khả năng giải quyết vấn đề của mọi người rất nhanh và nắm bắt các cÆ¡ há»™i tiếp theo.

Thứ hai, hãy tìm hiểu cách mà những người giỏi nhất đó làm việc. Bạn có thể làm điều này bằng việc hỏi họ bốn câu hỏi cơ bản sau đây:

1. Việc này diễn ra như thế nào?

2. Điều gì mang lại vào thành công của anh?

3. Những khó khăn của anh là gì?

4. Nếu có thể thay đổi, chấm dứt hay làm thêm mọt điều gì đó thì anh sẽ chọn điều gì?

Thứ ba, hãy xác định rõ những hành động và kết quả mà bạn mong muốn. Dựa trên những câu trả lời của bốn câu hỏi trên, bạn phải xác định ra hai hoặc ba hành động của những người giỏi nhất mà bằng những hành động đó họ đã đạt được kết quả mà bạn đang mong muốn. Hãy chọn hai hành động (chỉ số chất lượng) và một thông số kết quả (chỉ số hiệu suất). Ví dụ, trong việc bán hàng chúng tôi không thưởng cho nhân viên đơn thuần vì đã bán được hàng. Họ đã nhận được hoa hồng cho việc đó. Thay vào đó họ được thưởng vì đã đạt được 10 khách hàng quan trọng và thu được những kiến thức mà họ cần (hành động). Sau đó chúng tôi thưởng cho họ vì đã đạt được doanh số bán hàng đề ra (kết quả). Điều này có thể áp dụng cho toàn công ty chứ không chỉ trong việc bán hàng.

Thứ tư, hãy thưởng cho nhân viên ngay lập tức khi họ đã làm đúng theo các hành động đó. Điều này nghe thì có vẻ dễ dàng. Nhưng các quản lý phải nhanh chóng quan sát, đánh giá, hướng dẫn và củng cố những hành động mới. Họ phải nhất quán trong việc thưởng, chỉ những hành động đáp ứng đủ các tiêu chuẩn đã nêu mới được thưởng.

Cuối cùng, hãy nhân rộng hành động của những người giỏi nhất. Đừng đợi cho đến khi kết thúc chương trình mới làm điều đó. Đây là thời điểm mà bạn tăng tốc qua mặt các đối thủ cạnh tranh. Hãy tiếp tục nghiên cứu và áp dụng những cách làm việc tốt nhất trong suốt chương trình ghi nhận đóng góp của nhân viên để có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu. Sau đó hãy nghĩ ngơi và lập một kế hoạch mới. Khi bạn bắt đầu lao vào một mục tiêu mới, hãy đặt ra một mục tiêu cao hơn, như vậy những việc bạn đang làm không phải là đầu tư để đạt được những mục tiêu tương tự một lần nữa.

Bạn làm cách nào để giúp những người khác học tập cách làm của những người giỏi đang làm?

Hãy xác định người để bạn học tập – là những người giỏi có nhiều cách độc đáo để đạt được mục tiêu đề ra.

Hãy tới nói chuyện với vài người trong số họ.

Hãy hỏi họ bốn câu hỏi đó cho đến khi bạn tìm ra Ä‘iều gì làm nên sá»± thành công của họ – những cách làm tốt nhất.

Hãy xem xét những gì họ đang làm và hãy thưởng hay ghi nhận những việc làm tương tự của người khác.

Cũng nên thưởng cho những người trong phạm vi ảnh hưởng của họ (ví dụ như các quản lý, đồng nghiệp của họ và/hoặc hỗ trợ những người được coi là một phần của quá trình làm việc đó).

Tại đây và ngay bây giờ

Các nhân viên sẽ không đợi cho đến khi tổng kết đánh giá hàng năm diễn ra để được trao thưởng và ghi nhận vì đã làm việc tốt. Việc ghi nhận kịp thời – những sự ghi nhận được đưa ra càng gần với sự kiện càng tốt – sẽ tạo nên một môi trường tích cực thúc đẩy làm việc tốt hơn. Việc ghi nhận một cách tự nguyện và kịp thời là một sự khuyến khích lớn. Nó sẽ đem lại những phản hồi tốt khi xây dựng một nền văn hóa làm việc ổn định và tích cực dựa trên sự tôn trọng, ghi nhận, và đãi ngộ đối với những tài năng.

Công nghệ đã khiến cho việc quản lý quá trình ghi nhận kịp thời trở nên dễ dàng hơn để khiến cho việc tiếp nhận chúng cũng trở nên thú vị hơn. Có hai công cụ khiến cho việc ghi nhận lên một tầm cao mới là: Thiệp điện tử (E-card) và Thẻ Cào-và-Trúng (Scratch-and-Win Cards.)

E-card , một loại thiệp điện tử, là công cụ cho việc ghi nhận trực tuyến rất dễ dàng sử dụng, hiệu quả, an toàn và rất hữu hiệu. Nó có thể áp dụng cho mọi tầng lớp, đem lại sự cải thiện trong công việc trong toàn công ty.

Những cách làm tốt nhất sẽ được ghi vào trong các công cụ trực tuyến. Người tặng, có thể là một quản lý hay bạn đồng nghiệp, người đã chứng kiến người khác có cách làm việc tốt, sẽ xem xét những việc được liệt kê trên E-card và có thể thêm vào một nhận xét cá nhân nếu muốn, và gửi E-card cho người nhận.

E-card có thể được gửi mà không cần kèm theo các phần thưởng hay điểm thưởng có giá trị. Điểm thưởng được tự động gửi vào tài khoản của người nhận để tích lũy và được mua lại để bán. Bởi vì E-card được thiết kế nhằm tạo nên sự sinh động hấp dẫn nên chúng thường được in và trình bày bởi người nhận. Các nhân viên khác khi nhìn thấy những tấm E- card, sẽ cảm thấy rằng sự ghi nhận là có thật và điều đó sẽ củng cố cho việc thực hiện các hành động mà công ty mong muốn.

Thẻ Cào-và-Trúng thì lại là một công cụ thưởng rất độc đáo, nó ghép các tấm thiếp in với nhau một cách sáng tạo (trong mỗi tấm thiếp ẩn một số điểm có giá trị) và trao thưởng trực tiếp trên mạng. Đây là công cụ lý tưởng cho các quản lý, và các đội trưởng. Thẻ Cào-và-Trúng là một công cụ ghi nhận đúng lúc rất có hiệu quả, có thể ghi nhận những việc làm đúng, ngay khi nó xảy ra. Những hành động mong muốn sẽ được in trên mặt sau của thiếp để đóng vai trò như là một sự nhắc nhở.

Các phần thưởng ngay lập tức như là E-card và Thẻ Cào-và-Trúng mang lại những lợi ích rõ ràng cho nhà quản lý. Bởi chúng:

– Đem lại những sá»± ghi nhận rõ rệt và thích hợp bằng cách trang trọng hóa má»™t công việc bình thường.

– Giúp củng cố thêm những thông Ä‘iệp; chúng là những công cụ giao tiếp hữu hiệu.

– Giúp xác định những cách làm tốt nhất bằng việc luôn thưởng cho những việc làm trở thành những cách làm tốt nhất.

– Rất dá»… sá»­ dụng; các nhà quản lý bận rá»™n luôn đánh giá cao sá»± Ä‘Æ¡n giản, những cách làm thuận tiện.

– Dá»… dàng để Ä‘o đếm thông qua các bản báo cáo quản lý vá»›i những thông tin giá trị về hoạt Ä‘á»™ng của nhân viên.

– Giúp truyền Ä‘i những mục tiêu; trong thiếp sẽ có má»™t menu bao gồm những lý do cho giải thưởng đó có liên quan tá»›i các cách làm tốt nhất và người nhận sẽ phải chọn các lý do cho việc mà anh ta hay cô ta được nhận thiếp.

Sự ghi nhận đúng lúc cũng có ích cho các nhân viên. Chúng:

– Thúc đẩy họ bằng việc khuyến khích sá»± cải tiến hoạt Ä‘á»™ng trong toàn công ty.

– Khiến các nhan viên cảm thấy nhÆ° họ có ích bởi vì những đóng góp của họ đã được công nhận.

-  Khiến các nhân viên phải cố gắng nỗ lực từng ngày và liên tục cải thiện bản thân.

– Thúc đẩy làm việc theo nhóm; các nhân viên trở nên thích sá»± gắn bó thân thiết xuất phát từ việc nhận ra được Ä‘iểm mạnh của những người khác.

– Thúc đẩy tinh thần chung vì việc ghi nhận tập thể là má»™t cách hữu hiệu để tiếp sức cho Ä‘á»™i của bạn.

– Củng cố sá»± gắn bó; các nhân viên sẽ đánh giá là công ty có văn hóa làm việc tích cá»±c và bổ ích và trở nên gắn bó hÆ¡n vá»›i công ty.

– Củng cố các tiêu chuẩn và giá trị của doanh nghiệp; giúp nhân viên có thể kết hợp những giá trị của công ty vào trong những mục tiêu phấn đấu của cá nhân mình.

Cả những phần thưởng và việc ghi nhận kịp thời đều được chi chép lại trong các bản báo cáo để tiện cho việc đào tạo và tuân thủ các quy tắc về thuế.

Công ty Scottrade, một công ty kinh doanh cổ phiếu hàng đầu, đã sứ dụng E-card và Thẻ Cào-và-Trúng vào các chương trình ghi nhận của họ. Các nhân viên nhận ra lẫn nhau trong E-card. Khi chọn các lý do cho việc được nhận thiếp (các yếu tố bao gồm chất lượng, làm việc nhóm, sự chính trực, cách tân, dịch vụ khách hàng, thái độ, giao tiếp), thì người nhận sẽ được nhận một số điểm có giá trị cho mỗi tấm thiếp đó . Còn các thành viên lãnh đạo của Scottrade sử dụng thẻ cào để công nhận các nhân viên vì đã “làm tốt những điều đúng”. Những phần thưởng này sẽ được thanh toán cho các nhân viên dù dây chỉ là chương trình ghi nhận trực tuyến của Scottrade.

Ông Jane Wulf, Giám đốc điều hành của Ban Nhân lực đã nói “ Thẻ cào là một thành công lớn đối với chúng tôi. Chúng được xem như là nhân tố kích thích cho chương trình ghi nhận sự đóng góp của nhân viên của công ty chúng tôi.”

Các công ty nhận ra những ảnh hưởng mạnh mẽ của việc ghi nhận kịp thời các đóng góp của nhân viên phải củng cố những việc làm tốt và những kết quả đạt được. Sự ghi nhận rõ ràng, kịp thời, nhất quán, có tính chất thúc đẩy, và hấp dẫn nhân viên có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực và có hiệu quả cho tất cả các nhân viên thuộc mọi độ tuổi. Nó hữu hiệu đến mức mà theo như Công ty Cải Thiện Hoạt Động Làm Việc Anderson đã báo cáo rằng các khách hàng của họ đã chi từ 13 đến 25% quỹ của công ty để thưởng cho nhân viên. Lời kết: sự ghi nhận thích hợp tại thời điểm thích hợp sẽ củng cố những cách làm tốt nhât, và cải thiện hoạt động của doanh nghiệp.

Có phải tất cả các nhân viên đều có chung mục tiêu như của công ty?

Ngày nay, các công ty thành công đều chắc chắn rằng các nhân viên của họ biết, hiểu, và ủng hộ các mục tiêu và chiến lược của công ty. Điều đó giải thích tại sao những người được thuê cảm thấy hạnh phúc hơn, gắn bó hơn và cố gắng phấn đấu hơn.

Nếu công ty của bạn và nhân viên không cùng mục tiêu với nhau thì ITAGroup đã sẵn sàng để hỗ trợ với các dịch vụ trọn vẹn như thưởng và ghi nhận, ưu đãi bán hàng, nhân viên- gắn bó và kênh thông tin -giải pháp cộng sự.

Hãy thử sử dụng công cụ đánh giá trực tuyến của chúng tôi để xác định các nhu cầu của bạn và học cách làm thế nào mà chúng tôi có thể chắc chắn rằng công ty bạn đang đi đúng hướng.

Nguồn: businesspro.vn