Hợp đồng kinh doanh – xây dá»±ng thế nào?

Xuyên suốt các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh thường nhật, má»—i má»™t công ty đều nên tạo cho mình những chuẩn hợp đồng riêng. Việc xây dá»±ng các mẫu hợp đồng chặt chẽ sẽ đảm bảo và duy trì thành công của các kế hoạch kinh doanh.

Tại Ford, má»™t trong những hãng sản xuất xe hÆ¡i lá»›n nhất thế giá»›i, bên cạnh hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hÆ¡i má»—i ngày, hãng còn tham gia vào rất nhiều giao dịch kinh doanh khác nhÆ° đầu tÆ°, phân phối, mua nguyên vật liệu,… John Mene, má»™t cố vấn pháp luật của Ford cho biết: "Trung bình má»—i ngày, tại Ford, các giám đốc, trưởng phòng ban phải ký kết gần 3000 hợp đồng khác nhau. Và chỉ má»™t hợp đồng có sai sót thôi cÅ©ng đủ để chúng tôi mất Ä‘i hàng triệu USD. Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng luôn được thá»±c hiện rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký nháy của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng".

Các hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay bằng miệng, đều Ä‘óng vai trò là "hòn Ä‘á tảng" cho các hoạt Ä‘á»™ng đầu tÆ° và phần lá»›n các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khác của công ty. Má»™t hợp đồng sẽ hình thành các yếu tố liên quan từ Ä‘ó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác nhÆ° nhân lá»±c, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm,…Xây dá»±ng các mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Để dá»± thảo má»™t bản hợp đồng thiết lập nên các mối quan hệ kinh doanh, đầu tiên, các công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn. Sau Ä‘ó là xác định những Ä‘iều khoản và ná»™i dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh Ä‘ó, chẳng hạn nhÆ° quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường nhÆ° thế nào khi có thiệt hại xảy ra. Những bản dá»± thảo hợp đồng sá»›m trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công ty sá»›m nhận diện và xá»­ lý kịp thời các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua.

Có nhiều lý do để các bản hợp đồng mẫu được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ Ä‘em lại nhiều lợi ích cho công ty trong các hoạt Ä‘á»™ng đầu tÆ° và kinh doanh:

Thứ nhất, các mẫu hợp đồng kinh doanh cho phép công ty quy chuẩn hoá các mối quan hệ làm ăn vá»›i các đối tác khác nhau trên thị trường.

Thứ hai, bản hợp đồng mẫu sẽ giúp quá trình soạn thảo hợp đồng chính thức sau này được dá»… dàng và nhanh chóng hÆ¡n. "Từ khi các bản mẫu hợp đồng được sá»­ dụng lặp Ä‘i lặp lại nhiều lần, công ty chúng tôi có thể Ä‘ánh giá và Æ°á»›c lượng được sá»± cần thiết để tuỳ biến các ná»™i dung của hợp đồng chính thức trong mọi giao dịch kinh doanh", má»™t giám đốc kinh doanh của Ford cho biết.

Thứ ba, nhờ hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng, bao quát các yếu tố khác nhau của việc kinh doanh mà các nhà quản lý cấp cao và cố vấn pháp lý của công ty chỉ cần thông qua má»™t văn bản hÆ¡n là má»—i má»™t giao dịch kinh doanh lại phải thông qua má»™t văn bản khác nhau. Do vậy, các quy trình làm việc và hoạt Ä‘á»™ng tại công ty cÅ©ng sẽ nhẹ nhàng hÆ¡n nhiều.

Tuỳ thuá»™c vào loại hình kinh doanh, chủng loại sản phẩm và dịch vụ trên thị trường, các phân lá»›p khách hàng riêng biệt của mình mà má»—i công ty sẽ có những bản hợp đồng cụ thể và chi tiết khác nhau. Tại tập Ä‘oàn lá»›n thường có má»™t tập hợp các mẫu và loại hợp đồng phục vụ cho hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh và đầu tÆ° của mình. Khi thá»±c hiện má»™t giao dịch kinh doanh nào Ä‘ó, các nhân viên kinh doanh hay nhân viên luật chỉ cần tìm ra lÄ©nh vá»±c Ä‘ó và xây dá»±ng nên má»™t bản hợp đồng hoàn chỉnh từ những mẫu được soạn sẵn. Có má»™t số loại hợp đồng thông dụng, bao gồm:

– Hợp đồng bảo mật (thiết lập các thông tin cá nhân bí mật)
– Hợp đồng khách hàng (thiết lập mối quan hệ vá»›i khách hàng)
– Hợp đồng phân phối (thiết lập mối quan hệ vá»›i các nhà bán lẻ và phân phối)
– Hợp đồng lao Ä‘á»™ng (thiết lập mối quan hệ vá»›i nhân viên)
– Hợp đồng bảo hành và từ chối bảo hành (thiết lập mối quan hệ vá»›i khách hàng về việc sá»­ dụng các sản phẩm hay dịch vụ)
– Hợp đồng mua bán (thiết lập mối quan hệ vá»›i nhà cung cấp và các nhà thầu phụ)
– Hợp đồng chi tiết công nghiệp

Văn hoá và trình Ä‘á»™ kinh doanh của má»—i công ty thể hiện ở việc giao tiếp trong Ä‘àm phán và ký kết hợp đồng. Đó là mối quan hệ giữa người bán và người mua, là văn hoá trong giao tiếp vá»›i khách hàng, vá»›i đối tác kinh doanh, là "lời chào cao hÆ¡n mâm cá»—", là làm thế nào để tạo ra sá»± tôn trọng cho khách hàng và đối tác qua sá»± chặt chẽ và nghiêm túc của các bản hợp đồng. "Xây dá»±ng và chuẩn bị các bản hợp đồng kinh doanh cÅ©ng đồng nghÄ©a vá»›i việc xây dá»±ng thành công trong các giao dịch kinh doanh và thiết lập hình ảnh đẹp về công ty trong con mắt đối tác", má»™t chuyên gia pháp luật của Mỹ Ä‘ã nhận định nhÆ° vậy.